Júliustól minden közületi számla, jövő júliustól pedig minden magánszemélynek kiállított számla adatait be kell küldeniük a vállalkozóknak a NAV-hoz, akkor is, ha a számlák áfamentesek. Aki ezt nem teszi, 500 ezer forintos büntetés kockáztat. Előző cikkünkben összefoglaltuk, miért lehet jó választás a kézi számlatömbről gépi számlázásra váltani.
Hasznos kényelmi funkciók következnek, kizárólag ingyenes számlázóprogramoknál, hogy megkönnyítsük a választást.
E-számla, akár ingyen
Az online számlázóprogramok pdf-számlákat készítenek, amelyek többségükben papírszámlának számítanak. A rendszer többnyire automatikus e-értesítést küld a vevőnek, aki a megadott linkről tudja letölteni a számláját, majd kinyomtatni. Ez elég kényelmes megoldás. Lehetőség van arra is, hogy a számla kiállítója lementse a pdf-számlát, majd saját levelezőjéből küldje el. A NAV Online Számlázó programnál viszont nincs automatikus számlaküldés, arról a kiállítónak kell gondoskodnia.
Az elektronikus számla eggyel magasabb szint, kell rá digitális aláírás, hitelesítés – a számlát nem kell kinyomtatni, tárolása is elektronikusan történik. Ez a szolgáltatás többnyire nem ingyenes, de akad ilyen is. Az OTPeBIZ-nél azzal a feltétellel érhető el az ingyenes elektronikus számlázás, ha a felhasználó OTP-s vállalkozói bankszámla-összekötéssel, NAV Online Számla összekötéssel, vagy partneri kuponkóddal hitelesíti magát. A Billingónál alapvetően nem ingyenes ez a szolgáltatás, de most 2020. június 30-ig minden újonnan regisztrált ingyenesen használhatja a prémium verziót, amibe beletartozik az elektronikus számlázás is.
A NAV-programban be lehet állítani, hogy a számla elektronikus vagy papíralapú lesz-e. Ha elektronikus, akkor a számlán megjelenik az e-SZÁMLA megnevezés, elektronikus aláírás kerül rá, ami biztosítja az adattartalom sértetlenségét és az eredet hitelességét. A kibocsátói oldal számára ingyenes az elektronikus számlák megőrzése, archiválása is.
Számlakiegyenlítés, nyilvántartások
Hasznos lehet, hogy ha bejött a kibocsátott számla ellenértéke a bankszámlánkra, a programmal kiegyenlíthetjük, illetve láthatjuk, van-e kintlévőségünk. A manuális kiegyenlítés a free csomagok közül csak a Billingónál érhető el, ahol látványos ikonok jelzik a számla státusát. A Számlanyilvántartó, a NAV és a BizXpert számlázója is tudja ezt. Utóbbi kiemelte a részkiegyenlítést, az adóhatóság pedig azt, hogy a számlákat lehet szűrni, leválogatni, például fizetési határidő szerint.
A választásnál szempont lehet még, hogy kiadási nyilvántartás is lehetséges-e az ingyenes verzióban. A BizXpertben van üzleti riportfelület, ahol a bevételeket, kiadásokat, és nyereséget is nyomon lehet követni, akár projektekre, és meg lehet tekinteni a top partnereket, termékeket, időszaki bontásban. Az OTPeBIZ hitelesített fiókja is tud bejövő költségszámlát kezelni, a Billingónál szintén rögzíthetők a kiadások is és a pillanatnyi pénzügyi helyzetről informatív grafikon ad visszajelzést.
A Számlanyilvántartónál a bevételi és kiadási nyilvántartás tervezett fizetős funkció lesz, a NAV-nál nem is tervezik ezt.
Ennél fejlettebb megoldás, amikor van bankkapcsolat, automatikus kiegyenlítés, mint az OTPeBIZ-nél. A free csomagban annyit tud, hogy a felhasználó utalást indíthat. A Számlanyilvántartónál ez tervezett fizetős funkció. A Billingónál folyamatban van a kidolgozás. A NAV-nál nincs ilyen terv, a Számlázz.hu-nál fizetős csomagban érhető el a bankkapcsolatos kiegyenlítés.
Számlakövetés, fizetési felszólítás,
A számlakövetést főleg az értékelheti, aki viszonylag sok, kisebb összegű átutalásos számlát állít ki. Ha számlakiállítóként látja, hogy a vevő megkapta, megnyitotta, letöltötte a neki elküldött számlát, akkor tudhatja, kamuzik, amikor azt mondja, azért nem fizet, mert a számla nem érkezett meg. A programok egy részénél tudjuk ezt követni.
Ha pedig a partner késik a fizetéssel, jól jöhet a számlázóprogramból automatikusan küldött fizetési felszólító. Erre képes a Számlanyilvántartó programja, a Billingo free verziója (náluk ügyfelenként is be lehet állítani az üzenetet, és a kiküldés gyakoriságát). A NAV-program klasszikus fizetési felszólítót nem küld, helyette ajánlják a díjbekérőt előleg beszedésére, és felszólításként hátralék megfizettetésére.
Könyvelői hozzáférés, mobilapp, nyomtatás
Könyvelő mesélte, fodrász ügyfele nem ért a számítógépekhez, viszont az ő számláit is le kell majd jelenteni a NAV-hoz. A könyvelőnek azonban semmi kedve a papírszámlák szkennelgetésével, beküldözgetésével bíbelődni. Arra gondolt, jó lenne, ha valami ingyenes programmal ő állíthatná ki ügyfele helyett a számlákat, hogy rögtön a NAV-os beküldés is meg legyen oldva. Másnak is érdekes lehet, van-e könyvelői hozzáférés, vagy hogy felhasználóként bejelentkezhet-e a könyvelője. Van ahol ez is fizetős funkció, de nem mindenhol. A NAV-nál akkor van erre lehetőség, ha az adóalany elsődleges vagy másodlagos felhasználónak állítja be a könyvelőt.
A fodrászhoz visszatérve – megoldás lehet az is, ha okostelefonon számláz, vagy mobilappon, ami néhány verzióban már létezik, máshol még fejlesztés alatt van. Ha a NAV-é elkészül, segítségével Airdrop-on, e-mailben, Viberen, Facebook-messengeren, vagy bármely más támogatott platformon küldhető lesz a számla.
A fodrásznak, de a helyszínre kijáró mesterembernek is jól jöhet, ha azonnal számlát is tud nyomtatni, főleg ha a kuncsaft (mint pl. a vidéki idős emberek egy része) csak hallomásból ismeri az emailt, meg a letöltést. A BizXpertnél ez megoldható a telefonhoz csatlakoztatott POS-nyomtatóval, és a Számlázz.hu is támogatja a 80 mm-es számlaképet, így bármelyik ilyen méretű mobil hőnyomtatóval használható, de lesznek bluetooth-kapcsolatos nyomtatómegoldásaik is. A NAV-programból is lehet a helyszínen nyomtatni.
Katamodul, webáruház
A katázóknál évi 12 millió forintos értékhatárig van kedvezményes adózás, ezért számukra érdekes lehet, hogy a program tudja-e követni, ehhez képest hogyan állnak befolyt bevételeik. A BizXpert katamodulja még azt is kiszámolja, hogy ha túllépte a katás az értékhatárt, a 40 százalékos adóval mennyi lesz az extra fizetendő. A Számlanyilvántartónál ez tervezett fizetős funkció lesz.
Aki online shopot üzemeltet, az valószínűleg értékeli, ha a számlázóprogram képes kapcsolódni a webáruházhoz, és automatikusan állítja ki a számlákat. A Számlanyilvántartónál API-n keresztül korlátlan és ingyenes a szolgáltatás. A Számlázz.hu-nál is ingyenes a Számla Agent névre hallgató webáruház-kezelő.
Tömeges számlaletöltés, periodikus számlázás
A BizXpert szerint szeretik az ügyfelek a tömeges számlaletöltést, ami egy pdf-fájlt generál – például NAV-ellenőrzéskor jöhet jól, vagy ha egyszerre akarják kinyomtatni a számlákat hó végén, év végén. A NAV-nál is van ilyen lehetőség, a Számlanyilvántartó pdf vagy csv formátumban, a Billingo pedig többféle formátumban biztosítja a számlaexportot.
A Számlanyilvántartó hívta fel a figyelmünket a periodikus számlázásra, amivel be lehet állítani adott időszakra a rendszeres automatikus számlázást. Ha valaki havi szolgáltatást nyújt, partnereinél beállíthatja, hogy a havi számla automatikusan menjen ki – ez náluk megoldott. A BizXpertnél ilyen funkció nincs, viszont egyedi másolás egy már meglévő számláról lehetséges. A NAV-nál sincs meg a funkció, viszont sablont lehet készíteni, ami jelentősen megkönnyíti a nagyrészt azonos tartalmú számlák előállítását. A Billingónál a rendszeresen kiállított számlák létrehozása és küldése automatizálható a számlaismétlés funkcióval.
Kiemelt kép: Marjai János / 24.hu
