Kötelezően közös önkormányzati hivatalt kell létrehozniuk azoknak a községi önkormányzatoknak, amelyek lakosságszáma nem haladja meg a 2000 főt. Az ennél népesebb települések önkéntes alapon dönthetnek arról, hogy részt vesznek-e az együttműködésben. Feltétel, hogy a közös hivatalba tartozó települések teljes lakosságszámának legalább 2000 főnek kell lennie, vagy pedig a települések számának el kell érnie a hetet – összegezte a törvényi szabályozást Miklósy Miklós, a Saldo Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Zrt. vállalatirányítási rendszerek üzletágának vezetője.
Ha az érintett képviselőtestületek nem állapodnak meg határidőre, vagy mégsem tudnak a közös hivatalhoz csatlakozni, akkor a kormányhivatal vezetője dönt a hivatali feladatok ellátásáról, illetve a megállapodás pótlásáról. Közös hivatalt alakítani, megszüntetni, ahhoz csatlakozni vagy abból kiválni önkormányzati ciklusonként csak egyszer, az általános helyhatósági választásokat követő 60 napon belül lehet.
„Körülbelül 3300 önkormányzat van ma az országban, ami a körjegyzőségeket leszámítva is csaknem 3000 hivatalt jelent. A közös hivatalok megalakulását követően a hivatalok száma várhatóan kevesebb, mint a harmadára csökken.
Kevés lesz a kilencvenes évek informatikája
A Saldo tanácsadó cég tapasztalatai szerint a legtöbb önkormányzatnál a Magyar Államkincstár ingyenes, DOS-alapú programjait használják a főkönyvi könyvelésre és a beszámolókészítésre. Sok helyen ezeken felül más, szigetszerűen működő, önálló programokat is használnak a tárgyi eszközök nyilvántartására, a vagyonkataszterre vagy például a kötelezettségvállalás nyilvántartására. „Ezek az informatikai megoldások elavultak, a 15-20 évvel ezelőtti technikának felelnek meg: többnyire nincsenek integrálva, nincs közöttük, illetve az Excellel és az internettel adatkapcsolat. Emiatt többszöri az adatbevitel, és házon belül általában hosszas egyeztetések is szükségesek a lehetséges kinyerhető adatokról. További hátrány, hogy a kinyomtatott tengernyi adathalmazt újra fel kell dolgozni, hogy a különböző felhasználói szintek csak a számukra érdekes információkat lássák. Mindez rengeteg pluszmunkát jelent, nincsenek naprakész és pontos információk, vagy azok csak többszörös ráfordítással állíthatók elő. Ha hibát találnak a könyvelésben, ráadásul mindent újra kell számolni” – sorolta a leggyakoribb problémákat Miklósy Miklós.
Az önkormányzati törvény meghatározza a hivatalok maximális köztisztviselői létszámát is, és ehhez a létszámhoz a szakértő szerint már szintén kevés lesz a korábbi, elavult rendszer. A 2000 fő alatt települések zöme ugyanis csak néhány száz fős falu, amelyek eddig a szűkös források miatt nem is gondolkodhattak integrált IT-rendszerekben.
Kiút lehet a havidíjas bérlés és a távüzemeltetés
A szoftverek bérlése egyre inkább terjed a vállalkozások körében, és ez a kisebb-nagyobb önkormányzatok, a közös hivatalok számára is kézenfekvő lehet – tette hozzá az üzletágvezető. A tanácsadó cég integrált önkormányzati rendszerét, a Saldo Creator Budget programot az utóbbi években számos helyhatóság vezette be sikeresen, köztük közös hivatalok, valamint a hozzájuk tartozó önkormányzatok és intézményeik. Ha nincs forrás a beruházásra, akkor a rendszer bérlése is lehetséges, de a szolgáltató akár az üzemeltetést is vállalja (ASP-alapú távüzemeltetés).
A Saldo önkormányzati rendszerében az adatbeviteli folyamatok egymásra épülnek, nincs párhuzamos feldolgozás, és a program folyamatosan követi a jogszabályi változásokat is. Fő előnye a gyors és pontos adatkinyerés: speciális kimutatások generálhatók, és ezek külön menüpontként tárolhatók. Természetesen a kincstári rendszerbe automatikusan felkerülnek a kötelező adatszolgáltatások is. Miklósy Miklós szerint a távüzemeltetési szolgáltatás még további előnyökkel is jár: egyrészt az önkormányzatok többmilliós beruházást spórolhatnak meg (szerver- és operációsrendszer-vásárlás, géppark-fejlesztés), másrészt megtakaríthatják az üzemeltetés járulékos energia-, illetve javítási költségeit, valamint a rendszergazdai szolgáltatásokra sem kell költeniük. (x)
