Benyújtástól aláírásig

Két-három hónapig, de akár évekig is tarthat, hogy a pályázat benyújtásától eljussunk a szerződés aláírásáig, legtöbbször azonban 4–6 hónapot vesz igénybe. Ez erősen függ attól, hogy hazai elbírálású pályázatról vagy közösségi programról van-e szó. Amíg az előző esetben jóval egyszerűbb a helyzet, hiszen többnyire nem előzi meg komolyabb tárgyalás a szerződéskötést, addig egy közösségi program esetében olykor valóságos „alkudozás” zajlik a pályázó és a brüsszeli hatóságok között.

• A pályázati anyag beküldése:

A pályázat benyújtására több lehetőség is van. Léteznek tisztán elektronikus és tisztán papíralapú megoldások, és elképzelhető a kettő kombinációja. A benyújtás módjától független azonban, hogy jellemzően adott nap adott órájáig kell pályázatunknak a megadott címre (szerver vagy postázó központ) megérkeznie. Egyes tagállamokban előfordul, főként a strukturális alapok esetében, hogy a határidő vizsgálatánál a feladás dátuma (postabélyegző) számít. Minden esetben igaz, hogy a határidő után érkezett pályázatokat érdemi bírálat nélkül elutasítják.

Az első visszajelzés

• A pályázatunkhoz szinte minden esetben csatolni kell egy olyan dokumentumot (Acknowledgement of Receipt), amelyet az átvétel igazolásaként a pályázat benyújtását követkő egy-két héten belül faxon vagy levélben visszakapunk, a pályázatunknak adott hivatkozási számmal. A bírálati folyamat később fázisaiban erre a számra hivatkozva kérhetünk további információkat – amennyiben erre lehetőség van.

Az Acknowledgement of Receipt nem jelent semmilyen pozitív információt a bírálat szakmai részével kapcsolatosan. Mindössze arról informálnak minket, hogy pályázatunkat határidőre benyújtottuk, így feldolgozására, bírálatára lehetőség nyílt.

• Hiánypótlás:

A hiánypótlás intézményrendszere jellemzően a strukturális alapok egyes pályázati felhívásainál létezik, a közösségi programoknál szinte teljes egészében hiányzik. Ennek legfőbb oka a két pályázati anyag különbözőségében rejlik.

A strukturális alapok pályázataihoz jellemzően igazolások, mérlegek, cégkivonatok, árajánlatok hadát kell csatolni. A közösségi programoknál nincs erre szükség, legalábbis a projektjavaslat benyújtásakor. Az előző esetben könnyű kifelejteni valamit, ezért a hatóságok lehetőséget adnak a hiánypótlásra. Természetesen mindkét esetben előfordulnak kivételek, ezeket azonban a pályázati felhívás szövege pontosan tartalmazza.

Második visszajelzés

• Bírálati pontszámok

Amennyiben a pályázati anyagunkat (hiánypótlással vagy anélkül) bírálatra alkalmasnak találták, legalább 2–20 hetet vehet igénybe a bírálati folyamat első fázisa. Ez idő alatt a korábban már leírt bírálati folyamaton és szempontrendszer alapján fogják megítélni a pályázat minőségét. Ennek eredményét összegzi a bírálati összesítő (Consensus Meeting Form). Ebben nem esik szó arról, hogy pályázatunk sikeres vagy sem, legtöbbször csak az egyes bírálati szempontokra kapott pontszámokat tüntetik fel, rövid összegzéssel.

Ha a kapott pontok alatta maradnak a szintén itt feltüntetett küszöbértéknek (Treshold mark), akkor projektünknek természetesen nincs esélye támogatást kapni. Ellenkező esetben a projekt felkerült a támogatható projektek listájára, és a rendelkezésre álló pénzösszeg, valamint a kért támogatási összeg alapján fog eldőlni, hogy a lista elejéről hányan részesülhetnek a támogatásból. Minél nagyobb összeget igényeltek a lista elején szereplők, annál rövidebb lesz az összes támogatott projekt listája.

Harmadik visszajelzés

• Az elfogadó vagy elutasító levél:

Az egyik leginkább várt visszajelzés a pályázati folyamat során a pályázat elfogadásáról vagy elutasításáról értesítő levél. Ha pontszámunk a már említett küszöbérték alatt volt, a levél tartalma nem lesz meglepetés. Az is előfordulhat azonban, hogy bár a pontszámok alapján megfeleltünk, a sok jó projekt miatt mégsem kapunk támogatást, mert a nálunk is jobbak felélték a teljes támogatási keretet.

Projektünk akkor kaphat támogatást, ha pontszámaink abszolút érdelemben és relatíve is jók. Fontos azonban megjegyezni, hogy még ekkor sem arról értesítenek minket, hogy a támogatást megkaptuk! Csak arról, hogy a bizottság vagy a hatóság szeretné projektünket támogatni, és ennek érdekében elkezdhetjük a szerződéskötési tárgyalásokat. A levélhez csatolt mellékletekben általában megnevezik a szerződéskötési tárgyalásért felelős személyt, és csatolják a szerződéskötési tárgyalások megkezdéséhez szükséges dokumentumok listáját.

• Szerződéskötési tárgyalások 1.

A szerződéskötési tárgyalások néven ismert folyamat célja az, hogy a bizottság (hatóság) és a pályázó közötti együttműködés keretében kialakuljon a benyújtott és elbírált projektjavaslat (proposal) alapján a végrehajtandó projektet pontosan, jogilag is ellenőrizhető módon leíró dokumentum. Fontos megjegyezni, hogy míg a benyújtott és elbírált dokumentum csupán javaslatnak számít, addig a szerződéshez csatolt dokumentum már a szerződés technikai melléklete, és mint ilyen kötelező érvényű lesz ránk nézve.

A szerződéskötési tárgyalások során pingpongszerű „kérdezz-felelek játék” szokott kialakulni, miszerint a bizottság kérdez, javasol, a pályázó pedig válaszol… A szerződéskötési tárgyalások átlagos hossza 1–5 hónap, de extrém esetben ennél több is lehet. Jellemzően adminisztratív szakmai és pénzügyi kérdések kerülnek terítékre.

• Adminisztratív fejezetek:

Ennek során kerül sor a koordinátorral és a partnerekkel kapcsolatos adatok pontosítására, részletesebb, a cégek létezését bizonyító dokumentumok (cégkivonatok, mérleg) benyújtására. A dokumentumokat a koordinátor összegyűjti a partnerektől, és továbbítja a bizottsághoz, hatósághoz.

Fontos, hogy a partnerek és a koordinátor között gyors és naprakész legyen a kapcsolat. A bizottság olykor 2-3 napos határidőt szab meg az egyes dokumentumok összegyűjtésére és beküldésére. Valószínűleg már ezzel is azt „tesztelik”, hogy mennyire tud majd hatékonyan együttműködni a konzorcium.

• Szakmai és pénzügyi kérdések:

Talán a legnagyobb hangsúly a szakmai és pénzügyi kérdésekre, illetve ezek összhangjára esik a szerződéskötési tárgyalások során. Természetesen az a cél, hogy mind a pályázó, mind a támogató részére maximálisan megfelelő szerződést tudjunk „kialkudni”. Gyakran valódi alkufolyamatról van szó (legalábbis a közösségi programok rendszerében).

Ennek során a bizottság jellemzően pénzügyi támogatást csökkenteni kívánó törekvéseire a pályázó úgy válaszolhat, hogy ennek fejében redukálja a projekt során végrehajtó feladatok számát vagy azok nagyságrendjét. A lényeg az, hogy szem előtt tartsuk: mégiscsak a bizottság a tárgyaló partner – azaz csak papíron vagyunk teljesen egyenrangúak… Ha sikerül megtalálni a közös hangot, a folyamat során valóban előnyös alkupozíció is kialakulhat – mindez csupán gyakorlat kérdése.

• A szerződés megküldése:

A tárgyalások bonyolultságától vagy a projekt nagyságától függően ezek a folyamatok 2–6 hónapot vehetnek igénybe. Amikor a bizottság vagy hatóság technikai és pénzügyi osztálya is lezártnak tekinti a szerződéskötési tárgyalásokat, akkor kerül sor a támogatási szerződés megküldésére.

Jellemzően mind a koordinátornak, mind a partnereknek alá kell írniuk. Ezt követően a szerződést visszaküldik Brüsszelbe, jellemzően a bizottság vagy hatóság az utolsó aláíró. Legtöbb esetben az utolsó aláírást követő hónap első napja lesz a projekt kezdete, de ettől eltérő esetek is előfordulnak (például a LIFE-III esetében).

• A szerződés aláírása után:

A szerződés aláírását követően indul a projekt, legtöbbször az úgynevezett projektindító megbeszéléssel (Kick-off meeting). Ekkor írják alá a partnerek közötti belső, úgynevezett konzorciális szerződést, dolgozzák ki a projektmenedzsment végleges módszereit. A projekt végrehajtásának kérdéseivel a projektmenedzsment foglalkozik.