Üzleti tippek

Beruházás helyett költség

A közepes- és kisvállalatokra jellemző az alultőkésítettség, a működő tőke szűke, miközben a növekvő piaci verseny miatt előtérbe kerül a tőke optimális, alaptevékenységre koncentráló felhasználása.

Ha egy vállalat növekszik, szervezete, tevékenységi körei egyre szerteágazóbbá vállnak, ezzel együtt a cég vezetőjének is mind több és bonyolultabb területet kell átlátnia, hogy kézben tartsa a gyeplőt. Közben gyakran esnek abba a hibába, hogy a vélt költségelőnyök miatt saját maguk akarnak mindent ellenőrizni. Azonban nem mindig az az olcsóbb, amit saját magunk csinálunk – hívják fel a szakemberek a figyelmet –, hiszen ez sokszor éppen a cég fő tevékenységtől vonja el a figyelmet, annak rovására megy és ezáltal veszteségeket is okozhat. A siker egyik titka, hogy a vállalkozások csak arra a tevékenységre koncentráljanak, amelyből fő bevételük származik. Ami pedig komoly beruházással jár, azt csináltassák mással. Ebben az esetben, amelyet angol kifejezéssel outsourcingnak nevezünk, a megrendelő hosszú távon számít a külső partnerre, attól magas szintű szolgáltatást vár. Lényeges, hogy szoros bizalmi viszonyban legyenek egymással, hiszen azzal, hogy a vállalakozás egy teljes tevékenységi területét rábízza egy másikra, ezzel üzleti titkait is megosztja vele, éppen ezért utóbbi köteles betartani az adatvédelmi szabályokat betartani és megóvni az üzleti információkat.

1. Könyvvitel
Egy 3-4 fős könyvelési „osztályt” fenntartani nem olcsó mulatság. A munkabér, a bérköltség, a főkönyvelőnek járó gépkocsi, a könyvelési szoftverek havi költsége 2 millió forintra is rúghat. Ha viszont a vállalkozás külső céggel végezteti el ugyanezt a munkát, 15–20 százalékot, vagyis havi 500 ezer forintot is spórolhat – érvel Babos János, a teljes körű pénzügyi és számviteli oursourcing elvégzésére szakosodott Process Solutions Kft. (PS) partner-ügyvezető igazgatója, hogy miért érdemes elgondolkozni, hogy a cégek saját maguk végezzék, vagy inkább külső szakértőre bízzák könyvelési, bérszámfejtési tevékenységüket. A könyvelő cégek legtöbbször a megrendelőnél végzik a tevékenységét, amit az ügyfelek jó néven vesznek, hiszen ez esetben a könyvelő nem viszi el a számlákat, bizonylatokat, így a megrendelő nem érzi úgy, hogy titkai házon kívülre kerültek. A „sima” könyvelő irodáktól, vagy adótanácsadó cégektől a PS egyrészt abban különbözik, hogy saját irodáiban végzi a könyvelést, másrészt, hogy míg ezek az adó optimalizálására pusztán csak javaslatokat fogalmaznak meg, ennek megvalósítását rábízzák az adott vállalkozásra, addig a PS annak összes gyakorlati megvalósítását, adminisztrációját magára vállalja.
A vállalkozások többsége azonban nem is az ár miatt végezteti külső céggel könyvelési, számviteli tevékenységét. Némely cégvezetőnek sokkal többet ér, ha biztos lehet abban, hogy könyvelési ügyei jó kezekben vannak és ezt sem neki kell ellenőriznie. Egy-egy erre szakosodott társaságnál ugyanis olyan szakmai tudás, tapasztalat gyűlik össze, amelyet akár még egy igen tapasztalt, drágán megfizetett főkönyvelő sem tud túlszárnyalni. Babos János szerint szolgáltatásaik iránt azért is nő a kereslet, mert egyre több magyar középvállalkozás vezetője szerez munkatapasztalatot nemzetközi cégeknél, ahol megszokta, hogy a nemzetközi elvárásoknak megfelelő havi üzleti jelentést is kell készíteni. Ha pedig a cég külpiacokra is szállít, elengedhetetlen, hogy a nemzetközi szabványok szerinti könyvelése legyen. Idegen nyelven megírt dokumentációt azonban nem mindenki tud produkálni.
Elsősorban azon cégeknek érdemes adózással, számvitellel kapcsolatos adminisztrációjukat külső szakemberre bízni, amelyek kevés, de nagy szaktudást igénylő üzletet bonyolítanak le, éppen ezért egy pénzügyes szakember állandó alkalmazása nem érné meg nekik. A 3-4 fős könyvelési részleggel dolgozó társaságok mellett a másik végletet a 3–5 milliárd forint éves árbevételű vállalatok jelentik, amelyek már nemzetközi előírásoknak is megfelelni kényszerülnek, a szakmai idegennyelv-ismeretére is szükség van és a könyvvitel szoftverigénye már az 5–10 millió forintot is elérheti.

2. Logisztika
Ahhoz, hogy egy vállalkozás dönteni tudjon, hogy saját maga végzi, vagy másra bízza logisztikai tevékenységét, mindenekelőtt azt kell megvizsgálnia, milyen gyakran és nagyságrendben van szüksége fuvaroztatásra. Ha ritkán és kevés árut kell szállítania, miért tartana erre külön teherautót és vezetőt? Ha a fuvarozási tevékenységét külső cégre bízza, lehet ugyan, hogy az egyes fuvarköltség drágább, mintha ő maga szállítaná áruját, viszont a jármű fenntartási költségei miatt hosszabb távon ez az olcsóbb megoldás – állítja Horváth Miklós, a Hungarocamion Rt. igazgatóságának tagja. A fuvarozási nagyvállalat minden egyes járműve helyzetmeghatározási rendszerrel, úgynevezett GPS-szel rendelkezik, és a központ tartja nyilván, hogy az egyes kamionok éppen merre járnak a nagyvilágban. Ezzel a technikai hátérrel az egyirányú fuvarigények is teljesíthetők. Ha a megrendelő tegyük fel Németországból akar árut behozni, ehhez a cég központi rendszere megadja, hogy melyik az a kamion, amelyik éppen a legközelebb van a kiindulási helyhez, s amelyik a legolcsóbban tudja hazahozni a kért árut.
A Hungarocamion egyébként maga is olyan cégeket keres, amelyeknek tevékenysége egy részét átadhatja. A piackutatások azt mutatják, hogy az elkövetkező 5 évben a raktározás, fuvarozás területén nagyobb lesz az igény, mint a kínálat. Ezért Horváth Miklós úgy látja, hogy sok babér teremhet azok számára, akik logisztikával foglalkoznak. A fuvarozási mamutcég idén kezd a kis- és középvállalkozások körében olyan partnereket keresni, akikkel flottája egy részét működtethetné. Horvát Miklós úgy gondolja, hogy az Európai Unióban elsősorban azok a nagyvállalatok tudnak piacon tudnak maradni, amelyek a kisebbekkel szövetséget alkotnak.

3. Informatika
Informatikai rendszert telepíteni a vállalkozások legdrágább beruházásai közé tartozik. A közepes- és kisvállalatokra jellemző az alultőkésítettség, a működő tőke viszonylag szűkös rendelkezésre állása, miközben a növekvő piaci verseny miatt a előtérbe kerül a tőke optimális, az alaptevékenységre fókuszáló felhasználása. A pénzügyi problémákon túl ezen vállalati szegmens másik ismertetője, hogy informatikai rendszerük fejlesztésre szorul, amely a költséges és gyorsan változó technológia miatt a szükségesnél nagyobb figyelmet kap, ugyanakkor az info-kommunikációs eszközök hatékonysága befolyásolja a piaci versenyképességüket – állítja Kozák Tamás, a Synergon Informatikai Rt igazgatója.
A közepes és gyorsan növekvő kisvállalkozások informatikai beruházási problémáira most a Synergon olyan megoldást dolgozott ki, ahol a cégek havi előfizetési díj formájában juthatnak hozzá a – hatékonyság szempontjából lényeges – magas színvonalú üzleti információtechnológiai infrastruktúrához. A rendszer telepítését egy konzultáció előzi meg, amelynek során felmérik az ügyfél hardver és szoftver állapotát, és azt is meghatározzák, hogy a rendszer felállításához milyen további elemek szükségesek. Ezt követően a szolgáltató átveszi a cég meglévő eszközeit, s ezáltal azok kikerülnek a vállalkozás könyveiből. Amennyiben ezek megütnek egy adott technikai szintet, akkor továbbra is használatban maradnak, az elavult gépeket pedig lecserélik. A szerződés keretében a Synergon a Cisco Systems integrált hang- és adatforgalmat biztosító hálózati kommunikációs eszközeit, a Microsoft operációs és felhasználói szoftverrendszereit, valamint a HP hardver alapú megoldásait „hozza össze”, így az együttműködő partnerekkel egy középvállalat teljes informatikai struktúráját képes biztosítani. A konstrukció révén a megrendelőnek nem csak a beruházással, de az üzemeltetéssel, a rendszergazdák felvételével és felügyeletével, a hibaelhárítással, az adatmentéssel, a szoftverek licencelésével sem kell foglalkoznia, hanem szabadon koncentrálhat a fő tevékenységére. 


4. Távközlés
Bár a távközlés nem tartozik az outsourcing klasszikus területeihez, itt is találhatunk olyan megoldásokat, amelyekkel jelentősen csökkenthetjük beruházási költségeinket. Ahogy fejlődik egy cég, növekszik a forgalma és bővül a tevékenysége, ennek függvényében szaporodnak telekommunikációs igényei. Az induláskor használt telefonvonal mellé általában szükség van internetelérhetőségre – a weboldal üzemeltetésére, vagy a banki forgalom lebonyolítására –, több telephely esetén pedig felvetődik az igény a telephelyek közötti adatforgalom lebonyolítására is. Például egy patikahálózat egy központból lekérdezné az árakat, az érvényes szabályozókat, vagy a raktárkészletet, az egy márkához tartozó autókereskedők az autóalkatrész-készletet online láthatják, vagy egy franchise rendszerben működő vállalkozás a franchise központból kaphat a tevékenységére vonatkozó információkat. Mindezek az adatok többféle úton is eljuthatnak a felhasználóhoz, például bérelt vonalon, ISDN vonalon, vagy úgynevezett IP (internet protokoll) segítségével. Ez utóbbi – az elnevezés ellenére – nem azonos a világhálóval, habár kétségtelenül az internet technológiájára épül. Vizsgáljuk meg a három különböző megoldást szakmai és költség szempontból. A bérelt vonal személyre szabott, ezért kiépítésének jelentős költségei vannak. Abban az esetben teszi lehetővé az adatátvitelt, ha erre még valamilyen információtechnológiai rendszert ráépítenek. Az ISDN esetében a felhasználó a teljes sávszélességet fizeti abban az esetben is, ha nem használja ki az egészet. Mindkét megoldásnál rugalmasabb az IP rendszer, amely a telephelyek közti adatkommunikációt – foglalási rendszer, raktárkészlet, pénzügyi rendszer – a világhálótól tűzfallal védett virtuális magánhálózaton keresztül bonyolítja le és amelyre kedvezményes díjú hangszolgáltatás is építhető. Ebben az esetben nincs előzetes beruházás, csak a forgalom függvényében megállapított havi átalánydíj. Ez a megoldás azon vállalkozások számára kedvező, amelyeknek több telephelye – 3-4 – van, egymástól nagyobb – 50–100 kilométer – távolságra. A rendszer a felhasználó igényei szerint könnyen bővíthető, nem igényel további beruházást, hiszen a cég a meglévő infrastruktúráját használhatja hozzá.

Ha kommentelni, beszélgetni, vitatkozni szeretnél, vagy csak megosztanád a véleményedet másokkal, a 24.hu Facebook-oldalán teheted meg. Ha bővebben olvasnál az okokról, itt találsz válaszokat.

24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.