Nemcsak azért, mert az egész ajándékozási projekt cégen belüli menetrendje és felelőseinek köre a legritkább esetben előre tisztázott, hanem mert ennek részeként a listák kezelése és frissítése rengeteg kívánnivalót hagy maga után. Sok esetben külöböző osztályok eltérő szempontrendszer alapján foglalkoznak vele, ráaádásul – éves listáról lévén szó – a fluktuáció és a munkahelyváltók követésére nem mindig fordítanak kellő figyelmet. A probléma valódi súlyára legtöbbször csak a szezon után a „címzett ismeretlen” felirattal visszaérkezett borítékok vagy ajándékcsomagok láttán eszmélnek a projekt felelősei.
A lista jelentőségét tovább növeli, hogy hűen tükrözi a cég üzleti, kommunkációs és marketing stratégiáját. Ez abból a szempontból is érdekes, hogy bár ideális esetben HR vagy PR hatáskörű feladatról van szó, a vállalat vezetése sokszor külsős cégre bízza annak eldöntését, kinek, mit és milyen értékben érdemes ajándékot küldeniük. Az indokok között – elvégre „extra munka” – a hatékonyság megőrzése is nagy hangsúllyal szerepel. Akkor még nem is beszéltünk a belső listákról, a dolgozóknak szánt ajándékokról, amelyek sokszor átfedésben vannak az ügyfélek ajándékaival. „Az is vállalatot minősíti, ha csak a frontembereknek, accountok-nak és kontakt kapcsolatoknak küld karácsonyi üdvözletet vagy a háttérembereknek is, mint mondjuk egy reklámügynökség grafikusának” – mondja Pichovszky Domokos, a Createam PR és ügyfélkapcsolati igazgatója. „Nagyon fontos, hogy a karácsonyi stratégia mindenképpen üzenetet hordoz és a céget minősíti, akár a titulusnak, akár a személynek ajándékozunk.” Valójában két cég közötti kommunikációról van szó, amelynek nem igazán része a személyes indíttatás vagy az érzelem. Ez persze nem azt jelenti, hogy nem kell testreszabott ajándékot kitalálni vagy készíteni, és érdemes elkerülni a „Kedves Marketing Osztály” megszólítású vagy tíz ember olvashatatlan aláírásával elküldött üdvözlőkártya udvariatlan személytelenségét is.
Sok cégcél külön policy foglalkozik azzal, hogy a munkatársak vagy felső vezetők mit fogadhatnak el. „A szabály, hogy tilos készpénzre váltható vagy névértékkel bíró ajándékot választani. Ilyenek például az utalványok, bérletek, tagsági igazolványok, belépők. Ezzel ráadásul a megajándékozottat hozzuk kínos helyzetbe, akinek felettese előtt kell számot adnia a meglepetés hátteréről.”– jegyzi meg Pichovszky Domokos. „Átlagosan az 5000 Ft alatti, középkategóriájú üzleti ajándék elfogadható, de egyes cégek szabályozása még ennél is szigorúbb.” Bár ennek átlépésére már kialakultak a jól bevált trükkök, hiszen egy fahordóban érlelt kiugróan értékes bor vagy egy márkás szivar még a „VIPVIP” kategória korlátait is lazán meghaladhatja, határ pedig a csillagos ég. A leggyakoribb felosztás szerint az ajándékok 70%-a alacsony értékű, nagyon gyakori, praktikus, akár otthon is használható, nem túlzottan kreatív tárgy, 20 százalék a közép vagy felsőkategóriás, drágább és esetleg személyreszabott termék, és maximum 10% a kiemelkedően értékes (10-30 ezer forintos), akár extravagáns, VIP kategóriás minőségi ajándék.
Tapaszatalatok szerint az alsó-középkategóriájú „hű de jópofa” típusú ajándékok nem vívnak ki túlzott elismerést és a megajándékozott sokszor csak azt nézi, kinek tudná továbbajándékozni vagy mennyire „agyonlogozott” ahhoz, hogy otthon is használja. Itt a méret a döntő, „ha nagyobb, értékesebb” alapon. Ebben az esetben illúzió kreatívitásról beszélni. Az exkluzívabb, VIP ajándékoknál pontosan az ellenkező tendencia érvényesül, mivel a megajándékozottnak valószínűeg mindene megvan és már kínosan mosolyognak a sokadik névjegykártytartón. Ráadásul a neki szánt drága, sokszor egyedi megmunkálású tárgyak beszerzési értéke legtöbbször lényegesen magasabb, mint amit a vállalati szabályzat megenged. Ezért igyekeznek ezeket minél „olcsóbbanak és hétköznapibbnak” álcázni. A tapasztalatok szerint a felsővezetők mégis jobban értékelik az ötletes, meglepő ajándékokat a számukra felesleges „tucat-reprezentáció” bazár remekeinél.
