A munkaügyi dokumentumok közé tartoznak a bérszámfejtést alátámasztó dokumentumok, így a munkaszerződések, igazolások, jelenléti ívek, valamint az ezek alapján készült NAV-bevallások (08-as, 01-es), be- és kijelentési nyomtatványok, bérjegyzékek és összesítők is.
A társadalombiztosítási és a jövedelemre vonatkozó iratok megőrzési kötelezettségéről a Tbj. és a Munka törvénykönyve (Mt.) nem rendelkezik külön – figyelmeztet az Adózóna szakértője.
Ez elvileg még nem okozna gondot, de a hétköznapi logika alapján is arra a következtetésre lehet jutni, hogy ezeknek a dokumentumoknak hosszabb a megőrzési ideje, mint mondjuk, egy főkönyvi kivonaténak, hiszen az érintettek nyugdíjba vonulásakor is fontosak lehetnek.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.
E körbe tartoznak a munkaügyi iratok (így például a munkavállalók adatai, a biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó adatok is), melyek nem selejtezhetők, a foglalkoztatónak meg kell őriznie azokat, illetve a cég megszűnésekor a végelszámolónak, felszámolónak gondoskodnia kell iratőrzőnél történő elhelyezéséről.
Természetesen az adózás rendjéről szóló törvény előírásait is figyelembe kell venni. Az Art. 47. §. (3) bekezdése szerint az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőriznie, olyan formában, hogy az adó bármikor újra megállapítható, illetve ellenőrizhető legyen.
Ez azt jelenti, hogy a 08-as, 01-es bevallásokat a biztosítottak be- és kijelentésével kapcsolatos bejelentőlapokat nem kell feltétlenül papír alapon, kinyomtatva tárolniuk, de elektronikus megőrzésükre olyan megoldást kell kitalálni, amely lehetővé teszi, hogy szükség esetén azok az elévülési időn belül bármikor reprodukálhatóak legyenek – összegezte az adózási szakportál.
