Mire is való a hírlevél, és hogyan érdemes kiküldeni ahhoz, hogy hasznot hozzon a cégnek? Balogh Gabriella marketing szakértõt, a Magyar Marketing Szövetség tagját kértük meg, avasson be a mûhelytitkokba, például abba, hogy melyik napon érhetjük el a legnagyobb érdeklõdést a hírlevelünkkel.
1. A hírlevél nem lehet olyan, mint az engedély nélkül küldött erõszakos reklámlevél (spam).
A hírlevélnek két célja van: az egyik, hogy bizalmat keltsünk vele a cég irányába, a másik, hogy folyamatosan benne legyünk a fejekben. Ezért ne csak a törvényi elõírásoknak feleljen meg, hanem a címzett elvárásának is. Ha például azt ígértük, hogy információval látjuk el, akkor ne küldjünk neki csak eladási ajánlatot. Ne akarjunk a hírlevélben rögtön értékesíteni, csak informálni, és gondolatokat elültetni.
Maga az értékesítési szándék jelzése sincs kitiltva, de csak finoman, elegánsan célszerû utalni rá. Hisz végül is a címzett is tudja, hogy valahol ez a küldõ célja, tehát ezért nem neheztelhet.
Ha viszont minden hírlevél csak az akciókról szól, az akciórengetegben elvész az újabb akció.
Balogh Gabriella szerint egyébként nem kell mindig mindent leakciózni, mert ennek rossz üzenete is lehet: pl. a kutyának sem kell, talán nem is olyan jó, azért akciós – fordulhat meg a címzett fejében. Persze van, aki csak az akciókban hisz, és van olyan piac, ahol csak ez jön be – tette hozzá.
2. Kész adatbázisokkal nem célszerû dolgozni. Akik ott szerepelnek, nem biztos, hogy kíváncsiak a cégünkre.
A klasszikus hírlevélhez az a leghatékonyabb módszer, ha a vállalkozás felépít egy saját adatbázist. Akik itt szerepelnek, regisztráltak biztos érdeklõdõk. Õket érdemes rendszeresen hasznos, új, számukra érdekes információkkal ellátni.
3. Ne írjuk mindenkinek vagy többször ugyanazt.
Ha többféle státusú regisztrált van (pl. külön partnerek, ügyfelek, vevõk, stb.), akkor érdemes lehet külön hírlevél-küldési csoportokat létrehozni, és eltérõ tartalmú levelet küldeni.
Ne legyen déja vu érzés. A hírlevelek ne másolással készüljenek, mert hiába volt az elsõ jó, ha a többiben sok az ismerõs mondat, az unalmassá és érdektelenné teszi. Ha ezek fent vannak a weboldalon, és mindegyikben ugyanaz van, akkor az is elég furcsa benyomást kelt.
4. Sokan még ma is azt hiszik, az a hírlevél, ha a levelezõprogramban csoportokat képeznek, és azzal küldenek ki leveleket.
S ha esetleg a szolgáltató limitálja, hány címzett lehet egy levélben (hogy védje a rendszerét a szpemeléstõl) , akkor feldarabolják az adatbázist. Erre nem érdemes idõt fecsérelni.
Itt jön be a profi szoftver, ami automatikusan építi az adatbázist (azokból, akik bejelentkeznek a hírlevélre), akár csoportosítva is, hogy célzott hírlevelet lehessen küldeni.
Nem érdemes azonban saját programot fejlesztetni, mert azt mindig újra meg kell venni, ha elavul. Ideálisabb bérelni, s akkor mindig aktualizálva lesz, ezen kívül nem a saját szerveren keresztül megy a levelezés, vagyis nem azt veszi igénybe.
5. Ne az utolsó pillanatban, kapkodva készüljenek a levelek, mert ez érzõdhet rajtuk, és sokat levonhat a kívánt hatásból.
Uborkaszezonban például (ha van ilyen a cég életében) érdemes lehet egy kis idõt szánni a hírlevél tervezésre. Egy alkalomban, vagy sorozatban gondolkodjunk, ha hírlevelet küldünk? Mindegyik esetre van jó példa.
Lehet pl. több részes, tanfolyamszerû is a hírlevél. Ilyenkor elõre elkészítjük az egészet. Mindegy, hogy mikor iratkozik fel a címzett, pl. rá egy hétre kapja az elsõ hírlevelet és utána hetente a következõ részeket, így nem mulaszt el semmit, nem tudja lekésni.
Lehet 3-4 hónapra elõre is megtervezni, hogy mikor milyen levelet küldünk, s ez mehet le folyamatosan.
Lehet csak vázat is készíteni (érdekes, hasznos infók) plusz friss, aktuális dolgokat beletenni az adott piaccal kapcsolatban. S lehet elõre nem tervezve, egyedileg is készíteni a hírleveleket.
6. Semmiképpen ne büntetés legyen a hírlevél-készítés, ne valakire rálõcsölt feladat. A muszáj-szagú hírlevél rosszabb, mintha nem is küldött volna semmit a cég – lerombolhatja az addig kialakított képet.
Ki állítsa össze a hírlevelet? Ha van marketinges, akkor õ. Ha nincs, akkor az ügyvezetõ, vagy a jobb keze. Ha senki nem csinálja szívesen és/vagy jól, akkor jól jöhet egy profi külsõs. De persze a cég ebben az esetben sem úszhatja meg, hogy belefolyjon a munkába, hiszen a speciális céges stílust, a célokat, a prioritásokat meg kell adni.
7. Ne essünk túlzásba a megszemélyesítéssel. Nagyon zavaró lehet például, ha a címzett minden sorban (vagy sûrûn) találkozik a keresztnevével, vagy a cége nevével.
Célcsoport-függõ is, hogy mi tanácsos és mi nem, és azt is érdemes tudni, hogy a magyar netezõk szeretik, ha a nevükre szól a hírlevél. Bizonyos esetekben érdemes utalni például arra is, hogy mit és vagy mikor vásárolt a cégtõl a címzett. Az ilyen mélységû testre szabáshoz persze kell egy jó értékesítési adatbázis, és az is kérdés, mennyire lehet az onnan kinyert adatokat „megetetni” a hírlevél küldõ szoftverrel.
8. Ne szakadjunk el a céges arculattól.
Az a jó, ha a hírlevélben visszaköszön a szokásos céges design, mert így jobban be tudják azonosítani, honnan jött az üzenet és jobban is emlékeznek rá, mintha eltérünk a szokásos céges megjelenéstõl. Persze kiegészíteni lehet néhány aprósággal, de úgy, hogy az alap felismerhetõ legyen.
9. Csak annyira legyen színes, vidám vagy meleg színhatású a hírlevél, hogy még ne üsse az arculat színeit. Ne ordítson a szöveg, vagyis ne alkalmazzuk agresszíven és sûrûn a különbözõ szöveg-kiemelési módszereket, mert ez is zavaró lehet az olvasásban, látvány-káoszt eredményez és nem mellesleg a kívánt hatást sem lehet vele elérni, ha túlzó.
Maximum egy-kétféle kiemelési technikát javasol a szakértõ, s ezeket is módjával alkalmazva. Legyen saját stílusa a hírlevélnek, de ne erõltetett. Ha egy cég arculata szürke, akkor ne akarjanak ettõl eltérni a hírlevélnél sem. Meleg vagy vidám színhatásra érdemes törekedni szigorúan az arculathoz igazítva.
10. Óvatosan illetve következetesen a tegezõdéssel. Van, ahol magázódás megy a weboldalon, s tegezõdés a hírlevélben. Ez furcsa lehet.
Mivel a kultúránkban a magázás az udvarias forma, ezért a szakértõ általánosságban inkább ezt javasolja. Persze van olyan kör, akiknél nem zavaró a tegezõ hírlevél – tette hozzá.
11. Ne akarjunk mindenáron jópofák lenni.
Attól függjön a jópofa hangvétel, kiknek írunk és milyen témában. Egy komoly cég komoly szakmai szövegét megkérdõjelezheti pl. a poéngyártás. Másrészt a marketing világában kötelezõ a figyelemfelkeltés, s ebben tényleg jó segítség lehet a finom, érzékeny, játékos, választékos, harsogás és az erõszakmentes humor.
12. A túl ritka (több hónapos szünetekkel) kiküldött hírlevél sem jó, mert elfelejtik a céget, de a túl gyakori sem (pl. a heti kétszeri, háromszori vagy mindennapos), mert fárasztó, tolakodó lehet.
A célcsoporttól, a tevékenységtõl is függhet az optimális gyakoriság. Legyen benne rendszeresség és következetesség. Egy kertészeti cégnek pl. elég kéthavonta küldeni, de évente kétszer már kevés.
13. Nem elegáns, ha a leiratkozáshoz külön emailt kell írogatni, aztán még külön rákérdeznek, hogy biztosan le akarunk-e iratkozni, stb.
Fel- és leiratkozási lehetõség feltétlenül legyen (utóbbit törvény is elõírja). Feliratkozásnál nevet és email címet kérjen a program, és mindig legyen visszaigazolás. A leiratkozás pedig profi szoftvernél csak egy kattintás.
13+1 A hétfõ, a kedd és a péntek általában kevésbé nyerõ napok, legalábbis a hírlevél olvasási szokásokat vizsgáló felmérések szerint.
A szerdán és csütörtökön kiküldött hírleveleket nyitják meg a legtöbben és ekkor kattintanak át legtöbben a teljes hírre – derült ki a kutatásokból.
A profi hírlevél-küldõknél van arra lehetõség, hogy linkelni lehessen. Ezt érdemes kihasználni, és csak az információ egy részét leírni a hírlevélben azzal, hogy a többit a honlapon olvashatja a címzett. Így mérhetõ az is, hogy hányan kattintottak a hírlevélre, hányan a linkre. Ezeket tudnia kell a szoftvernek. A két kattintási szám pedig fontos visszajelzés arról, hogy mennyire érdekelte a címzetteket az információ, amit küldtünk a hírlevélben, és hányukban keltette fel annyira az érdeklõdést, hogy tovább olvassák. S persze az sem utolsó szempont, hogy ha felmennek a honlapunkra, akkor talán egy füst alatt ott is körülnéznek.
A felmérések szerint azt, hogy a már megnyitott levélbõl átkattintanak-e a folytatásra, függ attól is, hogy megszemélyesített-e az üzenet, hogy mennyire rendezett a levél kinézete, tartalma, stb.
