A nyugdíjjogosultság és a nyugdíjösszege a szolgálati időtől és a nyugdíj alapjául szolgáló keresettől függ, vagyis attól, hogy milyen munkáink voltak. Ahhoz, hogy mire a nyugdíj elé kerülünk, ezek az információk rendelkezésre álljanak a nyugdíj-megállapításhoz, előírják, hogy a foglalkoztatóknak mely dokumentumokat meddig kell megőrizniük. Így például a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával (például munkaviszonyával) összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vehető keresetről, jövedelemről szóló munkaügyi iratokat kell megőriznie a munkáltatónknak a megadott időpontig, azaz az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig. A nyugdíjkorhatár jelenleg (az 1957-től születetteknél) a betöltött 65. életév.
Mint az Adó.hu felhívta rá a figyelmet, a vonatkozó jogszabály alapján
Amennyiben a foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, akkor a megőrzendő iratok fellelhetősége érdekében köteles bejelenteni a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek, hogy hol őrzi a fent nevesített munkaügyi iratokat.
Ha pedig a foglalkoztató nem vagy késedelmesen, illetve nem az előírt módon teljesíti bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettségét, mulasztási bírságot köteles fizetni. A bírság 50 ezer forinttól 500 ezer forintig terjedhet, de ha a jogsértést egy éven belül ismét megállapítják, akár 1 millió forint is lehet.
