Gyakori jelenség, hogy az operatív munkakörök teljesítménye nem fejlődik párhuzamosan a cég növekedésével: míg egyre több terméket forgalmazunk, vagy újabb szolgáltatásokat vezetünk be, elfeledkezünk a kiegészítő munkák fontosságáról. Ennek egyik legnagyobb kárát a pénzügyek látják.
Sok vállalkozásban még ma is él a gyakorlat, hogy a munka elvégzése, elkészülte után akár hetekig nem készül el a számla, értelemszerűen nem is folyik be az ellenérték. Nemritkán találkozni olyan esetekkel, amikor a cégen belül csak havonta egyszer számláznak.
Az utolsó pillanatban?
A nyugodt álom titka
Pénzügyek terén legyünk szigorúak és előrelátók: egy adott ponton túl még az ügyféllel fennálló bármennyire jó viszony ellenére sem érdemes újabb és újabb „hiteleket” nyújtanunk – az esetek többsége ilyenkor véget nem érő adósságspirálba torkollik. Az előrelátó, gondos tervezés pedig jó néhány álmatlan éjszakától kímél meg – nem kell rettegnünk a másnapi számlák kiegyenlítésétől.
Az eredmény: állandó tőkehiány, nyomasztó feszültség. Arról nem is beszélve, hogy kevés ügyfél fogad el többletköltséget hetekkel a teljesítés után, ilyenről a felmerülés pillanatában célszerű (közbeszerzési eljárásoknál kötelező) tájékoztatni a megrendelőt.
Kasszádban látszik a jövőd
Rend a lelke mindennek – a pénzügyeknek is. Könnyen nyomon követhetjük pénzügyeink alakulását: vezessünk egy nagyon egyszerű nyilvántartást várható bevételeinkről és kiadásainkról. Mindenképpen tartsuk számon a rendszeresen jelentkező fix vagy fix intervallumban mozgó költségeket (bérek, rezsi), valamint az adott munkákhoz szükséges anyagköltségeket.
Emellett pedig vegyük számba a várható bevételeket, illetve azok beérkezési időpontját. Ha napokra lebontva nyilvántartjuk a két oldalt, máris kiderül, hogy mikor keletkezik olyan többlet, amit akár néhány napra, hétre is leköthetünk, esetleg befektethetünk, illetve mikor lesz szükség külső forrás bevonására.
Ez utóbbinál célszerű előre megnézni az egyes lehetőségeket. Ne csupán a tagi kölcsönnel számoljunk, hiszen egy halasztott visszafizetést igénylő hitelkártya segítségével ma már akár egy hónapig is kamatmentes hitelhez juthatunk.
Végezetül ne felejtsük el nyilvántartásunkat összeegyeztetni folyószámlakivonatunkkal – az internetes és telefonos banki szolgáltatások segítségével nem napra-, hanem „percrekészek” lehetünk. Nyilvántartásunkat bátran továbbfejleszthetjük cégünk tevékenysége, illetve saját gyakorlatunk által: vegyük számba a fizetendő adóinkat, adóelőlegeinket, és legfőképpen az áfabefizetési kötelezettségeinkre és a határidőkre ügyeljünk! Ha másképp nem megy, hát tegyük félre a mindenkori kimenő számlák áfatartalmát – akár egy borítékban, akár folyószámlánkon elkülönítve. Így kellő biztonságérzettel várhatjuk a fizetési határidőket.
Határidők, követelések
Az általunk vizsgált cég estében a két fő gond mutatkozott: a késedelmes fizetés és a kintlévőségek nagyságrendje. A cég ügyfeleinek túlnyomó többségét építőipari cégek alkotják, amelyeknél szinte lehetetlen volt betartatni a 30 napos fizetési határidőt, a fizetés a vásárlás után átlagosan 60–80 nap között történt. Az építőipar szezonális jellege miatt a kintlévőségek nagyságrendekkel magasabbak voltak a nyári hónapokban, így még egyenletes eloszlásról sem lehetett beszélni.
Tovább bonyolította a helyzetet az, hogy az anyavállalat viszont 15 napos belső elszámolási határidőt szabott a leszállított termékekre. Így tulajdonképpen a cég tőkéje „állt” a már eladott termékekben, kvázi hitelezett saját ügyfeleinek. Egy gyors számítás után kiderült, hogy az így „bennragadt” összeg éves banki kamata fedezné a cég egyhavi teljes rezsiköltségét.
Az utóbbi probléma orvoslására újratárgyalták az anyavállalattal a fizetési határidőt, sikerült kompromisszumos megoldást elérni: egyrészt a nem konkrét megrendelésre, hanem raktárkészletre rendelt termékek ellenértékét 45 napon belül kellett kiegyenlíteni, másrészt a régebbi, legalább két éve nyilvántartásban lévő ügyfelek által rendelt, egymillió forintnál nagyobb tételek esetében ugyancsak 45 napra emelték a belső fizetési határidőt.
Az ügyfelek fizetési „határhajlandóságának” növelését célozta, hogy a cég az anyavállalattól átvette a sconto intézményét. Ennek lényege, hogy az ügyfél 1,5–3 százalék közötti kedvezményt kap, ha a számlát akár csak egyetlen nappal is lejárta előtt egyenlíti ki.
A lejárt követeléseket megvizsgálva az adósokat két csoportra osztották: jó és rossz adósra, vagyis a várhatóan fizető és a valószínűleg nem fizető ügyfelekre. Az előbbiek esetében bevezették az automatikusan kiküldött felszólító levelet, az utóbbiaknál faktorálással, vagyis a követelés továbbadásával csökkentették a tartozás nagyságát. Ugyancsak a lejárt tartozásokat elemezve, az ügyfelek éves forgalma, továbbá a fennálló kapcsolat hossza alapján meghatározták azt a „hitellimitet”, amelyet átlépve egy-egy ügyfelet nem szolgáltak ki.
