A közokirat létrehozásának alapvetôen két formája lehetséges, az egyik az, amikor a szerzôdô felek a szerzôdést a közjegyzô elôtt kötik meg, vagyis a szerzôdéses körülményeket ismertetik a közjegyzôvel és az az úgynevezett jogi nyilatkozataikat közokiratba foglalja. Ebben az esetben a közjegyzô nemcsak mint jogi tanácsadó szerepel, aki aktívan köz-
reműködik a szerzôdés megszövegezésében, de felelôsséget is vállal annak tartalmáért. Vagyis, ha a szerzôdés kapcsán késôbb valami hiba, vagy mulasztás vetôdik fel, akkor azért a közjegyzô vállal anyagi felelôsséget.
A másik alapeset, amikor egy már megkötött szerzôdés alapján a kötelezettséget vállaló fél a közjegyzô elôtt tartozáselismerô, vagy kötelezettségvállaló nyilatkozatot tesz. Vagyis megerôsíti a szerzôdésben foglalt kötelezettségét a közjegyzônél. Tipikus példája ennek, amikor egy vállalkozó bankkal köt hitelszerzôdést. A bank ilyenkor annak érdekében, hogy az adós által felajánlott biztosíték pereskedés nélkül végrehajtható legyen, kötelezik ügyfelét arra, hogy a közjegyzônél egyoldalú kötelezettségvállalást jelentsen be. Ilyenkor a felek által kötött szerzôdés alapján készített tartozáselismerô nyilatkozat a közokirat.
Számos olyan eset fordul elô a vállalkozások gazdasági életében, amikor javasolt közjegyzôhöz fordulni és joghatállyal rendelkezô nyilatkozatot tenni. Ilyen például – Farkas Tamás szerint – egy kölcsönszerzôdés, amikor a kölcsön felvevôje pénzfizetésre vonatkozó kötelezettséget vállal. Az olyan adásvételi szerzôdések esetében, amikor a vételár hátralékával tartozik a vevô, vagy bérleti szerzôdésnél, amikor a bérleti díj követelés válik végrehajthatóvá. A szerzôdô felek várható magatartásra vonatkozó ígéretet is tehetnek, például egy ingatlan adás-vételénél arra vonatkozóan, hogy kiürítve adják át az ingatlant. Vagy egy jelzáloghitelnél, hogy a futamidô alatt nem idegenítik el, nem terhelik meg és nem apportál-
ják gazdasági társaságba a jelzálog fedezeteként szolgáló tárgyat.
A közjegyzô elôtt létrehozott közokirat a jogerôs bírósági ítéletet pótló okirat, vagyis arra használható, hogy a kikerüljük vele a pereskedés egyes stációit: így a keresetlevél elkészítését és beadását, a 6% peres illeték lerovását, a várakozási idôt, és megfordul a bizonyítási kényszer is. A közokirat esetében ugyanis a bizonyítási teher az adósra hárul és neki kell igazolnia, hogy nem kötött szerzôdést, vagy már fizetett, esetleg, hogy még nem telt le a határidô, vagy már megegyeztek a fizetés átütemezésében.
Akinek tehát közokirata van, és az a közjegyzôkre vonatkozó jogszabályok betartásával készült, az per nélkül végrehajtható. Illetve beadható a bírósághoz, amely végrehajtási záradékkal látja el és ezzel ugyanazok a garanciális szabályok érvényesülnek, mint egy peres eljárás során.
A közokirat elônye továbbá, hogy annak eredeti, aláírt példánya a közjegyzônél marad és az mindig elérhetô. A közjegyzô ôrzi, ha pedig megszűnik a közjegyzô szolgálat, akkor azt a közjegyzôi levéltárba kell leadni és ott fellelhetô. A közjegyzô az eredeti okiratról hiteles kiadmányt készít, amelyen az eredeti aláírások helyett a közjegyzô aláírása szerepel. A szerzôdô felek dönthetnek arról, hogy kinek adható ki közhiteles másolat és ezzel befolyásolni tudják az adott okirat elérhetôségét. A közokiratok biztonságos ôrzése megakadályozza, hogy a szerzôdéssel visszaéljenek, azt bármelyik szerzôdô fél kárára használják fel.
A közjegyzôi okirat tartalma:
• a szolgáltatásra és ellenszolgáltatásra irányuló, vagy egyoldalú kötelezettség-vállalás
• a jogosult és a kötelezett neve
• a kötelezettség tárgya, mennyisége, összege és jogcíme
• a teljesítés módja és határideje
A közokirat elônyei:
• pótolja a jogerôs bírósági ítéletet
• gyorsan a végére lehet járni
• nem kell pereskedni
• megfordul a bizonyítási teher
• költségtakarékos
