Benoit Genuini, az Andersen Consulting ipárizsi irodájának vezetője kezében egy fekete táskával felszállt a metróra, hogy átköltözzön a cég új irodájába, a Diadalív közelébe. A táskában benne volt minden, amit átvihetett. Ez a kollégáira is érvényes volt. Az irodavezető egyúttal búcsút mondhatott a saját szobának, az új, virtuális irodában ilyesmi senkinek sem jár.
Philippa Reid, a budapesti főnök annyival járt jobban, hogy neki csak pár emeletet kellett lifteznie az East-West Business Centerben lévő régi irodából az újba. Ráadásul egy bordó bőröndbe csomagolhatott, és még a titkárnője is segített neki. Igaz, az volt az utolsó alkalom, hogy elmondhatta, saját titkárnője van, a virtuális irodában ugyanis két titkársági csoport segíti a munkát – mindenkiét egyformán.
MEGSZŰNIK A HIERARCHIA. Az új iroda bejárata még nem különbözik feltűnően a régitől. Ám a recepció mellett van egy számítógép, amely az éppen beérkező munkatársaknak megmutatja, melyik szobába mehetnek dolgozni. Ezek a szobák nem személyre szólóak, hanem feladatra: van tárgyalásra, csoportmunkára, egyéni feladatvégzésre és van videokonferenciára alkalmas terem is. Hosszú telefonbeszélgetésekre hangszigetelt fülke szolgál, a vendégeket bőrfoteles társalgóban fogadják. Mindenki előre megadja, mikor milyen munkát fog végezni, s a számítógép ennek megfelelően osztja el a helyeket. Az elosztásnál pedig ismét nem a hierarchia dönt: az alacsonyabb beosztású munkatárs előnyben van még az ügyvezető igazgatóval szemben is, ha az ő feladata üzleti szempontból fontosabb.
Mielőtt bárki felkeresné a számára kiosztott szobát, a raktárból elhozza a saját bőröndjét, amelyben a papírjait tartja. Ennyi lehet, nem több. A költözés előtt mindenki szortírozott: a felesleges papírokat kidobták, a mások számára is értékkel bírókat a könyvtárnak adták, az egyéni munkát szolgálók a bőröndbe kerültek. A többi információ számítógépen van. Mindenki viszi magával a laptopját, de még a vonalas telefonját (s annak a számát) is: minden íróasztalnál csatlakozók vannak, s a megfelelő kombináció beütése után a központ tudni fogja, melyik számra érkező hívást hova kapcsolja.
Az Andersen Consulting a további növekedés feltételeinek megteremtése érdekében szánta el magát arra, hogy munkatársait világszerte virtuális irodába költöztesse. A városközpontokban emelkednek az ingatlanárak és az irodabérleti díjak, sok cég ezért a külvárosokba költözik. Az Andersen a központban marad, de a helyet a korábbinál jóval takarékosabban használja ki. A tanácsadók úgyis sokat tartózkodnak az ügyfeleknél, ilyenkor az irodában árválkodó székük és asztaluk tiszta pénzpocsékolásként jelenik meg. Az előző iroda 770 négyzetméteres volt, s 110-en már nagyon szűken voltak benne. A jelenlegi már 1200 négyzetméteres, de a számítások szerint 340 fővel is kényelmes lesz.
ÖNTERÁPIA. Kezdetben az érintettek nem lelkesedtek az ötletért. A virtuális irodaterv első megbeszélésén a világ különböző pontjairól összegyűlt vezetők éjszakába nyúlóan tiltakoztak ellene. “Még szerencse, hogy másnapra stresszoldó program volt beiktatva” – jegyezte meg a nemzetközi tanácsadó cég pszichológusa. Az is szerencse, hogy az Andersen Consulting változáskezeléssel is foglalkozik (Figyelő, 1999/19. szám), az erre szakosodott budapesti csapat három hónapig a saját kollégáit “kezelte”, mígnem mindenki elfogadta a változtatást.
Sőt, ma már örülnek is neki. “A partnerek vesztettek előjogaikból, de a tanácsadók jobban jártak” – mondja Philippa Reid, aki láthatóan ugyanolyan jókedvű és energikus saját szoba, asztal és titkárnő nélkül is, mint annak előtte. A tanácsadók azért jártak jobban, mert a korábbinál több segítséget kapnak munkájukhoz. A két titkársági csoport több embert s intenzívebben szolgál ki, mint korábban.
A cég kibővítette a házvezető (concierge) csoportot is, amelynek az a feladata, hogy a tanácsadók helyett elvégezze azok ügyes-bajos dolgait. Elmennek a tisztítóba vagy reklamálnak a szabónál, abból a megfontolásból, hogy olcsóbb, ha a csak munkaidőben elintézhető dolgokat nem a saját – magas – órabérük terhére végzik a tanácsadók. Az iroda magyar jellegét is igyekeztek hangsúlyozni: a munkaszobákat híres magyar emberekről, például Kossuth Lajosról, Jókai Mórról, Neumann Jánosról, valamint az egyenjogúság jegyében Kozmutza Flóráról és Hugonnai Vilmáról nevezték el.
“Mindez elképzelhetetlen megfelelő technológiai háttér nélkül” – mutat rá Philippa Reid, aki szerint a nálunk pillanatnyilag egyedülálló iroda Budapesten is találhat követőkre. Nagy értékesítő részleggel dolgozó cégek például bízvást bevezethetnék, hiszen ez még ösztönözné is a menedzsereket arra, hogy többet legyenek az ügyfeleknél.
