Novemberben fordult állásfoglalásért a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz az egyik legrégebbi elektronikus számlázási szolgáltató. A Billzone.eu ezzel hivatalosan is felhívta a vállalkozók figyelmét az egy éve fennálló értelmezési problémákra.
Nem elég a sima pdf!
A törvényben 2013. január 1. óta már nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges az elektronikusan kiállított és átküldött számlákon. Emiatt sokan gondolták azt, hogy elég, ha lementik az érkező fájlt, és kinyomtatva átadják a könyvelőjüknek, esetleg el is mentik azt az e-mailt, amiben a számla érkezett.
A Billzone.eu azt tapasztalta, hogy ügyfelei körében és az interneten is terjed az a tévhit, hogy a fenti módszer elégséges. A törvény szerint azonban az ilyen számlát befogadótól továbbra is elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, az így érkező számla a kiállítás óta nem módosult, és az valóban a kiállítójától származik. „Úgy véljük, hogy a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásolták, archiválták. Azok a kiállítók, akik egy sima pdf-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki így kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni a dokumentumot” – magyarázta akkori álláspontjukat Piya Csaba, a Billzone.eu szolgáltatásáért felelős N-Ware Kft. ügyvezetője.
Az adóhatóság válasza
A NAV-tól a társaság a napokban kapta meg a hivatalos állásfoglalást. Eszerint valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail vagy egy faxüzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie: a 114/2007. (XII. 29.) GKM-rendelet alapján. Márpedig ebben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást.
Ha csak egy sima pdf-et kap egy társaság, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben egy NAV-ellenőrzés során megbüntethetik. Az azonban nem ésszerű, hogy minden kisvállalkozás évi többezres pluszköltséget vállaljon, és önállóan intézze a digitális archívuma aláírását.
A Billzone.eu azt javasolja a cégeknek, hogy ha bármelyik szállítójuktól digitális aláírás nélküli e-számlát kapnak, akkor kérjék a dokumentumot papíron. Mivel a kölcsönös beleegyezés elvárás az elektronikus számlaforgalomban, így a vevőnek jogában áll megtagadni az aláírás nélküli e-számla befogadását. „Ugyanakkor nemcsak azért érdemes az e-aláírással kibocsátott számlát választani, mert technológiailag biztosabb és kényelmesebb, hanem mert nemzetközi viszonylatban is sokkal jobb a megítélése” – tette hozzá az N-Ware Kft. ügyvezetője.
