Annak, hogy rosszul kezeljük a levelezőnket ezer jele van. Megannyi olvasatlan, vagy elfelejtett levél, rengeteg megnyitott csetablak, millió piszokat. A tavaszi nagytakarítást érdemes már ma elkezdeni!
1. Felhalmozzuk a piszkozatokat
Az egyik legtipikusabb rossz szokásunk, hogy elkezdünk megírni egy levelet, majd eszünkbe jut valami más, és otthagyjuk. A Gmail elment mindent, azt remélve hogy ezzel segítséget nyújt nekünk. A levelek így bekerülnek a piszkozat mappába, és örök időkre ott is maradnak, feldolgozatlanul. Nem töröljük ki, mert nem zavarnak bennünket, így akár több ezer, akár több éves levelet tartogatunk teljesen feleslegesen. Arról nem is beszélve, hogy valamilyen okból elkezdtük megírni ezeket, így előfordulhat, hogy egy fontos levelet felejtünk el csak azért, mert mert nem szántunk két percet arra, hogy átnézzük a piszkozat mappát.
2. Archiválunk ha kell, ha nem
Sokszor csak azért törlünk vagy archiválunk nem fontosnak tűnő leveleket, hogy ne érezzük kellemetlenül magunkat a tucatnyi tennivaló látván. Különösen igaz ez arra az esetre, ha okostelefonon szeretnénk írtani a későbbre sorolt intéznivalókat, egy ujjmozdulattal vágjuk őket az archív mappába, amiket aztán ugyanúgy elfelejtünk, mint a piszkozatokat.
3. Olvasottnak állítjuk be a leveleket, pedig meg sem nyitottuk
Rögtön ide vonatkozik a következő tény, gyakran jelölünk egy levelet már olvasottként anélkül, hogy valóban elolvastuk volna. Azt gondoljuk, hogy majd ha lesz két percünk, mindenképpen elolvassuk, de egészen biztosan el fogjuk felejteni. Így előfordulhat, hogy nem válaszolunk olyan levelekre, amik munka közben nem fontosak, ám a személyes életünkben jelentősek.
4. Két percből órák
Jellemző, hogy nem szánunk két percet arra, hogy képben legyünk a levelezőnk tartalmával, aztán már annyi feldolgozatlan tennivalónk lesz, hogy inkább hátrasoroljuk, mert tudjuk, hogy órákig fog tartani a rendrakás. Aztán rájövünk, hogy van fontosabb dolog is annál, hogy a levelezőnkben szöszmötöljünk, így inkább hagyjuk az egészet burjánzani.
5. Gmail-be menteni a személyes adatokat, dokumentumokat
Általában a másoktól kapott leveleket kell menedzselnünk, de sokszor előfordul, hogy a magunknak küldött infók teszik átláthatatlanná a rendszert. Szeretjük elküldeni magunknak a személyes adatainkat, vagy számlaszámunkat, mert azok aztán bármikor elérhetők a telefonunkon is. Ez így még rendjén is lenne, de sokszor inkább csak emlékeztető jelleggel küldjük a leveleket, egy elolvasásra szánt cikk linkjét, vagy egy esemény időpontját. Aztán persze hajlamosak leszünk ezeket is elfelejteni, és ugyan úgy kezelni mint a többit. Ezeket érdemes átrakni a google drive-ba vagy a naptárba, a levelező levelezésre való.
6. Renszertelen rendszerezés
Ha már azt gondoljuk, hogy a mappák és címkék létrehozásával jó útra tértünk és igazán profik vagyunk, nagy eséllyel tévedünk. Ugyanis gyakran rosszul címkézzük őket, sokszor elfelejtjük, hogy egyes mappák nevei pontosan mit takarnak, és észre sem vesszük, hogy már régen lejárt ügyeket őrizgetünk.
7. Neked küldöm, nekik küldöm, mindenkinek küldöm
Nem szoktunk odafigyelni arra, hogy kinek válaszolunk. Előfordult már, hogy egy csoportos levelezésben csupán egy személynek akartál válaszolni, mégis sikerült mindenkinek elküldened a levelet? És ennek éppen az elenkezője? Kihagytál már valakit beszélgetésből csak azért mert figyelmetlen volt? Na tessék. Mindenképpen érdemes megnézni, hogy amikor válaszolunk egy levélre, annak kik a címzettjei.
8. Csetelés
Gyakran azt gondoljuk, hogy ha kisebb ügyek intézésére inkább a csetet használjuk, időt spórulunk meg és hatékonyak vagyunk. Sokszor öt ablak is nyitva, párhozamosan kezeljük a munkatársakkal való ügyeket és a személyeseket. Ismerős az érzés, amikor véletlenül másnak küldjük el a véleményünket valakiről, mint akinek szeretnénk? Ennél nincsen kínosabb. Nem beszélve arról, hogy a csetben szinte lehetetlen visszakeresni azok tartalmát.
