Minden tevékenység digitális rögzítése az ügyintéző, a vállalati alkalmazott szempontjából nemhogy vonzó lenne, de kifejezetten riasztó lehet. Amerikában például az első számítógépes üzenetkezelő programot heves ellenszenv fogadta. Mára azonban megváltozott a helyzet. Világszerte egyre több helyen látják úgy, hogy a csoportmunka-szoftverek megkönnyítik a munkát, gyorsítják és áttekinthetőbbé teszik a szervezetben az ügymenetet. Az elmúlt években tízmilliószámra adtak el ilyeneket a szoftverházak, elterjedtségük világszerte hovatovább a szövegszerkesztőkéhez közelít.
Ahhoz, hogy kapcsolatba lépjünk egymással, meg kell találnunk egymást. Felhívni csak úgy tudunk bárkit, ha tudjuk a telefonszámát, felkeresni, vagy írni neki csak úgy, ha ismerjük a címét. Így van ez számítógép-hálózatban is: szükséges egy címtár, mindenkinek a címével, akivel a gépet használó kollégának a napi munkában dolga lehet a cégnél. Levelet küldeni és fogadni – ez egy üzenetkezelő rendszer alapszolgáltatása. Gyakorlatilag ez az, amire minden más eljárás, funkció ráépülhet. Amiben eltérés lehet, az a levelezés strukturálása. A legegyszerűbb esetben ezek az anyagok – külön a kimenők és a bejövők – ömlesztve, mondjuk idősorrendben jelennek meg a képernyőn. Kifinomultabb megoldás, ha – nem alapszolgáltatásként, hanem kiegészítésként – az ügyintéző feladónként, illetve címzettenként csoportosítva is át tudja tekinteni a levelezését. A legjobb a teljes kapcsolat-nyilvántartás, a partner minden lényeges adatával, a nem számítógépes kapcsolatfelvételek naplózásának lehetőségével. A levelezést űrlapok segíthetik, ilyet mindenki készíthet is magának. A levéllel együtt átküldhetők dokumentumok, vagy adatállományok is, hasonlóan az Internethez.
Rengeteg olyan számítógépes program van, amelyben nyilvántarthatók az ember elfoglaltságai, a határidők, az elvégzendő feladatok. Megjelenésében a csoportmunka-szoftverek határidőnaplója nem különbözik ezektől. Amivel több, az a csoporttagok elfoglaltságainak egyeztetése: az, hogy egymásnak tudnak időpontot javasolni. Megjelenik például A hivatalnok bejövő üzenetei között egy találkozó előjegyzés, amit B küldött. Elolvassa, és ha jó neki a felajánlott időpont, elfogadja. Ettől kezdve a megbeszélés A és B naptárába egyformán be van jegyezve. Fejlettebb szolgáltatás az időpont-egyeztetés: a program automatikusan olyan időpontot keres, amely minden résztvevőnek szabad. Ha viszont már van számítógépes időbeosztás, akkor az feladatkiosztásra is használható. A vezető nem értekezletre hívja a beosztottját, hanem elküld neki egy anyagot, leírja, mit kell vele tenni, és megadja, mikorra várja az eredményt.
Létrejön egy akta valamely ügyben, amit többeknek látniuk, véleményezniük, alakítaniuk kell. Ha ezt levélhez csatoltan kezeljük, akkor könnyen előállhat öt-hat változata is, ami már kezelhetetlenné teszi a folyamatot. Az ügyiratok egységének megőrzésére az üzenetkezelés önmagában kevés. Erre a csoportmunka-szoftvereknek egy másik ága, a dokumentumkezelés szolgál. A digitális irattár kialakítása, az egyszer digitalizált anyagok változatlan formájú megőrzése, a változatok nyilvántartása olyan feladat, amelyre egy külön ágazat alakult ki: ez pedig a DIP (Document Image Processing), vagy képarchiválás. S ha a rendszer már tud képet tárolni, akkor tud mozgóképet és hangot is. Azaz mindenféle anyag bekerülhet a számítógépbe, és ott tárolni, visszaolvasni, dolgozni lehet vele.
Munkafolyamat-programok
Egy szervezet tevékenysége a dolgozók által elvégzett résztevékenységekből áll össze. Ahhoz, hogy ez a munka zökkenőmentes legyen, nem elég az egyéni munkaköri feladatokat meghatározni – szükséges azok egymásra épülésének, az egymás utáni lépéseknek a megadása is. A szakirodalom munkafolyamatról – workflowról – ír, amikor az ügyviteli feladatok számítógépes felügyeletéről, számítógépes lebonyolításáról van szó. A munka- vagy technológiai folyamat leírása és betartása, betartatása nem újdonság. A termelésben, gyárakban, üzemekben ez alapvető követelmény, ott a számítógépes folyamatirányítás komoly eredményeket tud felmutatni. Bár az ügykezelés szabályozása sem nóvum, az ügyiratok útjának számítógépes követése mégis alapjaiban változtathatja meg egy szervezet munkáját. Nemcsak ellenőrizhetővé, hanem naprakészen követhetővé válik, hogy melyik ügy hol tart, ki mikor mivel foglalkozik. A számítógépek között munkatársról munkatársra, kézről kézre – vagyis inkább “gépről gépre” – jár az akta, s akihez megérkezik, rögtön látja azt is, hogy neki mi a feladata. Egyes rutinszerű döntések automatizálása, elágazások beépítése is lehetséges a jól kialakított munkafolyamat-vezérlő programban. Nem véletlen tehát, hogy önálló, és a csoportmunka-szoftverek bázisán dolgozó munkafolyamat-vezérlő szoftvermegoldást egyaránt találni az informatikai piacon.
Azt hihetnénk, a fentiekben említett programok használatával csökken az ember, az élőmunka szerepe. Nem így van. Bár a számítógép maga türelmes, a pillanatok alatt elénk kerülő akta, a számítógép gyors reagálása arra, amit teszünk, könnyen türelmetlenné tehet, ami pedig gyors, felületes, s nem ritkán téves döntés, intézkedés meghozatalára késztethet. A számítógéppel támogatott ügyvitel vagy gyors gondolkodású, vagy nagyon alapos, megfontolt de mindenképpen jól képzett, az összefüggésekre is odafigyelő ügyintézőkkel hozza meg azt a sikert, amit ígér.
Modernek és klasszikusok
Két irányból fejlődve alakultak ki és változnak tovább a ma legismertebb csoportmunka-szoftverek. Az egyik irány abban az időben alakult ki, amikor a helyi számítógép-hálózat statikus volt, s azt elsősorban az adatállományok központi tárolására, egy nyomtató közös használatára, azaz valamiféle erőforrás megosztásra használták. Felmerült, hogy ha már úgyis egy helyen, az adattárban vannak az adatok, adatállományok, akkor miért ne dolgozhatnának emberek együtt egy-egy feladaton úgy, hogy közben ugyanazt az adatállományt változtatgatják. Vagyis más szóval: legyenek közös adatállományok. Ezek természetesen arra is jók, hogy bennük egymásnak üzenjenek a felhasználók. A dokumentumtár körül tehát kiépíthető egy üzeneteket tároló, fogadó és kiadó program is, de mindig az adatállomány marad az egésznek a középpontjában. Amit a szoftver elintéz, az a dokumentumok tárolása, regisztrálása, követése; az már a felhasználótól függ, hogy ezt a tárat mire, milyen szolgáltatások kiépítésére használja. A csoportmunkát támogató szoftver attól más, mint az adatbázis-kezelő, hogy nem egy-egy rekordot, bejegyzést tart nyilván, hanem teljes adatállományokat.
Magyarországon a PC-s hálózatokban az első széles körben ismertté és elterjedtté vált ilyen szoftver a PrismaOffice volt, DOS-os környezetben. Az Onyx Kft. sokat eladott belőle, de a Windows-os változatnak már nem sikerült megkapaszkodnia a piacon.
A dokumentumtároláson alapuló csoportmunka-programok klasszikusa a Lotus Notes (újabban Lotus Domino). Ebben egy ablakban ikonként jelennek meg a különféle munkafeladatok elvégzését támogató alkalmazások. Ennek megfelelően elsősorban a testre szabott modulok fejlesztését megfizetni képes nagyvállalatoknál vált népszerűvé. Jellemző, hogy a programnak sokáig nem volt üzenetkezelő szolgáltatása, csak a Lotus cc:Mailt, egy önálló levelező rendszert lehetett hozzá illeszteni úgy, hogy az megjelenjen a fő ablakában, mint hívható alkalmazás.
A másik – újabb – megközelítés nem a dokumentumok tárolása, rendszerezése, karbantartása felől közelíti meg a feladatot, hanem az emberek felől. Azt mondja: szükség van információcserére, az pedig megoldható számítógéppel, nosza oldjuk meg. Tehát nem a dokumentum, hanem a közlő és a közlést fogadó ember kerül a középpontba. Az üzenetkezelő önmagában természetesen nem más, mint egy elektronikus postai hálózat, amelyben a postahivatalokhoz rendelt levélszekrénytől levélszekrényig mozognak a digitális levelek. Az együttműködést már ez is segíti, ám ahhoz, hogy csoportmunka-támogatásról lehessen szó, kellenek olyan szolgáltatások, mint az időbeosztás, feladatkijelölés, egyáltalán a felhasználó szervezetbe illesztésének lehetősége, a munkafolyamat felügyeletének, szervezésének támogatása, s végül a dokumentumtárolás.
Az üzenetkezelés felőli megközelítésnek fontos eredménye a kezelői program egységes megjelenése, az egyes szolgáltatások integrálása ugyanabba a szerkezetbe. Ezt látjuk a Novell GroupWise-nál és a Microsoft Exchange-nél is. Ezek egy másik előnye – elsősorban az olcsóbb megoldást keresők számára – a kész szolgáltatások megléte: kibontom a csomagot, telepítem a szerverre a központi programot, a munkaállomásokra az alkalmazói programot, megjelennek az alapszolgáltatások és már regisztrálhatom is a csoportmunka-szoftverrel dolgozó munkatársakat.
Az egy irányba fejlődés azt hozza magával, hogy a Lotus Dominóba is belekerülnek standard alkalmazások, és a Microsoft Exchange-hez, valamint a Novell GroupWise-hoz is készíthet a felhasználó saját speciális alkalmazásokat. Mégis, ha megnézzük az egyik és a másik szoftver kezelői felületét, még mindig érződik a megközelítésbeli különbség.
A Világhálón keresztül
Amikor kiderült, hogy az emberek szeretik az időt az Internet böngészésével tölteni, a szoftverguruk kitalálták, hogy talán az lesz a legjobb, ha minden programot, nyilvántartást, ilyen-olyan számítógépes alkalmazást láthatóvá teszünk az internetes keresőprogramok ablakából. Szinte valamennyi cég lázas munkába fogott, hogy illeszthetővé tegye szoftvereit az Internethez; így volt ez a csoportmunka-szoftverek esetében is. A világhálón keresztüli távoli rákapcsolódás lehetősége a vállalati csoportmunka-szoftverhez, elsősorban a telefonköltségek csökkentése szempontjából kedvező.
