Minden növekedésben lévő, illetve nagyobb vállalkozásnál számtalan összefüggő folyamat és funkció keveredik, működik egyszerre. Ezeknek a „lepapírozása” vagy számítógépen történő rögzítése azonban sokszor átgondolatlan, esetleges rendszerekben történik. Így gyakran előfordul, hogy ugyanazt a számlát a titkárnő és a könyvelő is rögzíti, vagy állandóan zakatol a fénymásoló, miközben a szkenneléssel, elektronikus dokumentumkezeléssel kevesebb papír, tintapatron fogyna, és az iratok digitálisan is visszakereshetőek lennének. Nem mellesleg a hibalehetőség is csökkenhetne így.
A cégeknek rengeteg adatok kell nyilvántartaniuk, amelyekre egyebek közt az állam, az adóhatóság vagy részlegesen az üzleti partnerek is „kíváncsiak”. A vállalkozóknak mindig naprakésznek kell lenniük a piaci lehetőségekről, a saját termelésükről, a tervezett és elért eredményességükről, a társaság pénzigényéről. Hiányos, hibás nyilvántartások súlyos bírságokat vagy téves döntéseket, versenyhátrányt, akár megszűnést is eredményezhetnek. A másik jelentős probléma az időhiány. Manapság a cégvezetőknek a folyamatosan változó környezetben szinte pillanatok alatt kell meghozniuk a „legjobb” döntést – összegezte Miklósy Miklós, a Saldo Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Zrt. vállalatirányítási rendszerek üzletágának vezetője.
Átláthatja a káoszt
A helyes döntésekhez az első lépés, hogy a cégvezetőnek legyen elegendő információja a belső folyamatokról. Természetesen ezt szolgálja a számítógépes nyilvántartás, ha az nem szigetszerűen felvitt adatokat jelent, hanem integrált vállalatirányítási rendszerben (ERP – Enterprise Resource Planning) dolgoznak. Ennek fő előnye, hogy közös adatbázisban rögzítik a különféle információkat, és ebből a korszerű adatkinyerési technikákkal bárki (megfelelő jogosultsággal) akár néhány kattintással „lehúzhatja a megfelelő riportot”. Ezzel csökken az adminisztrációs teher, és megúszhatja a vállalkozás a többszörös „rögzítési kényszert”.
| Többet szeretne tudni az ERP-ről? |
| Kérdezze a Saldo szakértőit, és nézze meg, hogy az Ön cégénél milyen egyszerűsítést és költségcsökkentést hozhat az integrált vállalatirányítási rendszer. |
Miklósy Miklós szerint az ERP-rendszer akkor működhet hatékonyan, ha a bevezetéskor alaposan felmérik a cég speciális igényeit, és a munkatársaknak is megtanítják a rendszer használatát. Ha bármelyik lépést kihagyják, az utólag pluszköltségekkel bosszulja meg magát.
| Papírmunka helyett |
|
Tévhit, hogy vállalatirányítási rendszere csak a multiknak, nagyobb cégeknek lehet, és az is, hogy csak ezek a társaságok tudják mindezt megfizetni. Az ERP egyebek közt az alábbi területeket ötvözi, ami már a fejlődésben lévő vállalkozások adminisztrációs terheit is látványosan csökkentheti. Dokumentumkezelés: beérkező levelek, számlák, szerződések, faxok, megrendelések kezelése és iktatása, elektronikus tárolása, kiszignálása és továbbítása cégen belül akár e-szignóval is. Könnyen követhető a különféle dokumentumok teljes életútja. Pénzügyek: pénztári és banki tranzakciók kezelése, automatikus banki terminál-kapcsolatok, kintlévőségek és tartozások naprakész figyelése, likviditási terv. Adózás: automatikus ABEV-kapcsolat, a jogszabályok folyamatos beépülése, mindig a legfrissebb adóbevallások kezelése. Több telephellyel, raktárral rendelkező cégeknél az ERP megoldja, hogy a rendelés bárhonnan elkészíthető, lekérdezhető a rendelkezésre álló készlet, lefoglalható a szükséges mennyiség, és a számla mobileszközről is elkészíthető – akár e-számla formában is. Bér-tb modul: bármelyik foglalkoztatási forma (főállású, nyugdíjas, másodállású, mellékfoglalkozású, részmunkaidős munkaviszony stb.) bérelszámolására alkalmas. Lehetővé teszi a bér- és tb számfejtést dolgozónként és csoportosan, illetve biztosítja az szja év végi adatszolgáltatását a dolgozók, a NAV és az OEP felé. Vezetői információk (Business Intelligence – BI): Az egységes adatbázisból bármelyik döntési szint pillanatok alatt lekérheti a számára legfontosabb, személyre szabott, egyedi információkat. Kifejezetten felsővezetők számára készült. Az adatokat látványos grafikai elemek színesítik, és az információk akár mobileszközökről elérhetők. |
Megtörtént eset – példa a Saldo ügyfélköréből
„Egyik érdeklődőnk először a főkönyvelőjét küldte el a programbemutatóra, aki felismerve a lehetőséget később ismét megjelent nálunk – ezúttal már a tulajdonos-cégvezetővel” – említett egy „megtörtént esetet” Miklósy Miklós. „A cégvezető csak ámult, hogy eddig mennyire másként képzelte el az integrált vállalatirányítást. Korábban ugyanis csak hosszas gyűjtögetés és összetett számolgatások után tudott meg valamit arról, hogy a több mint ezerféle terméke közül melyiken mennyi haszna van. Ez ma már mindössze egy gombnyomással lekérhető – akár az autójából a piros lámpánál is” – tette hozzá a Saldo üzletágvezetője.
A pozitív változásoknak köszönhetően már 1-2 év alatt behozható az integrált rendszer ára, az áttekinthető céges folyamatok ugyanis további megtakarításokat is eredményezhetnek: a gyors és pontos információszolgáltatás az üzleti folyamatok gyorsulásához, a termelékenység növekedéséhez is hozzájárulhatnak.
