A célok rendbetétele, vagyis a helyes célok kialakítása és a célok összhangjának megteremtése az első lépés a siker felé. A folytatás pedig csak a célokhoz vezető út megtervezése lehet. Talán nem tűnik szőrszálhasogatásnak, de nemcsak a célokhoz vezető utat kell megtervezni, hanem azt is, hogyan fogunk tervezni. Ugyanis a szép és kívánatos célok lelkesítő érzésének hatása alatt nem fordítunk figyelmet arra, hogy hogyan tervezünk. Pedig sok – netán maga a siker – múlik a tervezésen.
Tervezés és teljesítés
Vegyük az egyik legfontosabb vállalkozási sikermérőt, az árbevételt. Az árbevétel és a költség az, amit a tulajdonos leginkább „tervezni” szokott és mindezt azért, hogy lássa a nyereséget, legalább utólag. A tervezés szó azért került idézőjelbe, mert legtöbbször az csupán csak kalkuláció. A kalkulációt az különbözteti meg a tervtől, hogy nincs köze a teljesítéshez. A tervnek teljesülnie kell, ezért fontos a teljesítés mértéke. Tehát a kalkuláció arról szól, hogy „mi lehet” – ez pedig csak az életben maradáshoz elég. A terv viszont arról szól, hogy „minek kell lennie” – vagyis a jövőalakításról. Csak ez vezet a fejlődéshez.
Múlt és jelen alapú tervezés
Visszakanyarodva az árbevételhez, vizsgáljuk meg a leggyakoribb tervkészítési módszereket. Az egyik gyakori módszer, hogy a korábbi évet és a jelen év fejlődési ütemét számításba véve kalkulálunk valamit a következő évre: tavaly volt annyi, idén meg ennyi, akkor jövőre legyen emennyi – egy átlagos növekedési ütemet követve és feltételezve. A másik módszer a költségek oldaláról közelít és azok fedezetéhez rendeli a minimális árbevételt: ennyi meg ennyi a költség, akkor minimum annyinak kell lennie az árbevételnek, hogy a cég talpon tudjon maradni. Ez a módszer általában hosszabb ideig beválik és többször teljesül is az elvárt eredmény. Ám ez leginkább a véletlen műve, ugyanis nincs összefüggés a kalkuláció és a teljesítést meghatározó üzleti folyamatok között. Ezek a tervezési megközelítések tekinthetőek bázis szemléletűnek. Azzal foglalkoznak, ami már megtörtént, vagy éppen történik. Ezen módszerek alkalmazása pusztán arra elegendő, hogy a vállalkozás lépést tudjon tartani a piaci versennyel, nagyobb lemaradások nélkül kövesse a trendek alakulását.
A vállalkozások vezetői legtöbbször érzik ennek a módszernek az elégtelenségét. Mindenekelőtt akkor, ha komolyabb probléma – piaci, szabályozásbeli, emberi – jön közbe. „Minek tervezzek, amikor úgyse az lesz?” – vonják le ilyenkor a kézenfekvő következtetést, mégis folytatódik a kalkulálgatás. A másik szokványostól eltérő eset, amikor valamilyen oknál fogva a cégvezető nem az addigi szokásos trendnek megfelelő növekedési lehetőséget látja maga előtt, hanem jóval nagyobbat. Ám hiába tervezné az addigi eredmény, árbevétel dupláját, emberei könnyen azt mondhatják: „Ááá, Főnök, az lehetetlen!” És ezután ezt könnyedén be is bizonyítják. Amikor a vállalkozás vezetője a költségei alapján határoz meg árbevételt, vele is könnyen előfordul, hogy lehetetlennek véli annak teljesíthetőségét.
További problémák is felvetődnek a múltból és a jelenből kiinduló tervezéssel. Ha valaki komolyan veszi a tervezést és látni szeretné, hogyan vezet az út A-ból B-be, rövidesen megoldhatatlan döntési helyzetek tömegével találja szembe magát. Ugyanis elkezdi számba venni az A-nál a lehetséges elágazásokat. Azután minden ilyen elágazásnál újabb lehetséges elágazások vannak, amelyek tovább bomlanak. Néhány lépcsőfok után pedig már lehetetlen kiszámolni az optimális útvonalat. Csak az elágazások útvesztője látható. A tervezés biztonsága helyett a cégvezető kiszámíthatatlan, bizonytalan végeredményhez jut. Nehéz így dönteni, ezért aztán legtöbbször akadozik a döntéshozatal és maga a tervezés is.
Jövőorientált tervezés
Ám a tervezésre szükség van, hogy ne csak azt tudjuk, hová jut el a vállalkozás, hanem azt is, hogy hogyan juthat el oda. Hogy a vállalkozás fejlődjön, és ne csupán megtörténjen a jövő, hanem aktív részeseiként alakítsuk is azt. Ezt a tervezési megközelítést tekinthetjük jövőorientált szemléletűnek, amely nem foglalkozik a jelennel és a múlttal. Csak a jövővel. És ha ez a szemléletváltás megvan, akkor nagyot fordul a kocka. Ha már alaposan átgondoltuk milyen jövőt szeretnénk a vállalkozásnak, akkor lehet elkezdeni megkeresni a hozzá vezető utat. Ekkor válik érdekessé azt látni, hogy a korábbi elágazáserdő korántsem olyan vigasztalan. Ebben a helyzetben már nem a maximális biztonság lesz a fontos, hanem minimális biztonság – ez pedig már elérhető. Ekkor már könnyebb dönteni, így valódi döntés születik.
A tervezés sikerénél nem rossz (bázis szemléletű) és jó (jövőorientált) tervezésről van szó, hanem arról, hogy a tervezésnek – mint egy érmének – két oldala van: az előbb említettek. Itt a rossz csak az egyoldalúság lehet: ha csak az egyiket gyakoroljuk, vagy nem a megfelelő sorrendet. Amíg csak a jelen és múlt a kiindulás és innen kacsintgatunk a jövő felé, addig vesszőfutás az egész. Amint megtanuljuk a jövőorientált tervezést és innen közelítünk a jelenhez és a múlthoz, elkezd működni az egész. És persze ekkor is el kell végezni a jelen és a múlt alapos elemzését – ám ebben az esetben nem ragad le a folyamat ezen a szinten. Ekkor ugyanis ez a vizsgálat nem vájkálás a problémákban, nem hiba és „miért-nem” lista lesz, hanem a lehetőségek tárháza: mert észrevesszük, mit csinálhatunk jobban.
A tervezés sikere
A tervezés sikere érdekében tehát el kell terelnünk a figyelmünket a jelenről és a múltról és szabadon, kötöttségek nélkül kell tudni gondolkodni a jövőről. Amíg ez nem megy, egyoldalú marad a terv-érme. Ha viszont sikerül, akkor tudjuk megfelelően hasznosítani a jelen és a múlt ismereteit. Amíg mi magunk nem tudunk kötöttségek nélkül gondolkodni a jövőről, segíteni sem tudunk embereinknek, hogy ők is megtegyék ezt és ezáltal ők is megtanuljanak tervezni. Amíg ezt nem tesszük meg, addig ők is csak kalkulálgatni fognak és esetleges marad a teljesítésük. Ha ők is megtanulnak tervezni, akkor a terveket a sajátjuknak érzik majd és mindent elkövetnek a teljesítésükért.
A jövőről történő szabad, kötöttségek nélküli gondolkodás pedig nemcsak azt jelenti, hogy a jelennel és múlttal nem szabad foglalkozni, hanem azt is, hogy a teljesítéssel sem. Érdemes elkülöníteni egymástól a tervet és a teljesítést, valamint a különböző időszakokat. A teljesítéssel később, a teljesítés megtervezésekor érdemes foglalkozni. Amikor árbevételt tervezünk, akkor nem marketingstratégiát tervezünk, amely az árbevétel teljesítését hivatott biztosítani. Az időkeretek szétválasztását hasznos megtenni. Ebben az értelemben a fentiek az jelentik, hogy ha hosszú távú, stratégiai terveket készítünk, akkor ne keverjük bele a rövid, vagy középtávú szempontokat. Majd utána és ahhoz igazítva.
Ezek az alapelvek nemcsak az árbevétel tervezésére, hanem minden üzleti folyamat megtervezésére érvényesek. A tervezésünk önellenőrzése mindig az legyen: a jövővel lépést tartunk-e, vagy alakítjuk-e azt.
További információ:
www.v-akademia.hu
