„A rendezvények sikerét másnap a Facebookon lehet lemérni, a kollégák ugyanis burkoltan vagy nyíltan, de ott azonnal véleményt nyilvánítanak. Sokszor a szervező HR vagy kommunikációs osztálynak a pozitív komment az egyik mérőszáma. Mindez pedig éppen akkor aktuális, amikor nemcsak a munkahelyen, hanem magánemberként is nagy a pörgés, alig érnek rá a meghívottak” – összegezte Duca Andrea, a Nexus Kommunikáció üzletágvezetője.
Kevés olyan előrelátó vállalkozás van, amely már esetleg év elején lefoglalja a helyszínt vagy év közepén a programot. A legjellemzőbb az, hogy október-november táján, esetleg december elején derül ki, hogy van-e egyáltalán pénz rá. Ha igen, akkor „gyorsan összedobnak valami szépet”.
Milyen bulit szervezzünk?
Amikor már biztosan eldőlt, hogy marad keret, lehet bulizni, akkor döntsük el, hogy Mikulás-partit vagy karácsonyi, évzáró, netán évnyitó összejövetelt tartunk. Ez utóbbit indokolja, hogy decemberben már kevés a jó és szabad helyszín, a fellépők alig érnek rá (mindkettőhöz kapcsolatrendszer és szerencse is kell), és az árak is borsosabbak. A január mellett szól még, hogy jobban ráérnek a meghívottak, nem rohannak egyik buliból a másikba.
Kiket hívjunk meg?
A vezetés már az elején döntse el, hogy belsős bulit szervez, ami ajándék a kollégáknak, kötetlen vidám együttlét, vagy ügyfélpartit tart, amely viszont egy elegánsabb, visszafogottabb esemény. Itt köszönetet mondhatnak az üzleti partnereknek az egész éves közös munkáért (ez lehetőség a jövő évi bevétel megalapozására is). A két lehetőség természetesen mixelhető. Itt viszont nagyon kell figyelni az esemény jellegére, ha túlságosan laza a közeg, előfordulhat, hogy az ügyfelek körében visszafelé sül el egy-egy kolléga bemutatkozása.
Fotó: Shutterstock
Mi legyen a program?
Minden cégnek megvan a saját stílusa, kultúrája, az ott dolgozókról is nagyjából tudható az, hogy mi „jön be” nekik. A szeretet ünnepe miatt nem kell gospelt hallgatnia a csapatnak, ha ők egyébként a rock- vagy diszkózenéért rajonganak. Duca Andrea szerint karácsony környékén, év végén még mindig reneszánszukat élik a beöltözős témapartik, ezek fotóival utólag a kollégák gyakran kitapétázzák az egész irodát.
Kiket vonjunk be a szervezésbe?
A vezetők gyakran abba a hibába esnek, hogy szinte mindenkit megkérdeznek a programötletekről. A káosz és a sértődések elkerülésére (úgy sem lehet mindenkinek a kedvére tenni) sokkal bölcsebb döntés, ha nem fórum jelleggel kérdezik meg a munkatársakat, hanem adnak három alternatívát, amelyek közül az a nyerő, ami a többségnek tetszik.
Nagyvállalati rendezvényeken előfordul, hogy külön műsorvezetőt is hívnak. Ekkor figyeljenek arra, hogy mind a személye, titulusa passzoljon a céghez és a műsorhoz is. Ha ismert fellépőket is meghívtak, akkor a programok kezdési időpontját rugalmasan lőjék be, mert a decemberi pörgésben nem ritka, hogy a sokat foglalkoztatott előadók egymás után több fellépést is bevállalnak, így lehetnek csúszások. A csapat összekovácsolásához jó ötlet, ha a kollégák közös produkcióval is fellépnek.
A bulin mit mondjon a főnök?
A karácsonyi parti nem a hosszas prezentációk terepe, hanem a lazulásé. Azt mindenki jó néven veszi, sőt elvárja, ha a főnök, mint házigazda mond pár szót, megköszöni az egész éves munkát, ad némi kitekintőt a jövő évre, de az adatok kivetítését, a részletes 2013-as stratégiát hagyjuk máskorra.
Központi kérdés az ital
Két dolog teheti tönkre a karácsonyi bulit: a túl kevés vagy a túl sok ital. A legkisebb vacsorához is ajánlott az italsort előre kiválasztani, a gazdasági helyzethez és a cégkultúrához mérten. A fogyasztás utáni utólagos fizetés többnyire hidegzuhanyként éri a szervezőt, hiszen a vendégek hajlamosak elengedni magukat mind minőségben, mind mennyiségben. A saját tapasztalatok vagy a rendezvényszervezők tanácsai alapján érdemes kiválasztani, hogy melyek a legkelendőbb italok, és ezek alapján készíthetnek egy ár-érték arányban ideális és fixáras listát.
Legyen ajándék?
A saját dolgozóknak adott ajándékot magas járulék terheli, ezért a társaságok nagy része ezt kihagyja, vagy inkább valamilyen pluszjuttatást ad. Ha mégis készülünk meglepetéssel, akkor az ne legyen nagyméretű, illetve túl értékes, mert a résztvevők néha otthagyják, elhagyják, vagy továbbmennek még bulizni, és a nagy pakk kényelmetlen lesz számukra – tanácsolja a szakértő.
