A hatvan embert foglalkoztató Organon Hungary Kft. több éven keresztül házon belül oldotta meg a bérszámfejtést egy vezető humánügyviteli szolgáltató cégtől bérelt szoftver segítségével. De amikor egy évvel ezelőtt a bérszámfejtéssel foglalkozó munkatárs szülési szabadságra ment, a menedzsment úgy döntött, hogy egy alacsonyabb beosztású alkalmazottat vesznek fel, és a bérkülönbözetet outsourcingra fordítva, a bérszámfejtést teljes egészében kihelyezik a már bevált humánügyviteli szolgáltató céghez. „A szülési szabadság időtartamára szóló kiszervezéssel azonos költségszint mellett magas szintű és megbízható szolgáltatáshoz jutottunk” – mondja Papp Tibor, a gyógyszergyártással foglalkozó cég gazdasági igazgatója.
Mikor érdemes kiszervezni?
Az IT outsourcing olyan vállalatoknak ajánlott, amelyek:
• javítani és kontrollálni akarják az IT-szolgáltatások színvonalát;
• átláthatóvá, tervezhetővé akarják tenni az IT-költségvetést;
• olyan informatikai szolgáltatást szeretnének, amely magas színvonalon támogatja az üzleti folyamatokat;
• csak a core business területre szeretnének koncentrálni;
• nem tudnak, vagy nem akarnak a magas piaci IT-bérszínvonalon kiváló szakembereket alkalmazni;
• technológiailag elmaradtak, és nem tudják, nem akarják saját erőből finanszírozni a gyorsan avuló informatikai fejlesztéseket;
• nem tudnak lépést tartani az informatikai piac gyors változásaival;
• csak nagyon lassan tudnak új szolgáltatásokat bevezetni (nagy tehetetlenségű szervezetek).
Forrás: AAM Informatikai Tanácsadó Rt.
Az 1 milliárd 105 millió forint árbevételű Auer Kft. olyan munkafolyamatokat és résztevékenységeket helyezett házon kívülre, amelyeket a forgalom növekedése miatt már nem tudott elvégezni, vagy egyszerűen csak gazdaságosabb volt külső céget alkalmaznia. „Öt évvel ezelőtt kinőttük a raktárhelyiségeinket, ez indította gondolkodásra a menedzsmentet” – mondja Csumán Tamás, az ostyagyártással foglalkozó cég kereskedelmi igazgatója. A megoldást egy olyan cégnél találták meg, amelyik a logisztikai feladatok nagy részét levette a vállalat válláról, ráadásul az új szolgáltatás révén jobb lett a disztribúciója és ezáltal a forgalma is nőtt. „A raktározás és kiszállítás mellett az üzemeltetés területét érintő, illetve bizonyos speciális műszaki- és labormunkákat helyeztünk ki, amelyek nagyobb technikai hátteret igényelnek” – részletezi Csumán Tamás.
Mint a példákból is látható, az outsourcingot olyan tevékenységek esetén érdemes meggondolnia egy vállalatnak, ha a kihelyezni kívánt tevékenység inkább kiszolgáló és operatív jellegű. A kis- és középvállalatoknál tipikusan ilyen például a könyvelés, bérszámfejtés, az IT terület (például: irodatechnika eszközök, helpdesk), egyes logisztikai tevékenységek (raktározás, disztribúció) és az üzemeltetés (portaszolgálat, takarítás, örző-védő szolgálat). Amennyiben egy tevékenység stratégiai fontosságú és egyértelmű versenyelőnyt jelent, kevésbé célszerű kiadni. További indok lehet az outsourcing mellett, ha a vállalat az adott tevékenységet nem tudja kellő szinten ellátni, sorozatos negatív események történnek a cégnél (például az informatika területén), vagy ha komoly fejlesztéseket irányoznak elő, és a vállalkozás forráshiánnyal küszködik.
Mit lehet elérni az outsourcinggal?
Az outsourcing megtervezése és megvalósítása jól egymásra épülő lépések sorozatával történik, melyek:
a) A vállalati stratégia megalkotása és stratégia célok kijelölése
b) A stratégia célok lebontása logisztikai célokra
c) Kiszervezendő tevékenységek meghatározása
d) Szolgáltatókiválasztás szempontjainak összeállítása
e) Szolgáltatókiválasztás
f) Szerződéskötés (Outsourcing- és Szolgáltatási Szint Szerződés)
g) Működési folyamatok és IT támogatás megtervezése
h) Implementálás
i) Működtetés
j) Teljesítménymérés és visszacsatolás
Forrás: KPMG
„A három szempont közül a vállalatok a fő tevékenységre fókuszálást tették az első helyre – mondja Teleki Károly, – megtanulták, hogy kulcskompetenciáikra kell fókuszálniuk és általában korlátos erőforrásaikat nem szabad szétforgácsolniuk.”
A KPMG felméréséből az is kiderül, hogy a kiszervezést végrehajtó cégek több mint felénél átlagosan 9,8 százalék költségcsökkenést sikerült realizálni. Ezt a logisztikai cégek azáltal érik el, hogy több ügyfelük tevékenységét tudják konszolidálni (méretgazdaságosság) és fejlett know-how-val, korszerű eszközparkkal rendelkeznek. Ugyanakkor a kiszervezést ellenzők sokszor arra hivatkoznak: igaz ugyan, hogy a közvetlen logisztikai költségek csökkennek a kiszervezés által, viszont a menedzsment-ráfordítás növekszik, mivel a kihelyezett tevékenység nehezebben kontrollálható, mint a házon belül tartott. Ezt is cáfolja a KPMG felmérése: a válaszadók kétharmada szerint jelentősen csökkentek a menedzsment ráfordítási idők a kiszervezést követően.
Ugyanakkor nem árt tudni, hogy nem minden outsourcing jár költségcsökkentéssel. A felmérés szerint a kihelyezést végző cégek harmadánál növekedtek a költségek. „A költségnövekedés viszont minden esetben együtt járt a kiszolgálási szint növekedéssel – teszi hozzá Teleki Károly –, tehát úgy tűnik, ezek a cégek tudatosan választottak drágább szolgáltatást a jobb kiszolgálási szint érdekében.” Az outsourcing további fontos hozadéka, hogy a kiszervezett tevékenység költségei és teljesítménymutatói átláthatóvá, mérhetővé és tervezhetővé válnak, ezáltal lehetőség van további javulásra.
Mire szerződnek a felek?
A klasszikus outsourcing szerződés tulajdonképpen két szerződésből áll: a tevékenység elvégzésére, illetve a szolgáltatási szint paramétereire (SLA – Service Level Agreement) vonatkozókból. Mivel a kiszervező cég számára létfontosságú, hogy a kihelyezett tevékenységek és a szolgáltató felett kellő kontrollja legyen, az SLA írja le részletesen az egyes szolgáltatásokat, és azok minőségét. Egy logisztikai outsourcingnál ilyen SLA-ban rögzített teljesítménymutató például az időben történő szállítások rátája, a rendelésteljesítési ráta vagy a pontos összeszedési ráta. Ha a szolgáltató ezeket nem teljesíti, akkor kötbéreztetni lehet. Ha kicsi a hibaarány, akkor a normál díjat fizeti a megrendelő, ha nagy, akkor a kötbérrel csökkentett összeget.
Az outsourcing klasszikus értelemben személy- és eszköz átadással is jár, ugyanakkor abban különbözik az egyszerű adásvételtől, hogy van egy vállalkozási szerződés része is, mely szerint az erőforrás-kihelyezést végző szolgáltatást vesz igénybe az átvevőtől, illetve nem egyszeri alkalomra, hanem hosszú távú, tartós együttműködésre szól. A KPMG felmérése szerint a magyarországi cégek a szerződések felét határozatlan időre, a másik felét határozott időtartamra kötik, átlagban 3-4 évre. „Nyilvánvaló, hogy a szolgáltatók minél hosszabb távra szeretnék megkötni a szerződéseket, általában nyolc-tíz évre, a megrendelő azonban biztosítékot szeretne látni, hogy ha valami gond van, akár egy év múlva is kiléphessen az üzletből” – mondja Teleki Károly.
Az outsourcingot több különböző cél elérésére is lehet alkalmazni, de nem egyszerre. A megbízónak először is tisztában kell lennie azzal, hogy a cég milyen üzleti célokat akar elérni, és ehhez milyen stratégiát választ a piacon. Az outsourcing partner kiválasztásához pontosan fel kell mérni a jelenlegi és a jövőben elvárt szolgáltatásokat. „A szolgáltató kiválasztásánál fontos, hogy a vállalat szakemberei ne csak prezentációk alapján döntsenek, hanem menjenek el más vevőkhöz is, és folytassanak négyszemközti megbeszéléseket a tapasztalatokról” – mondja Csumán Tamás, az Auer Kft. kereskedelmi igazgatója. Esetenként hatékony lehet egy szakértő cég bevonása is.
