 |
 |
| ||||||||
A BI (üzleti intelligencia) szoftverekkel a vállalati munkatársak önállóan, az IT-terület operatív támogatása nélkül képesek a vállalati adatbázisokhoz kapcsolódni, azokból standard és komplex ad-hoc lekérdezéseket, elemzéseket készíteni. Az eszközök általában lekérdező, riportkészítő, OLAP, adatbányászati, elemzési és adattárház funkciókat is tartalmaznak. A BI-eszközök kiválasztása azonban nem egyszerű feladat, mivel az üzleti és informatikai oldal együttműködésére van szükség, amely nagyon sok vállalatban nem működik olajozottan. Ezért sokszor az egyik vagy a másik oldal szempontrendszere vezérli a kiválasztási folyamatot, amelyet az eredményekkel együtt a másik oldal frusztrálva, beletörődéssel szemlél.
Az eszközök közötti különbségtételt a marketinggépezetek hatékonysága is nehezíti. Minden BI-eszközt a legjobbnak, legjobb referenciákkal rendelkezőnek, leg …-nek mutatnak be, amit nehéz ellenőrizni a kiválasztás során.
Kudarcok
A nem megfelelő BI-eszközválasztás teljes kudarchoz is vezethet, igaz, ez ritkán fordul elő. Ebben az esetben a licencekbe, a bevezetésbe befektetett anyagi és humán erőforrások és nem utolsósorban a remélt üzleti eredmények is elveszhetnek. Gyakran évekig – vagy jelentős személycserékig – kell várni, amikor ismét bele lehet vágni egy új kiválasztási és bevezetési folyamatba.
Rejtett kudarc esetén használatba veszik ugyan a rendszert, de azt csak a felelősök minősítik sikeresnek, valójában az üzleti célkitűzések döntő részét nem teljesíti. A korlátokat megszokják a felhasználók, és hosszú időnek kell eltelnie, amikorra a meglévő rendszer leváltásáról és egy új kiválasztási folyamat elindításáról döntés születik. Néha ezért ez nagyobb kárt okoz, mint a teljes kudarc.
Az is gyakori eset, hogy a BI-eszközök bevezetésekor a rendszer működik, és teljesíti az induláskor kitűzött célokat, de a költségek és a ráfordítások nagyságrendekkel magasabbak lesznek, mint amelyet a megoldott probléma megérdemelt volna.
Hogyan válasszunk?
Formalizált, több termékre alapozott kiválasztási eljárást alkalmazva nagyobb eséllyel választható az igényeknek megfelelő eszköz. Az eszközkiválasztásnak üzleti igények által vezéreltnek kell lennie, ezért a folyamatot az igények feltárásával és dokumentálásával célszerű indítani. Meg kell érteni, hogy miként dolgoznak a jövőbeli rendszerek felhasználói ma, és milyen funkciókat várnak leginkább az új eszköztől. Fontos ezért, hogy a kulcsfelhasználók már az elejétől részesei legyenek a kiválasztási folyamatnak. Azoknál a vállalatoknál, ahol a leendő végfelhasználók korlátozott ismeretekkel rendelkeznek az elvárható funkciókról, ott tanulási lehetőségként is felfogható a részvétel.
Az igények feltárása során érdemes felmérni, hogy milyen alkalmazásokat kell támogatnia az eszköznek – például költséghelyi tervezés, teljesítménymenedzsment, értékesítéselemzés –, milyen speciális funkciókat kell ellátnia az eszköznek – például visszaírás támogatása, statisztikai, pénzügyi függvények, „mi lenne, ha?”-szimulációk. Szintén fontos felmérni, hogy mekkora adatmennyiséget kell a rendszernek kezelnie, figyelembe véve a jövőbeli kiterjesztéseket is, és végül, hogy mekkora pénzügyi és humán erőforrás áll rendelkezésre a bevezetéshez. Az összegyűjtött szempontokat érdemes rendszerezni és súlyokkal ellátni, mielőtt a potenciális szállítóknak elküldjük a meghívást.
