Az ISO-tanácsadó szabvány szerinti működést alakít ki, szabályok megfogalmazásában segít a szervezeteknek: az elvonttól a gyakorlatias szintekig. Ahogy magának az ISO 9001-nek, úgy a szakembernek is az a feladata, hogy átlátható, működőképes formába hozza a vállalkozást, rendszert vigyen a munkatársak mindennapi munkájába – olvasható a Framework Hungary nemzetközi tanulmány alapján készült összegzésében, amelyben a gyakori tévhiteket is összegyűjtötték.
1. Egy menedzsmentrendszer dokumentációja annál jobb, minél vastagabb a papírköteg.
Nem így van. A kevesebb gyakran több, sőt a rövidebb, átláthatóbb dokumentációval rendelkező cégek hatékonyabbak lehetnek. Például abból adódóan is, hogy az érintettek nagyobb eséllyel olvassák el, értik meg és követik az abban leírtakat.
2. Az ISO-rendszer bevezetése egy hatalmas lélegzetvételű projekt, ami az addig alkalmazott működés teljes megváltoztatásával jár.
Általánosságban: nem igaz, de rendszerint néhány dolgot mindig meg kell változtatni. Minden cégnek vannak folyamatai, még ha nincsenek is dokumentálva. Egy jó ISO-alapú menedzsmentrendszer le kell, hogy írja, miként működik a vállalkozás. Minden társaság egyedi, az ISO-rendszereknek pedig e köré az egyediség köré kell kiépülniük. A szabvány arra hivatott, hogy erősítse és formalizálja a jól működő folyamatokat, nem pedig arra, hogy egy oda nem illő bürokráciát erőltessen a vállalkozásra.
3. A minőségirányítási rendszer sokkal inkább a kormány által elvárt bürokrácia, és kevésbé szolgálja az üzleti érdekeket.
A kormányzatok általában nem véletlenül írják elő valamilyen irányítási rendszer meglétének szükségességét. Egy megfelelően megírt, üzletközpontú szabvány nem papírmunkával hátráltatja, hanem segíti a céget. Támogatja továbbá, hogy a vállalkozás hatékonyabban működjön, folyamatosan megfeleljen a vevői elvárásoknak, elkerülje a bírságokat.
4. A menedzsmentrendszerek igazából csak dokumentumkezelésről szólnak.
A múltban talán így volt, de a szabványokban (az elmúlt 10-15 évben) lezajlott változások már sokkal inkább a hatékonyság növelését célozzák. Az információ kontrollja még mindig nagyon fontos a vállalatoknál, aminek jó oka van: dokumentációk nélkül nem lehet egy üzletet irányítani. De a dokumentumok vannak a cégért, nem pedig fordítva.
5. Elrejthetjük a problematikus területeket, és ha ügyesen viselkedünk az auditorral, akkor távol tarthatjuk magunktól.
Rövidebb távon hatásosnak tűnhet kicselezni az auditorokat és távol tartani őket a problémáktól. Hosszú távon azonban ez soha nem lehet megoldás, nem beszélve arról, hogy egy jól működtetett rendszerben nem is lehetnének problémás területek. Ha mégis előfordulnak, akkor az őszinteség a legjobb taktika. Ha egyértelmű lépéseket tesz a cég az adott területek javítására, biztos, hogy az auditor pozitívan fog reagálni: egyrészt látja az elkötelezettséget, másrészt tanácsokkal segíthet. Az auditorokhoz való tanácsadói szemléletű hozzáállás nagyon jól szokott működni.
6. Mindig jobb befogni a szánkat és az auditornak a lehető legkevesebb információt adni.
Ha bátran hangot ad a véleményének, akkor azzal jóval többet érhet el, mint a tények elhallgatásával vagy a szakértő félrevezetésével. Ez a taktika sokszor épp az ellenkező eredményt hozza: torzíthatja a végeredményt és a javaslatokat, így nem lesz megfelelő az iránymutatás.
7. Az auditorok gyakran kötözködnek és ehhez folyamatosan okokat keresnek.
Általánosságban elmondható, hogy a képzett auditorok együttműködőek. Vannak, akik túlzott mértékben a hibákra fókuszálnak, de ez nem feltétlenül rosszindulat, hanem körültekintés. Egy jó auditor ok-okozati összefüggéseket keres, feltár, javasol.
8. Miközben a cég többi dolgozója profitot termel, a minőségügyi vezető a kényelmes irodájában üldögél.
Mindez elfogadható lenne egy olyan világban, ahol nincsenek bírságok, törvényszegés és balesetek. Optimális esetben nem lehet olyan munkatárs a cégben, akinek a munkájára ne lenne hatással a minőségügyi vezető tevékenysége. Egy sikeres vállalkozásban az alkalmazottak észre sem veszik, hogy meghatározott standard szerint dolgoznak, mert az a mindennapi folyamatok szerves része.
9. Az energia- és környezetközpontú irányítási rendszerek csak a működési költségeket növelik.
Egy ISO 14001-hez hasonló irányítási rendszer „nem a fák ölelgetéséről vagy a kisállatok imádatáról szól”, és már nem is PR-színezetű marketingeszköz. Konkrét, gyakorlatias, takarékossági célt szolgál. Amellett, hogy a környezet terhelését csökkenti, szisztematikusan segít a működési költségek mérséklésében, illetve alkalmazásával elkerülhetőek a büntetések is. Például a Magyarországon 2015 nyarán bevezetendő EU-s energiahatékonysági direktíva tervezetében külön kiemelték az ISO 50001 energiairányítási rendszer meglétét a megfelelőséghez.
