Nyolc–tíz éve csupán a vállalatok adminisztrációs igényét elégítették ki az e-hr-szoftverek (főleg a bérszámfejtés és munkaerő-nyilvántartásban, a leltározásnál), később azonban egyre több feladatot átvállaltak az emberierőforrás-menedzsment tevékenységeiből.
A legismertebb e-hr-szoftvergyártók, illetve szoftverek csak felsorolásban: Oracle HR-modul, SAP HR-modul, Peodesy, VIP, OPUS-Human, PS 2000, Person Oracle, Nexon HR, WINTISZT, XBER. A felsorolás nyilván folytatható, és az internetes távoktatást fejlesztő cégek és szoftverek még nem is szerepelnek a listában.
Hogyan választanak?
A választásnál természetesen nem a nevek döntenek, hanem az alkalmazási környezet, amit a vállalati hardver- és szoftverállomány teremt. És nem mellékesen az ár is – bár a cégek gyakran állítják, hogy nem a büdzsé alapján válogatnak az ajánlatokból. És az sem mindegy végül, hogy az új szoftverre való betanítás mennyi időbe, energiába, illetve pénzbe kerül.
A múlt évben egyébként változtak a magyar vállalatok humáninformatikai megoldásokkal szemben támasztott igényei. Egyre inkább az a jellemző, hogy a nagyobb cégek nem egyetlen részfeladatot lefedő szoftvert, hanem komplex, integrált hr-rendszert keresnek – állítják szakemberek, főleg fejlesztők. Így a hr-szoftverek már nem csupán a toborzást és kiválasztást, a személyügyi és munkaidő-nyilvántartást szolgálják, hanem megoldást nyújtanak a karrier- és utódlástervezésre, a kompetenciák értékelésére, a kompetenciadeficit megállapítására, valamint a teljesítmény menedzselésére is. Ugyanakkor a humáninformatikai szoftverekkel szemben ma már egyre inkább elvárás, hogy az alapvető hr-funkciókat dolgozói önkiszolgáló rendszerekkel segítsék – mondta a FigyelőTrendnek a Nexon egyik vezető fejlesztője.
Zöllei Katalin: Magyarországon nagyjából a cégek 42 százaléka rendelkezik valamilyen humáninformatikai rendszerrel.
Összefüggések és funkciók
A Nexon hr-igazgatójától, Zöllei Katalintól megkérdeztük, hogy tapasztalata szerint a hr-vezetők mennyire gondolkodnak előrelátóan a vállalatirányítás korszerű eszközeiről, mennyire ismerik a hr-szoftvereket, azok rendszerét, és mennyire képzettek ezek alkalmazásában. „Vegyes a kép – felelte. – Ma Magyarországon nagyjából a cégek 42 százaléka rendelkezik valamilyen humáninformatikai rendszerrel, ezek főként a bérszámfejtést és a munkaügyi nyilvántartást támogatják. A hr-szakterület informatikai lemaradása jelentős. Az, hogy egy vállalat alkalmaz-e humáninformatikai megoldást, függ a gazdasági környezettől, a vállalatok anyagi lehetőségeitől, valamint a cég IT- és hr-stratégiájától.”
Egyre inkább erősödik az integrált humáninformatikai rendszerek iránti igény. A vállalatok felismerték, hogy sokkal hatékonyabb, ha olyan integrált humáninformatikai rendszereket használnak, amelyek az egyes hr-funkciók támogatásán túl azok összefüggéseit is leképezik.
A teljesítmény menedzselése és a juttatási rendszerek változásai a vállalatirányításban is új eszközöket igényelnek. Ilyen a cafeteria-rendszer, amely önkiszolgáló kezelést és alkalmazást biztosít, vagyis a szoftverek fejlesztésének új irányát hordozza. „Az integrált rendszerek előnye, hogy egy adatbázist használnak, és a különböző modulok adatokat tudnak átadni, illetve átvenni” – mondja a hr-igazgató. Az egyes funkciók közti átjárás, összeköttetés ma már feltétel egy korszerű vállalatirányítási szoftver esetében.
„A humáninformatikai szoftvereknek az adminisztrációs és szervezési feladatok támogatásán túl már magas szintű szakértői tartalommal is kell rendelkezniük – folytatja Zöllei Katalin. – A szoftverek alkalmazásához részletes képzést kell kapniuk a felhasználóknak. A Nexon több főiskolával, egyetemmel kötött együttműködési megállapodást, ahol a hr- és gazdasági szakos hallgatóknak elméletben és gyakorlatban is bemutatjuk integrált hr-rendszerünket.”
Lépést kell tartani
Milyen érvek és indokok késztetnek ma arra egy-egy nagyvállalatot, hogy korszerű hr-eszközt alkalmazzon, a vállalatirányítást komplexszé, ugyanakkor átláthatóvá és sokoldalúvá tegye? Íme néhány cég példája.
A pénzintézetek közötti verseny egyre kiélezettebb. Olyan pénzügyi szolgáltatások és termékek jelentek meg folyamatosan, amelyek korábban nem voltak honosak a magyar piacon, így nemcsak az ügyfelek, hanem a banki szakemberek számára is újdonságot jelentenek. Az alkalmazottak tudása ezért döntő jelentőségű. Ezt ismerte fel az évente tízmillió ügyfelet kiszolgáló OTP Bank: a tudás olyan szellemi vagyont képvisel, amely közvetlenül kihat a pénzintézet tőzsdei értékének alakulására.
„Ez a tudás a szolgáltatásokkal és termékekkel, az értékesítéssel, valamint a tevékenységünket támogató informatikai háttérrel kapcsolatos kompetenciákból épül fel” – állítja esettanulmányukban Kerék László, az OTP Bank Nyrt. Humánerőforrás-gazdálkodási Igazgatóságán működő Képzésfejlesztési és Oktatási Osztály vezetője. Miután azonban a bank nem oktatási intézmény, a legegyszerűbb és leghatékonyabb formáját keresték a továbbképzésnek.
A bankon belül zajló oktatás folyamatai¬nak menedzselésére az SAP integrált vállalatirányítási rendszer emberierőforrás-kezelő modulját használják. Az általános jellegű, például informatikai képzés lebonyolítását viszont teljes egészében kiszervezi az OTP.
„Leendő elektronikus távoktató rendszerünk képességeit a képzésmenedzselés, a tartalomfejlesztés és a felhasználói oldalon nyújtott szolgáltatások szempontjából vizsgáltuk a tesztelés során. A tapasztalatok alapján 2006 februárjában az SAP Learning Solution mellett döntöttünk” – mondta el a vezető. A rendszer bevezetése 2006 márciusában indult, és júniusban sikerrel zárult. Szeptemberre a fiókhálózatban dolgozó, folyamatos képzésben részt vevő, hatezer alkalmazott és a bank további kétezer munkatársa is hozzáférést kapott a rendszerhez.
Hálózatba szervezve
A Wienerberger Téglaipari Rt.-nek 15 gyára van az ország különböző régióiban. 2004 közepén döntött úgy, hogy több sebből vérző bérügyviteli programját lecseréli.
Korábban a bérszámfejtést lokális szinten, vagyis a 15 telephely mindegyikén egyedileg, de ugyanattól a gyártótól származó bérügyviteli programmal oldották meg. Az adatokat azután a budapesti adminisztrációs központban összesítették a bérszámfejtők. Mivel a bérszámfejtő program nem támogatta a hálózatos megoldást, a központból nem látták azonnal, hogy mi történik, vagy éppen mi okozza a hibát a gyárak bérszámfejtésében. A lokális rendszerekben jelentkező hibák kijavítása gyakorlatilag lehetetlen volt.
Emiatt hálózaton keresztül üzemeltethető rendszerre akartak átállni. A munkaszervezésen kívül fontos szempont volt, hogy a program illeszkedjen a meglévő informatikai környezetbe. A megoldás kiválasztásánál azt is mérlegelték, hogy testre szabható legyen. „A korábbi hibákból okulva nem akartunk »konfekciót«, amely működik ugyan, de ujjban kicsit rövid, és vállban gyakran szűknek bizonyul” – mondja az IT-vezető.
A vállalatnál több mint harminc munkarend létezik. Ezért volt fontos számukra az egyéni igényeket támogató fejlesztés és a program testreszabhatósága. Eredetileg csak bérszámfejtő rendszert kerestek, de amikor leültek beszélgetni a szolgáltatókkal, szóba került a munkaidő-nyilvántartás is. Mivel korábban a munkaidő-nyilvántartás papír alapon, kézzel történt, logikusnak tűnt áttérni az elektronikus feldolgozásra. Ráadásul a két rendszer integráltan tud együttműködni. Így vezették be a nexONBÉR mellett a nexONTIME beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszert is. 2005 januárjában kezdték el tesztelni a rendszert, és 2005 februárjában már a nexONBÉR-rel számfejtették dolgozóik bérét.
Információ gombnyomásra
Az OBI cégvezetése 2004 szeptemberében döntött úgy, hogy a korábbi gondok megoldása és a dinamikus növekedés hatékonyabb támogatása érdekében bérügyviteli rendszert, illetve szolgáltatót vált, és teljes magyarországi hálózatában bevezeti a nexONBÉR-t, ezzel párhuzamosan pedig a humánerőforrás-gazdálkodás korszerű megvalósítását biztosító nexONHR-t.
„Ha rövid választ szeretnék adni, azt mondanám, hogy az életünk sokkal könnyebb lett” – állítja a hr-es. Nemcsak a bérszámfejtés vált korszerűvé, de a vállalati információk kezelése is. Miután korábban nem volt hr-rendszer, egy-egy információ kikeresése jelentős manuális munkát igényelt. Természetesen a hr-rendszert is fel kellett tölteni, ami manuális adatbevitelt igényelt, de utána már gyakorlatilag gombnyomásra jött az információ. „Ha például meg akarom tudni, hány olyan jelöltünk van a hálózaton belül, akinek ad abszurdum 3 nyelvvizsgája van, és ezek között szerepel a svéd, akkor ezt pillanatok alatt lekérdezhetem. Korábban ez hosszú keresést jelentett volna.”
Stratégiájuk része ugyanis, hogy az új áruházaikban dolgozók egy részét a meglévő alkalmazottak közül válasszák ki. Ezzel lehetőséget kínálnak a karrierépítésre, illetve olyan embereket is foglalkoztatnak az új áruházakban, akik már jól ismerik az OBI-t. Márpedig ha első körben a belső jelölteket preferálják, ahhoz tudniuk kell, hogy kikből lehet válogatni. „Hatékonyabban és gyorsabban – ezekből eredően olcsóbban és szervezettebben tudunk megfelelő embereket találni áruházaink számára.”
