Az Európai Unió a ’90-es években vezette be az úgynevezett Projektciklus Menedzsment (Project Cycle Managament – PCM) technikát, amely keretet adott a projektek tervezési és irányítási folyamatainak. A sikertelen pályázatok többségét ugyanis a komplexitás hiánya miatt utasították el. A projektötletek nem voltak eléggé kidolgozva, és hosszú távú fenntarthatóságuk nem volt biztos, mivel a pályázók csak a konkrét beruházást, tevékenységet tervezték meg, a projekt jövőjével nem foglalkoztak. A PCM módszerrel a projektek minősége sokat javult, s ez növelte az uniós programok hatékonyságát is. A PCM módszer nem csak a pályázat megírásakor hasznos módszer, hanem a projekt megvalósítása alatt az ötlet kialakulásától egészen az elszámolásig.
• A ciklus minden egyes szakaszra vonatkozóan meghatározza a legfontosabb döntéseket, az információs követelményeket és a felelősségi köröket.
• A cikluson belüli szakaszok egymásra épülnek – egy új szakaszhoz csak az előző szakasz teljesítése után lehet sikerrel hozzákezdeni.
• A cikluson belüli értékelés célja az, hogy a már végrehajtott projektek tapasztalatai beépüljenek a jövőbeni programok és projektek tervezésébe.
A ciklus kezdetén van egy elképzelésünk, ötletünk, abból végrehajtható és értékelhető munkatervet dolgozunk ki. Az általános projektciklus hat szakaszból áll: programozás, azonosítás, minősítés, finanszírozás, megvalósítás és értékelés. Ezek a legfontosabb szakaszok, de a pályázó nyugodtan meghatározhat több szakaszt is, ha a projekt szükségessé teszi.
A PCM ciklusai
A PCM alapelvei
(forrás: Strukturális Alapok képzési program)
1. A projektciklus szakaszainak következetes betartása, ami strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást garantál.
2. Részvétel biztosítása, a projektciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshopok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök, hasznok formájában történő megfogalmazása révén.
3. Fenntarthatósági szempontok figyelembevétele a projekttervezés során, az előnyök, hasznok tartós biztosítása érdekében.
4. Logikai keretmátrix alkalmazása, ez konzisztens elemzési módszert ad kezünkbe a projekttervezés és a végrehajtás során.
5. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a bizottság célkitűzéseivel és a partnerországon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel; a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készülnek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelése érdekében a projekt teljes időtartama alatt.
• Azonosítás: Ennek során az egyes részprogramokat dolgozzuk ki. Mindegyik esetében bevonjuk a kulcsszereplőket, és közösen meghatározzuk a lehetséges teendőket, a szükséges erőforrásokat, a problémákat, amelyekre megoldási javaslatokat is kidolgozunk. A szakasz végén döntést kell hozni arról, hogy mely projektötletek alkalmasak valóban a további vizsgálódásra.
• Minősítés (Kidolgozás): Ebben a szakaszban a kiválasztott releváns részprojekteket részletesebben elemezzük. A kedvezményezettek és a többi érdekcsoport bevonásával kidolgozzuk a részletes operatív projektterveket. Hogyan valósítjuk meg és tartjuk fenn a projekteket. Ebben a stádiumban dől el, hogy a projekthez készüljön-e formális projektterv és finanszírozási terv.
• Finanszírozás: Ebben a szakaszban finanszírozási forrásokat rendelünk a megvalósítható projektekhez. A támogatási szerződés mintája rendelkezésünkre áll, ismerjük a finanszírozási konstrukciót, az átfutási időket, el tudjuk dönteni, kell-e egyéb forrás is. Ha igen, tárgyalunk a lehetséges további konstrukciókról (befektető, banki hitel stb.).
• Megvalósítás: Ha az anyagi hátteret megteremtettük, jöhet a tényleges megvalósítás. Szükség lehet szakmai szakértők bevonására, munkavégzési, illetve szállítási közbeszerzési pályázatok kiírására és szerződések megkötésére. A végrehajtás során, a kedvezményezettekkel és az érdekcsoportokkal konzultálva, folyamatos monitoringra van szükség, hogy biztosan tudhassuk: a projekt nem módosult a tervekhez képest, nincs szükség a követett irány módosítására.
• Kiértékelés: A finanszírozó intézmény és a további külső ellenőrző szervek értékelik, hogy a projekt milyen eredményeket ért el. A projekt vezetője ugyanezt teszi, és levonja a tanulságokat. Ezek felhasználandók a jövőbeni programok és projektek tervezése folyamán.
Bevált gyakorlat, hogy a végső értékelések mellett közbenső értékeléseket is végeznek a projekt végrehajtói. A kiértékelés akkor működik, ha a végrehajtási alternatívák és valós tervek megfelelő ellenőrzésével szemben tudjuk végrehajtani. A PCM egyik legnagyobb előnye: a beépített értékelések révén minden érdekelt fél részt vesz a projekt tervezésében és végrehajtásában is.
A PCM módszertan alkalmazása során további három technikai-módszertani eszközt kell használnunk, amelynek meglétét a bizottság pozitívan értékeli. Az egyik a logframe-mátrix (logikai keretmátrix), amely a projekt logikai integrálását segíti, a másik az oksági és eredményességi összefüggések megvilágítását célzó „problémafa” és „célfa” elkészítése. A harmadik pedig olyan indikátorok, mérőszámok alkalmazása, amelyek segítségével folyamatosan mérhetővé válnak a megtett intézkedések eredményei, hatásai. Ezeket az eszközöket legközelebb mutatjuk be.
