Üzleti tippek

Számítógép nélkül is van e-számla

admin
admin

2010. 11. 19. 14:46

Egyik vállalkozó számára sem elérhetetlen ma már, hogy elektronikusan számlázzon, függetlenül attól, hogy milyen az informatikai háttérre. Sőt, akinek nincs számítógépe, annak sem kell nemet mondania egy üzletre csak azért, mert elektronikus számlát kér tőle a vevő.

Új lendületet kaphat az e-számlázás azzal, hogy az elektronikus számlázási rendszereket forgalmazó cégek felfedezték maguknak a kkv piacot. Olyan fejlesztéseket hajtottak ugyanis végre, amelyekkel képesek a legkisebb vállalkozókra szabott speciális igények kiszolgálására is.

S bár az e-számlázás alapvetően informatikai háttérre épül, az sem kizáró ok ma már, ha egyáltalán nincs a vállalkozónak számítógépe. Előre egyeztetett számlaadatok alapján akár telefonon keresztül is elindíthatja szolgáltatóján keresztül az e-számlát – derült ki a csütörtöki „E-számlával könnyebb!” konferencián, melyet a DMS Labor rendezett.

Technikailag tehát már nincs akadálya annak, hogy a teljes vállalkozói szektor átálljon az e-számlázásra. A forgalmazók szerint azonban 2-3 évbe még mindig beletelhet, mire a közepes és kis cégek is tömegesen választják ezt a módot.

Elérhető áron

Az e-számlázás melletti egyik döntő érv, hogy költségtakarékos. A konferencián az is kiderült: maga a bevezetés sem feltétlenül kell, hogy pénzbe kerüljön. Egyes szolgáltatók ugyan kérnek egyszeri, úgynevezett regisztrációs díjat, jellemzően 40 ezer forint alatt, de olyanok is akadnak, akik a piacszerzés érdekében ettől eltekintenek.

Maga a számlakiállítás (fokozott biztonságú elektronikus aláírással, időbélyeggel, elektronikus továbbítással) 50 forint körüli összegbe kerül darabonként. Az elektronikus számlához más dokumentumok is csatolhatók (például szerződések, szállítólevelek, marketing anyagok), s néhány szolgáltatónál ezért sem kell külön fizetni. A forgalmazók közül van, aki ingyenesen biztosítja az e-számlák archiválását és őrzését is.

Aki már áttért

Az egyik e-számlázási rendszert kínáló cég ügyes marketingfogással ügyfelét hozta el magával, hogy az ő szájából halljuk, miért is jó, ha egy kis cég elektronikus számlázásra áll át. A beszámoló igen meggyőző volt. Megtudhattuk, hogy a 15 fős vállalkozás idén januártól bocsát ki e-számlát. Vevőiknek úgy csináltak kedvet az új módihoz, hogy részletesen ecsetelték a papírszámlák minden lehetséges hátrányát (nem érkezett meg, elveszett, nem találjuk, stb.).

Mostanra odáig jutottak, hogy a számláik 95 százalékát elektronikusan bocsátják ki. Megtakarításuk jelentkezett munkaerőben, időben, költségben, s például egy nyomtatót is fel tudtak szabadítani. A példa érdekessége még, hogy a cég minden ügyfele készpénzzel fizet.

A vevőknek sem kell megijedni, ha e-számlát kapnak

Befogadói oldalon két kérdésben érezni bizonytalanságot: az egyik az e-számla előírásszerű megőrzése, a másik a kontírozása. A FigyelőNet utánajárt mindkét kérdésnek. Megtudtuk, hogy a korábban hallottakkal ellentétben az elektronikus számlák biztonságos megőrzése semmivel sem bonyolultabb, mint a papír számláké.

Az APEH-től és a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumtól (NFM) is azt az egyértelmű választ kaptuk, hogy az e-számla bármilyen mentése elfogadható (számítógép könyvtárába, CD-re, DVD-re, vagy más adathordozóra). Lényeg, hogy eredeti formában maradjon meg a számla, ne vesszen el és ne sérüljön meg. Annak nincs jelentősége, hogy nem újraírható vagy újraírható adathordozón történik-e a tárolás.

Kontírozás – a gumicsont

Azt is megkérdeztük, megfelel-e a szabályoknak, ha a vállalkozó kinyomtatva adja át az elektronikus számlát a könyvelőjének, és a kinyomtatott példányon történik a kontírozás jelölése. Az adóhivatalnak az a véleménye (és külön hangsúlyozták, hogy ez csak vélemény), hogy bár az e-számlát eredeti elektronikus formában kell megőrizni, nincs akadálya annak, hogy a számviteli, kontírozási feladatokat kinyomtatott példány alapján végezzék el.

Az NFM válasza szerint viszont szigorúan nézve nem jó megoldás az, ha a kinyomtatott e-számlán történik a kontírozás. Azt is hozzátették azonban, hogy az APEH tájékoztató közleményében három olyan lehetséges megoldást is felsorol, ami elektronikus számlák könyvelésénél kiválthatja a hagyományos értelemben vett kontírozást.

E-számlák kontírozása

Az APEH közleményében ezeket a kontírozási megoldásokat ajánlja az e-számlához:
– a kontírozási információk hozzárendelése az eredeti e-számlához egy csatolt mellékletben;
– a kontírozás követelményei teljesíthetőek megfelelő elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával (egyértelmű hozzárendelés, visszakereshetőség, utólagos módosítás kizárása);
– olyan iktatóprogram használata, amely a számlához iktatószámot rendel, és ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ.

Bármilyen más módszer is megfelel, amennyiben biztosítja, hogy a kontírozás egyértelműen, elválaszthatatlanul és módosíthatatlanul hozzá legyen rendelve a számlához.

Kovács Ferenc az APEH osztályvezetője a FigyelőNet kérdésére azt mondta a konferencián, hogy a kontírozás az eredeti e-számla alapján kell hogy történjen, elektronikus formában.

Pócza András, az NFM Infokommunikációs Államtitkárságáról is egyetértett vele, s egyben egy egészen kézenfekvő megoldásra hívta fel szerkesztőségünk figyelmét. Ennek alapja, hogy a könyvelés ma már szinte kizárólag számítógéppel történik. Ha pedig a könyvelő számítógépes programja rögzíti és elválaszthatatlanul, visszakereshető módon összekapcsolja a számla számát a könyvelési adatokkal, az megfelel a kontírozás követelményeinek.

A Magyar Könyvelők Országos Egyesületének elnökétől azt is megtudtuk, ma már nemigen van olyan könyvelő, aki ne számítógéppel könyvelne. Lengyel Tibor egyébként régóta elkötelezett az e-számlázás mellett. Sőt, mint előadásából kiderült, ő már tovább is gondolkodott. Azt tervezi, hogy a vállalkozási és az állami szektor bevonásával létrehoznák a Széchenyi Elektronikus Elszámoló Rendszert, amelynek célja lenne többek között, hogy az e-számlázásra építve felgyorsítsa a számlamozgásokat és megszüntesse a lánctartozásokat.

vissza a címlapra

Legfrissebb videó mutasd mind

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.