A személyi nyomtatókat leszámítva irodai használatra kizárólag lézernyomtatót érdemes vásárolni. Nem azért, mintha a tintasugaras nyomat kevésbé lenne olvasható, mint a lézernyomtatós, hanem mert az utóbbi, mint küldésen, kezelésen, olvasáson, borítékba illetve -ból többszöri be- és kicsomagoláson áteső használati tárgy, lényegesen tartósabb. Akár a víz-, akár az egyéb alapú (HP, Canon, Lexmark stb. illetve Epson) tinta valamelyest megváltoztatja a normál papír szerkezetét, annál jobban, minél fedettebb a nyomat (minél több festékből keletkezett).
Minden fejlesztés ellenére a tintasugaras nyomat érzékenyebb a nedvességváltozásokra, a közvetlen nedvesedésre meg különösen. Természetesen csak a normál fénymásoló papírra készült nyomatokról beszélünk. A kifejezetten tintasugaras papírra készült nyomatok hosszú élettartamúak, napfény- és vízállók – de az irodai gyakorlatban ezek a papírok nem használatosak. Nem utolsósorban azért, mert a régóta bevezetett fénymásolók és a lézernyomtatók működési elve azonos, olyannyira, hogy egyre gyakrabban egy és ugyanazon készülékben végezhető a másolás és a nyomtatás. Tehát a tintasugaras nyomtató idegen technológia az irodai dokumentumkezelésben.
Nyomtatási minőség
Miután a nyomtatás finomsága azonos a kategóriákban, itt mondjuk el, hogy a lézernyomtatók 600 – 1200 pont/hüvelyk felbontásban nyomtatnak, de az irodai szöveges dokumentumokhoz már a valaha volt 300 pont/hüvelyk is tökéletesen elegendő, ha a nyomatminőség egyéb tényezői – fedettség, egyenletesség stb. – megfelelők. Az 1200 pont/hüvelyk már a vonalas vagy tónusos illusztrációk szinte nyomdai szintű megjelenítésére is alkalmas.
A lézernyomtatók nem alkalmasak fényképnyomtatásra. Nem a felbontás miatt, hanem a minél magasabb sebesség következtében a festékfelvitel nem szabályozható tökéletesen. Továbbá a képpontok nem véletlenszerűen helyezkednek el (mint a fotópapíron – és a tintasugaras nyomaton), hanem szabályos négyzethálóban. Mindkét tényező csökkenti a megjeleníthető árnyalatok számát. Lehet utánozni a véletlenszerűséget, de a felbontás rovására, és lehet fokozni a felbontást, amitől nő az ár és csökken a sebesség. E kedvezőtlen hatások elkerülése alakította ki a lézernyomtatók akár szabványosnak is nevezhető két felbontását.
Gazdasági elemzés
10 (vagy kevesebb), személyi vagy osztályszintű nyomtató beszerzéséhez még nem kell komplex pénzügyi analízist végezni a beszerzés előtt. Több és-vagy magasabb kategóriájú készülék vásárlásához már érdemes, sőt, ajánlatos. Ehhez ki kell számítani a teljes tulajdonlási költséget, amelynek néha csak meglehetősen kicsiny része a beszerzési ár.
Meg kell határozni, hogy mennyi ideig kívánják üzemben tartani a nyomtatókat, és ez alatt átlagosan mekkora terheléssel, tehát, hogy összesen hány oldalt fognak kinyomtatni egy-egy példányon. Ehhez nem csak a papírt és a tonert kell majd cserélni benne, hanem egyéb fődarabokat is, továbbá a karbantartási igény kielégítése sem ingyenes.
A teljes tulajdonlási költséget kell elosztani az üzemelési élettartam alatt kinyomtatott oldalak számával: ez lesz az igazi oldalköltség, amely messze nem azonos azzal, amit a gyártók tájékoztatás, illetve piaci előny szerzése céljából megadnak. Elsősorban kihagyják belőle papírt, mert az a felhasználótól függ. Gyakorta kihagyják belőle a ritkán cserélendő alkatrészek árát, és természetesen a karbantartásét, is hiszen az szintén nem a gyártótól függ, hanem attól, akivel a felhasználó szerződni fog.
Színek, méretek
Már a legalsóbb kategóriában is van színes nyomtató – ez nem volt mindig így. Az állítás azt is jelenti, hogy minden kategóriában van színes. De mindenképpen megfontolandó, hogy olyan felhasználásra, ahol 100 kinyomtatott oldalra esik 1 színes, érdemes-e egy voltaképpen négy nyomtatót tartalmazó berendezést alkalmazni.
Irodai alkalmazásban célszerűbbnek látszik a színes nyomtatást központi szolgáltatásként megvalósítani egy részlegszintű (lásd alább) berendezéssel. Ennek terhelése és használata jobban kontrollálható, mint egy osztályszintű, vagy pláne személyi színes nyomtatóé. Meg lehet határozni, hogy melyek azok a dolgozók, akik hozzáférnek a színes szolgáltatáshoz.
Most ejtünk szót arról, hogy az irodai nyomtatók túlnyomórészt A4-es lapokat nyomtatnak, és csak ilyet, vagy ennél kisebbet képesek nyomtatni. A különböző méretű borítékokat a személyi nyomtatók kézi adagolással, a magasabb igényűek speciális adagolótálca segítségével kezelik.
Az A3-as méret érthetően az egész berendezés méretét és árat megnöveli – erre külön kell áldozni. Itt ejtünk szót a kétoldalas nyomtatásról is, amely elvileg a felére csökkenthetné a papírfelhasználást. Érdekes módon a magasabb nyomtatók kötelességszerűen meglévő kétoldalas képességét a befogadói oldal miatt nem használják ki teljes mértékben: még nem szoktunk hozzá, hogy a hivatalos irat mindkét oldalán lehet fontos információ.
A kategóriák
Tulajdonképpen elmondható, hogy a termékkategóriák elég jól követik az irodai dokumentumkezelés szokványos módját, és nem a gyártók készülékkínálata formálta a használatot. négy szempont alapkán válnak szét kategóriák:
– sebesség;
– terhelhetőség;
– hálózati kapcsolat
– felügyelhetőség.
Személyi nyomtatók
Az egy szobában (a nyomtató maximum 6 méteres körzetében…) tartózkodók számára, a munka közbeni példányok előállítására szolgáló készülékek ezek. Nem magas a sebességi követelmény: egy menetben tipikusan 1-5 oldal készül, és ennek az egy menetnek maximum 1 perc alatt le kel zajlania. Erre a mai alapszintű készülékek 8 – 15 lap/perces sebessége bőven elegendő.
Ekkora területen legfeljebb 6 személy használja, akik fejenként és naponta maximum 50 oldalt nyomtatnak (túlzott ez a szám, az átlag inkább 10), akkor havonta 6000 oldal a „kiscsoportos” nyomtató maximális terhelése. Ha egyáltalán megadnak terhelhetőséget ebben a kategóriában, az jellemzően nem több, mint 5000 oldal/hó.
A személyi nyomtatók nem rendelkeznek hálózati képességekkel, de ettől még megoszthatók több használó között, két módon is. Egyrészt az operációs rendszerek lehetővé teszik, hogy egy számítógéphez kapcsolt nyomtató „látsszon” a hálózaton. Ehhez azonban ezt a gépet be kell kapcsolni akkor is, ha a használója nincs jelen.
Másrészt körülbelül egy nyomtató árába kerül a „printszerver”, egy olyan készülék, amely önmagában láthatóvá teszi a nyomtatót a hálózaton. Ennek egy-két nyomtatócsatlakozója és egy hálózati csatolója van, távolról, a hálózaton keresztül felügyelhető. Három-hat használó számára érdemes egy nyomtatóval és egy printszerverrel megoldani a nyomtatási funkciót.
Osztályszintű nyomtatók
10-50 dolgozó rendszeres, munkacélú nyomtatási igényét elégítik ki ezek a jellemzően 20-40 lap/perces sebességű, önálló hálózati képességekkel, és immár több papíradagolási lehetőséggel rendelkező készülékek. Szintén távolról felügyelhetők, böngészővel be lehet jelentkezni a nyomtatóra a beállítási feladatok elvégzéséhez. A rendszergazda értesítést is kaphat, ha kifogyott a papír, a festék, vagy elakadt egy nyomtatási feladat, és lekérdezheti az üzemelési naplót.
A használók száma miatt a havi terhelés már 20-30 ezer A4-es oldal. Az osztályszintű nyomtató ára és funkciója indokolja, hogy az üzemeltetők már odafigyelnek a rendelkezésre állására és a kihasználtságára.
Részlegszintű nyomtatók
Ezek a nyomtatóvilág csúcsragadozói, 100 vagy több felhasználót szolgálnak ki, A3-as méretű lapokat, dokumentumokat nyomtatnak, sebességük 30 lap/perc vagy több, kimeneti tálcáik programozhatók, címezhetők, kötészeti (tűzési, ragasztási) funkciókat nyújtanak, havi terhelhetőségük több, mint 50000 lap – és millió forintokba kerülnek. A hálózati és távfelügyeleti képességek természetesek, mint ahogy a több méretű (A5, A4, A3), egyenként 500, 1000 lapos befogadóképességű papírtároló is.
Multifunkciós készülékek
A központi nyomtatószolgáltatást megvalósító berendezések nem csak nyomtatásra szolgálnak, hanem komplett dokumentumelkezelésre képesek. Beépített digitális lapolvasójuk és a nyomtatómű segítségével nagy teljesítményű másológépként használatosak, az összes többi elképzelhető funkció mellett. Gondos használatelemzéssel lehet eldönteni, hogy szükség van-e egyáltalán más másoló vagy lapolvasó készülékre a részlegszintű dokumentumközpont mellett.
Digitális nyomdák
Egy másik megközelítése a nagy teljesítményű nyomtatónak a professzionális szolgáltatásokat nyújtó iparos készüléke. A részlegszintű nyomtatótól abban különbözik, hogy színes is – és hogy a kötészeti szolgáltatásokat nem önmaga nyújtja, hanem a hozzá csatlakoztatható, vágó és-vagy kötőgép.
Terhelhetősége még nagyobb lehet, mint a részlegszintű nyomtatóé, mert nagy értéke és átbocsátóképessége miatt több műszakban szokás üzemeltetni.
Mind a digitális nyomdát, mind a részlegszintű nyomtatót professzionális módon lehet csak üzemeltetni: a felhasználó nem képes az ilyen komplex berendezések karbantartására, erre szakembert kell szerződtetni.
