Júliustól a vállalkozóknak áfától függetlenül minden közületi számla, jövő júliustól pedig minden magánszemélynek kiállított számla adatait be kell küldeniük a NAV-hoz, 500 ezer forintos büntetés terhe mellett. A számlákat elektronikusan kell beküldeni, így kézenfekvő kézi számlatömbök helyett átállni gépi számlázásra, hogy „egy gombnyomásra” meglegyen a NAV-os kötelező jelentés.
Összeállításunk azoknak készült, akik már gondolkoznak a váltáson, esetleg ódzkodnak a dologtól, és főleg nem szeretnének számlázóprogramra költeni. Számos ingyenes számlázó elérhető, mutatjuk, mire érdemes figyelni, ha közülük választunk.
A legkisebb vállalkozóknak is megoldás lehet
A cikkben bemutatott ingyenes online számlázóprogramok mindegyike megfelelhet a legkisebb vállalkozóknak, akár katázóknak, kezdőknek is. Van free verzió a Billingo, a Számlázz.hu és az OTPeBIZ programcsaládjában, valamint szintén teljesen ingyenes a Kulcs-Softnál a BizXpert névre keresztelt számlázó. Az eBIZ ingyenes verzióját az OTP azoknak ajánlja, akik a számlatömböt cserélnék le, nincs sok költségszámlájuk, egyszerű az ügyvitelük, kevés a számlájuk. Az ingyenes verziók a fizetősökhöz képest szűkített funkciókkal működnek, de tényleg kielégíthetik egy kisvállalkozó igényeit. Mi most csak az ingyenes verziókat vesézzük ki.
A Számlanyilvántartó.hu és a NAV annyiban más, hogy kizárólag ingyenes számlázóprogramot működtetnek. Előbbit ajánlják bárkinek, aki számlát akar kiállítani, különösen webáruház tulajdonosoknak. A NAV hangsúlyozta, nemcsak olyan számlát lehet a programjukkal kiállítani, amire már most is jelentési kötelezettség van (100 ezer forint áfatartalom felett). Az online számlázóprogram „szól”, ha valamit elfelejtettünk. Kiküldés előtt megnézhetjük a számlaképet, és ha valamin változtatnánk, még megtehetjük. Több dedikált számlatömböt is lehet használni a rendszerükből.
Az adóhatóság hangsúlyozta, hogy a NAV Online Számlázó programban előállított számlák adatait – hasonlóan a mások által fejlesztett számlázóprogramokhoz – közvetlenül a programból nem, csak az online számlaadat-szolgáltatás rendszerében beérkező adatszolgáltatás révén ismerhetik meg, használhatják.
Akkor számlázzunk!
Mielőtt elkezdődne a számlázás, regisztrálni kell, megadva nevet, cégnevet, emailcímet, jelszót. A NAV-nál kell ügyfélkapu is. El kell fogadni az ÁSZF-t, adatvédelmi tájékoztatót, stb. És az első számla kiállítása előtt fel kell vinni azokat a vállalkozói adatokat, amelyeknek szerepelniük kell a számlán – a katásoknak például azt is, hogy kisadózók. És persze fel kell vinni a vevők adatait, meg hogy mit adunk el nekik. Ezeket az adatokat eltárolják a programok – legközelebb tehát nem kell elölről kezdeni mindent, mint egy számlatömbnél, csak kiválasztani a megfelelő vevőt és terméket. Mind a hat ingyenes program pdf-számlát állít ki, amit ki is lehet nyomtatni.
A Billingo szerint a regisztráció után érdemes már az elején összekötni a profilt a NAV Online Számla rendszerével, hogy automatikusan beküldődjenek a szükséges számlaadatok. Arra is felhívták a figyelmet, hogy az első számla kiállítása után 30 napon belül be kell jelenteni a számlázóprogram használatát a NAV-hoz – ezt kérésre általában elvégzik a könyvelők.
NAV-álló számlázók
Abban nincs különbség, hogy mindegyik számlázó használható bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközről, így okostelefonról is. Ami, ha belegondolunk roppant praktikus, így mindig kéznél lehet a vállalkozónak az online „számlatömbje”. Mind a hat programnál megoldott a jogszabálykövetés, ezzel külön nem kell foglalkoznia a felhasználónak. Ezek az ingyenes programok képesek arra is, hogy ha a felhasználó előzetesen beregisztrált a NAV online számlarendszeréhez, akkor a számlakiállítással párhuzamosan automatikusan beküldjék az adóhatósághoz azokat a számlaadatokat, amiket kell. Jelenleg (2018. augusztus 1-je óta) a 100 ezer forint feletti áfatartalmú vállalkozóknak kiállított számlákat kell beküldeni az adóhatósághoz.
A NAV arra is kitért, hogy külön „gombnyomás” csak akkor szükséges, ha valamilyen hiba történt (például nem adóalanyként rögzítették az egyéni vállalkozót) – ilyenkor kellhet a manuális adatküldés.
Bejáratott számlázókról van szó, amiket több tízezer vállalkozó használ.
Úgy véljük, fentieket tekinthetjük alapelvárásnak egy ingyenes online számlázóprogrammal szemben. A hasonlóságoknak itt vége is, következzenek a különbségek, lássuk melyik vállalkozónak melyik program lehet a legpraktikusabb.
Demo és segítség
Ha valaki ismerkedni szeretne a programokkal, arra jó lehet a demoverzió vagy tesztüzem. Az eBIZ-ben csak az éles verziót lehet kipróbálni, de vannak hozzá tájékoztató videók. A Billingónál a Sandbox-mód bekapcsolásával lehet tesztszámlákat készíteni, a NAV-nál előzetes regisztráció kell a tesztüzemhez, és élesben már nem érhetőek el a tesztszámlák.
Fontos lehet még, milyen ingyenes segítséget kínálnak, ha elakadnánk. A BizXpertnél az ügyfélszolgálaton, e-mailben, online chaten és a facebook csoportban lehet feltenni kérdéseket, az eBIZ Ingyenes telefonos ügyfélszolgálatot és e-mailes helpdesket működtet, a Számlanyilvántartónál telefonos ügyfélszolgálat áll rendelkezésre munkaidőben, a Számlázz.hu-nál folyamatos online ügyfélszolgálat dedikált emailcímen, de van tudásbázis, és videós oktatóanyag is. A Billingónál emailben segít az ügyfélszolgálat, és meg lehet nézni a felhasználói kézikönyvet is, a NAV-nál pedig az ingyenes 1819-es telefonszám áll rendelkezésre, és emailben is lehet kérdezni.
Korlátlanul, vagy korlátozottan
Nem mindegy, hogy korlátlan számban és összegben tudunk-e kiállítani számlát, vagy sem. A többségnél nincs korlátozás, viszont a Billingónál csak havi 20 darab számlát vagy legfeljebb nettó 250 ezer forintos bevételt enged az ingyenes verzió. (De náluk most június végéig ingyenesen használható a prémiumverzió, ahol nincs ilyen limit.)
A NAV-nál egy korlátozás van, a program nem kezel 18-nál több számjegyből álló összeget. Ez úgy véljük, kevés kisvállalkozásnak jelenthet gondot.
Legalább ennyire fontos kérdés, hogy meddig férhetünk hozzá a számláinkhoz ingyenesen. A többségnél itt sincs érdemi korlátozás, a kötelező megőrzési ideig mindenképpen elérhetőek a számlák. A Számlázz.hu free csomagjánál viszont az a szabály, hogy a tárgyévi számlákhoz csak addig lehet ingyen hozzáférni, amíg az adott évet le nem zárja a felhasználó (azaz másik évet nem kezd). Ha később szükség lenne a tárolt adatokra, 990 forintos díjért 14 napon belül egyszer letöltheti az összes számláját. Vagy ajánlják valamelyik fizetős csomagot, amelyekre nincs ilyen korlátozás.
A NAV azt is hozzáfűzte, hogy a megőrzési idő lejártáig a számlák nyomtathatóak, letölthetőek illetve a számlaadatok exportálhatóak.
Ha devizás számlánk is lesz
Akinek nem csak magyar vevője van, annak szempont, hogy ne csak forint alapú számlát lehessen ingyenesen kiállítani, hanem devizást is. Ezt a Billingo free verziója tudja, valamint a Számlanyilvántartó és a NAV programja. Az adóhatóság megjegyezte, devizás számlát akkor lehet kiállítani, ha a termék vagy szolgáltatás árát devizában határozták meg, és ha van áfa, azt is fel kell tüntetni.
Ha csak fizetős verzióban van devizás számla, és ritkán kell kiállítanunk, az lehet a megoldás, ha csak a devizaszámlás hónapra fizetős csomagra váltunk.
A cikk folytatásában az ingyenes számlázóprogramok kényelmi funkcióit vettük górcső alá.
