Egy valódi bár is van a Diageo Üzletviteli iSzolgáltatások Kft. irodájában. A szeszesitalgyártó és -forgalmazó multinacionális cég európai piacainak üzletviteli és pénzügyi szolgáltatásokat nyújtó központban (Figyelő, 2002/43. szám) más leányvállalatoktól vették a példát. Nagy-Britanniában bevett szokás, hogy az emberek esténként beülnek egy pubba, de nemcsak a londoni, hanem például az amszterdami Diageónál is van bár, sőt még táncparkett is. A bár mindazonáltal nem kötelező tartozéka egy Diageo-irodának, de a budapesti vezetők is úgy gondolták, jó, ha helyben van lehetőség a munkaidőn túli együttlétre.
Vállalati bár a Diageónál. A belső kommunikációt segítő különlegesség reggel és délben jobban megtelik, mint este.
Új iroda kialakításánál gyakori törekvés, hogy a dolgozók számára legyenek közös helyiségek, s így azok is szót váltsanak egymással, akik nincsenek közvetlen munkakapcsolatban. Amikor a Siemens több itteni érdekeltségét a Hungária körúti épületegyüttesbe költöztette, fontos közösségteremtő funkciót kapott például az ebédlő. „A Siemens különböző vállalatai sokszor ugyanazt az ügyfelet szolgálják ki, például szállítunk a Magyar Államvasutaknak és a MÁV Kórháznak is. Fontos, hogy a kollégák kicserélhessék információikat” – mondta lapunknak Dale A. Martin, a Siemens Rt. akkori igazgatóságának tagja (Figyelő, 1999/37. szám). Az egész nap nyitva tartó étterem és a hozzá tartozó kávézó rendezvények helyszínéül is szolgál, s az ezeken részt vevő kollégák később már jó ismerősként beszélgethetnek.
MUNKAHELYI SZAUNA. Az Ericsson Magyarország Kutatás-Fejlesztési Központjában, a Science parki irodaházban a szauna számít különleges közösségi helyiségnek. Emellett van könyvtár, klubszoba, minden emeleten társalgóhelyek, s arra is ügyeltek, hogy elegendően nagy legyen az étterem.
Nemcsak a közös helyiségek támogatják a belső kommunikációt, de a manapság igen kedvelt egy légterű kialakítás önmagában is ebbe az irányba mutat. Ennél azonban célszerű gondosan eljárni: az emberek zavarhatják is egymást. Antalovits Miklós, a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem ergonómia és pszichológia tanszékének vezetője úgy tapasztalja, az egy légterű irodát gyakran nem a jó kommunikáció miatt választják a cégek, hanem azért, mert ez a forma rugalmas, követni tudja a szervezet változásait, s ennek gazdasági előnye nyilvánvaló. Ilyenkor nem is figyelnek arra, hogy a kialakítás emberbarát legyen. „Alapvető követelmény, hogy egy főre 8-12 négyzetméter terület jusson, de ezt gyakran nem tartják be. Lehet, hogy a tervezéskor még érvényesül ez a kívánalom, de a későbbiekben túl sok mindent bezsúfolnak az irodába és kevés lesz a hely.” Hasonló tapasztalatokról számol be Chris Coulson, a Diageo iroda projektjét vezető Gardiner & Theobald Kft. projektmenedzsere is. Míg a Diageónál 11-12 négyzetméter jut egy munkatársra, addig van olyan megbízójuk is, ahol csak 2,4 négyzetméter.
Bajt okozhat a klíma és a világítás is. „Én még nem láttam jól funkcionáló klímát – mondja Antalovits Miklós -, ha a berendezés jó is, nem figyelnek a beállításra, van, aki megfagy.” Minden ember a természetes megvilágítást szereti, de nagy irodákban nehéz valamennyi munkatársnak ablak mellett helyet találni. A zajt paravánok beállításával csökkenteni lehet, de sokszor az kellene, hogy „fehér” zaj – vízcsobogás, erdőzúgás – legyen a háttérben. Szükség van asztali lámpára és más megvilágításra a képernyőnek, ám sokhelyütt csak mennyezetvilágítás van. „Minderre vannak szabványok, de ezek betartása nem kötelező” – magyarázza a professzor, hogy miért mellőzhetik ezeket a cégek. Megoldást jelentene az is, ha a leendő felhasználókat már a kezdet kezdetén bevonnák az iroda kialakításába. Van például, ahol zavaró a magas paraván, mert jó, ha a munkatársak szemkontaktusban vannak egymással, másutt – például ahol sokat telefonálnak – fontosabb a hangszigetelés. „Ne a tervező mondja meg, hogy mi milyen legyen, vonják be a döntésbe a dolgozókat is” – tanácsolja Antalovits Miklós, hozzátéve, hogy ez a cégnek is megéri, mert ha a munkatársak elégedettek, akkor a szervezet is jobban fog teljesíteni.
MEDITÁCIÓS TEREK. A Diageónál az asztalokon textilborítású válaszlap van, de a padlószőnyeg és a kárpitozott székek is arra hivatottak, hogy elnyeljék a zajt. Ugyanakkor többféle lehetőség nyílik arra, hogy a beszélgetők elvonuljanak. Erre szolgálnak a nyitott tárgyalóhelyek, a terem közepén lévő üvegfalú tárgyalók, de van zárt tárgyaló is. Kialakítottak úgynevezett „meditációs tereket” is: boxokban elhelyezett díványokat kávézóasztallal. Ide kiülhet valaki pihenni, de akár dolgozhat is laptopon, ha ezt nyugalmasabbnak tartja, mint az íróasztalát. „A kollégák tárgyalni is kiülnek ide, főként a kötetlen megbeszélések alkalmával” – mondja Markó Gergely létesítménymenedzser.
Az Ericsson kutatóközpontjában a fejlesztőktől karnyújtásnyi távolságban vannak a kötetlen eszmecserére szolgáló, négy-négy székkel körülvett kis asztalok. „Itt senki sem beszél hangosan, a környezet erre nevel” – mondja Gyönyör Éva az Ericsson építésze. Ha a beszélgetés mégis zavaró lenne, a fejlesztők beülhetnek egy tárgyalóba, de választhatják a minden szinten megtalálható két-két kis konyhához kapcsolódó beszélgető tereket is. A munkahelyek elosztásánál is figyeltek a belső kommunikáció támogatására. Mint Kerekes István fejlesztési igazgató az irodaház sajtóbemutatóján elárulta, a helyek kiválasztásánál szempont volt az is, hogy azok a területek kerüljenek egymás mellé, amelyeknek a munkája szorosan nem kapcsolódik egymáshoz. A különböző programokon dolgozó munkatársak így a pihenőhelyeken, a kávéautomatánál vagy másutt találkozhatnak egymással.
ÜVEGFAL. Az Ericssonnál fontosnak tartják, hogy a privát területek mellett legyenek nagy közösségi terek – étkező, közlekedő, találkahelyek – is. Térelválasztónak üvegfalat használnak, mert ez is növeli a térérzetet. A Diageónál ügyeltek arra, hogy az elhelyezés tükrözze a szervezet kevéssé hierarchikus jellegét. „Itt nincsenek márvány irodákban titkárnőkkel körülbástyázott igazgatók – mondja Michael Cojocar, az iroda tervezését végző CMA International ügyvezetője -, a csoportvezetők a csapatuk mellett ülnek, s az ügyvezető igazgató is a nyílt térben foglalt helyet.” A vezetők L alakú asztalt kaptak, hogy a munkatársak a mellé telepedhessenek le, ha megbeszélnivalójuk van.
Amikor az Ericsson Magyarország kutatás-fejlesztési részlege a Laborc utcai irodaházból a Science Parkba költözött, folyamatos volt a kommunikáció a munkatársakkal. Mint Gyönyör Éva beszámol róla, itthon készítettek egy „felhasználói programot”, s emellett be kellett tartaniuk a stockholmi anyacégnél összeállított, magas követelményeket támasztó műszaki specifikációt is. Folyamatos volt az egyeztetés a megrendelő képviselői, a beruházó, a tervező és a kivitelező között. Az ügyek állásáról mindig tájékoztatták a munkatársakat, akik megtehették észrevételeiket, az intraneten is volt fórum az új irodaházról. Szakmai alapon kiválasztottak három bútortípust, s ezeket kiállították a régi irodában. A székeket úgy tesztelték, hogy hetekig azon ültek a fejlesztők, miközben a gyártók képviselői elmondták nekik, mit tud az ő bútoruk. Végül a munkatársak döntötték el, melyiket szeretnék a három bútor közül. Az egyeztetések során a fejlesztők kérték, hogy legyen fitnesz és szauna az új helyen, úgy, ahogy ezt az Ericsson skandináviai cégeinél látták. Megnézték, ésszerű-e a kérés és mennyibe kerül a megvalósítás, s egy kis szauna még belefért a keretbe. Helyi igény volt az is, hogy legyen könyvtár és klub – utóbbi az oktatóterem mellé került térsakkal és labirintus játékkal. A sütkérező terasz viszont az épület által kínált lehetőség volt.
A Science parki irodaház hatalmas ablakai mindenki számára természetes megvilágítást adnak. Nyáron inkább a naptól kell védekezni, ezt a célt automata fényvédő roletták szolgálják. Éppen azért, hogy minden munkahely kapjon természetes fényt, a kiszolgáló berendezéseket – nyomtatókat, fénymásolókat – rejtő helyiségeket és a tárgyalókat az épület közepére telepítették.
A két éve alapított Diageo Üzletviteli Szolgáltatások Kft. a munkatársak felvétele előtt alakította ki az irodát. A később belépőkkel értelemszerűen nem lehetett konzultálni, egyeztetés tehát a vezetők és a tervezők között folyt. „Azt kívánták tőlünk, hogy az iroda, s ezen belül a bár tükrözze a Diageo termékek kiváló minőségét” – mondja Michael Cojocar. A megvalósítás azt is segíti, hogy a dolgozók azonosuljanak a céggel. Már a recepciónál diszkréten megvilágított whiskys, brandys és más üvegek szolgálnak dekorációként a falon lévő boxokban – egytől egyig a vállalat termékei. A bárt az éves jelentésekből származó grafikák díszítik, a falakat, a bútorokat pedig a jogelőd cég, a Guinness UDV színeire – narancsra, pirosra, kékre – festették. Az iroda specialitása, hogy oktatóközpont is van benne több osztályteremmel, hiszen több száz embert kell kiképezniük erre a munkára. Az itteni folyosók falán a cég által követett értékek olvashatók.
MARKETINGESZKÖZ. Chris Coulson úgy tapasztalja, hogy a cégek pénzügyi okokból a leggyakrabban egyszerű irodát szeretnének. „Pedig a Diageo irodája sem drágább az átlagnál, az egyetlen többletköltséget a bár jelenti” – jegyzi meg. „A szép iroda marketingeszköz a humánerőforrás-szakemberek kezében” – teszi hozzá Michael Cojocar. Talán nem véletlen, hogy a Gardiner & Theobaldnak az elmúlt két évben a Diageón kívül még egy olyan nagy magyarországi ügyfele volt, amelynek fontos volt a szép iroda: a szintén sok új munkatársat felvevő debreceni National Instruments.
