Képtelen volt az alaki-tartalmi előírásoknak megfelelő számlát kibocsátani egy évvel ezelőtt a vállalkozók jelentős része: az átnézett számlák közel egyharmadát hibásnak találták az adóhatóság ellenőrei. Az e bizonylatokkal – egészen pontosan a számlákkal, az egyszerűsített számlákkal és a számlát helyettesítő okmányokkal – kapcsolatos hibák többsége azonban mégis abból adódott, hogy a gazdálkodó szervezetek jelentős része egyáltalán nem készült fel a változásra. A számlanyomtatványok a régi előírások szerint néztek ki, mint ahogy a gépi előállítású számlák szoftvereit sem cserélték le. E készületlenséget tapasztalva a pénzügyminiszter végül tavaly június végéig haladékot adott az új feltételek teljesítésére. S mint az adóhatóság ellenőrzései mutatják, ez elegendőnek is bizonyult: az érintettek a második félévre megtanulták helyesen kitölteni a számlákat, és a hibásak aránya minimálisra csökkent (a tipikus hibákról lásd táblázatunkat).
GÉPI ÜGYEK. Az utóbbi időben főként a számítógépen kiállított, illetve a lézernyomtatóval előállított számlák esetében bukkantak tévedésekre az ellenőrök. Sokan nem tudják azt sem, hogy előleg átvétele esetén számlát helyettesítő okmányt kell kiadniuk. “Bár amennyiben a számla tartalmazza a vevő adószámát, akkor azt azért elfogadjuk” – árulja el Ferenczy Judit, az APEH főosztályvezetője. Mint mondja, ha egyértelmű, hogy az ügylet valós, és “csak” a számla hordoz valamilyen formai hibát, ami javítható, akkor az adóhatóság felszólítja az adózót az alaki követelmények teljesítésére. Miután ennek eleget tesz az illető, akkor a számlát az APEH adóigazgatási azonosításra alkalmasnak tekinti. S ez pedig a gazdálkodó számára igencsak fontos, hiszen ekkor érvényesítheti az áfa-levonási jogot.
Az elmúlt fél év gyakorlata ugyanakkor azt is bebizonyította, hogy ez a szabályozás sem sikerült tökéletesre. Ezúttal a törvény-előkészítők rugalmasan reagáltak, s 2001 januárjától ennek jegyében változtak ismét az áfa-törvényben a számla kötelező adattartamára vonatkozó szabályok. Megszületett ugyanis a felismerés, hogy az előírás tartalmaz olyan elemeket, amelyek a számlakibocsátás szempontjából nonszensznek bizonyultak. Ezeket ezentúl nem kell feltüntetni. Így például bizonyos szolgáltatásoknál a jövőben nem kell feltétlenül megjelölni a mennyiségi egységet, az összmennyiséget és az egységárat. A kedvező változások között van az a rendelkezés is, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozás készpénzfizetés esetén egyszerűsített számla helyett – a bonyolultabb, több adatot tartalmazó – úgymond normális számlát adhassa (a változások részleteit lásd külön).
Számlaváltozások az áfa-törvény miattSZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁS.
Nem kell feltétlenül ráírni a számlára a mennyiségi egységet és az összmennyiséget, ha azok természetes mértékegységben nem fejezhetők ki. Ugyancsak mellőzhető az egységár, feltéve, ha a szolgáltatás ellenértéke egységre nem vetíthető. Például adótanácsadás esetén ezek a rublikák kitöltetlenül maradhatnak, ha viszont órabérben állapodtak meg a felek, akkor már ezeket az adatokat is fel kell tüntetni.
EGYSZERŰSÍTETT SZÁMLA. Nem kell külön-külön feltüntetni az adó alapját és a forgalmi adó összegét, hanem elég a forgalmi adóval növelt ellenértéket ráírni, mégpedig a felszámított forgalmiadó-kulcs szerinti részletezésben. A számlán azt a – felszámított adómértéknek megfelelő – százalékértéket kell szerepeltetni, amely az adót tartalmazó árból az áthárított adó összegének meghatározásához szükséges (25 százalékos áfa-kulcs esetén 20 százalékot, 12 százalékos kulcs esetén 10,71 százalékot).
EGYFÉLE BIZONYLAT. Az adózó maga döntheti el, hogy készpénzfizetés esetén bővebb adattartalmú számlát vagy egyszerűsített számlát bocsát ki. Vagyis készpénzfizetés esetén is adhat számlát, azonban arra figyelnie kell, hogy termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás alkalmával a teljesítési időpontja a fizetés napjával egyezzen meg. Ha átutalással fizet az adózó, akkor csak számla bocsátható ki, az egyszerűsített számla nem megfelelő.
ÚJDONSÁGOK. Ám a törvényalkotók azért gondoskodtak arról is, hogy ne legyen minden “pofonegyszerű”. A számla, az egyszerűsített számla és a számlát helyettesítő okmány egyaránt számviteli bizonylat, emiatt nemcsak az áfa-törvény, hanem a számvitelről szóló is tartalmaz ezekre vonatkozó előírásokat. S minthogy erre az évre az utóbbit alaposan átírták, az a bizonylatok tekintetében is tartalmaz újdonságokat. Egyébként kiváltképpen a könyvelők “örömére”: nekik okoz pluszmunkát. Így például mostantól a bizonylatokon fel kell tüntetni a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra vonatkozó hivatkozást, továbbá azt is, hogy mikor rögzítették azt. Harmadik elemként pedig mindezt igazolni kell.
A törvény értelmében a számviteli bizonylatok adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A számla és az egyszerűsített számla esetében mindezt a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosított személy vagy a megbízottja tanúsítja oly módon, hogy rögzíti rajta a gazdálkodó azonosító adatait és ezt – bizonyos kivételek mellett – az aláírásával is megerősíti. Elvileg persze korábban is alá kellett írni a számlát, de egyértelműen csak mostantól rendelkezik így a törvény. Ugyanakkor külön kritériumokat az aláírás formájára vonatkozóan nem tartalmaz, így nem jelöli meg feltételként sem az olvashatóságot, sem a teljes név kiírásának kötelezettségét. Vagyis aláírásként elfogadható a szignó (rövid aláírás, kézjegy) is, ha az kétséget kizáróan alkalmas tulajdonosának egyértelmű azonosítására – legalábbis a Pénzügyminisztérium és az APEH értelmezése szerint. Az aláírásoknál speciális eset a nagy tömegű számlát kiadó cégeké, ahol ma is gyakori a beszkennelt aláírás. A jelenlegi szabályozás alapján ez a módszer nem felel meg a törvényi feltételeknek.
Tipikus hibák• Sokszor a legalapvetőbb információt sem tüntetik fel, mint például a kibocsátó neve, a teljesítés ideje, a fizetés módja, ideje
• A magánszemély nevére szóló számlát számolnak el a bt. költségei között, nagyvállalatnál a cég helyett az igazgató nevére szól ez a bizonylat
• Rosszul tüntetik fel a teljesítés időpontját;
• Előleg adása esetén sok gazdálkodó szervezet nem tudja, hogy számlát helyettesítő okmányt kell kibocsátania
• Számítógéppel előállított számlánál nem tüntetik fel, hány példányban készült
• A lézernyomtatóval előállított számláknál nem egyértelmű, melyik példány eredeti vagy másolat
Ugyancsak nem részletezi a számviteli törvény, mi értendő a “gazdálkodó azonosító adatain”. Mint az adóhatóságnál megtudtuk: a gazdálkodó nevét, címét és adószámát kell e címszó alatt feltüntetni. Ha a számlán szerepelnek a számviteli törvényben a bizonylatokra előírt általános tartalmi és alaki kellékek, akkor nem kell az aláírás mellett újra megismételni a gazdálkodó szervezet azonosító adatait. Vagyis a gyakorlatban a számla hitelességét úgy kell igazolni, hogy lényegében cégszerűen alá kell azt írni. Vagy ha a vállalkozásnak nincs bélyegzője, akkor elegendő a magánszemély kézjegyével ellátni.
A számviteli törvény egyébként bizonyos esetekben felmentést ad a számla aláírása alól. Ebbe a körbe azok a szolgáltatók tartoznak, amelyek számítógépes úton, zárt rendszerben, a számlázási rendszer által mért adatok alapján, emberi beavatkozás nélkül folyamatosan és nagy tömegben állítják ki számláikat. Elvileg a távközlési vállalkozások, a kábelszolgáltatók, a közüzemi szolgáltatók, a bankok és a biztosítók tartozhatnak ide, feltéve ha az említett valamennyi feltételnek megfelelnek. Közüzemi szolgáltatók esetén például a zárt rendszerű számítógépes feldolgozás megszakadhat, ám ha a technológiai folyamat megszakításánál biztosítják hitelességet, akkor már mentesül a szolgáltató a számlák egyenkénti aláírása alól – hangsúlyozták egyöntetűen a PM-ben és az APEH-ban is.
Az idén tehát egyszer – januártól – már változtak a számlára vonatkozó előírások, ezt azonban vélhetően további etap követi. Rövidesen az országgyűlés elé kerül az elektronikus aláírásról szóló törvénytervezet, amely megint csak új tanulnivalóval látja majd el az ilyen típusú számlakibocsátókat.
