A 2006. július 1-jén életbe lépő új társasági törvény lehetővé teszi a társaságok számára, hogy taggyűléseiket, közgyűléseiket elektronikus hírközlő eszközök segítségével (video-, telefon- vagy web-konferencia) tartsák meg. A törvény nyitva hagyja azt a kérdést, hogy milyen telekommunikációs, elektronikus hírközlő eszközök segítségével vehetnek részt a távollevő tagok, részvényesek a taggyűlésen, közgyűlésen. A konferencia közgyűlés (taggyűlés) egyéb feltételeit is a társaságoknak a társasági szerződésükben, alapszabályukban kell rendezniük. Lehet „vegyes” gyűlést is tartani, egyes tagok (részvényesek) a taggyűlésen (közgyűlésen) személyesen vesznek részt, mások pedig elektronikus hírközlő eszközök közvetítésével.
Az új szabályozás azon társaságok esetében, amelyeknél felügyelőbizottság működik, a felügyelő bizottság ülése esetében szintén lehetővé teszi ezt a megoldást, amit azonban a testület ügyrendjében kell rögzíteni. Korlátolt felelősségű társaság taggyűlése is megtartható elektronikus hírközlő eszközök közvetítésével, ha annak feltételeit a társasági szerződés rögzíti.
A hírközlő eszköz elvileg bármi lehet
Az elektronikus hírközlő eszköz elvileg bármi lehet, ami a tagok, részvényesek közötti vitát, párbeszédet korlátozás nélkül lehetővé teszi. Általános korlát viszont, hogy az eszközök nem használhatók oly módon, ami a tagok egy része számára a joggyakorlást megnehezítené vagy ellehetetlenítené. Nem alkalmazható továbbá olyan elektronikus hírközlési eszköz sem, amely a résztvevők személyének megállapítását nem teszi lehetővé. A részvénytársaságok esetében azt tiltja a szabályozás, hogy valamely részvényes vagy a részvényesek meghatározott csoportja tekintetében hátrányos különbségtételt eredményezzen a közgyűlés lebonyolítása.
Az alkalmazás feltételeit még nem rögzítették
A cégbíróságok egyelőre még nem rögzítették, hogy mely eszközök alkalmazását fogadják el, illetve melyeket zárnak ki, továbbá hogy mely kérdések milyen szabályozását várják el a társasági szerződésben az új szabályok alkalmazásakor.
Amennyiben a korlátolt felelősségű társaság elektronikus hírközlő eszköz segítségével tart taggyűlést, a taggyűlésen elhangzottakat és a hozott határozatokat hiteles módon, úgy kell rögzíteni, hogy az utóbb is ellenőrizhető legyen. A szabályozás az ügyvezető által hitelesített jegyzőkönyv felvételét a taggyűlés elektronikus távközlési eszközökkel való megtartása esetén csak akkor írja elő, ha a taggyűlésen hozott határozatot be kell nyújtani a cégbírósághoz. Ez azonban nem mentesíti a társaságot az utóbb ellenőrizhető formában való rögzítés kötelezettsége alól.
A törvény rendelkezései szerint a korlátolt felelősségű társaság tagjai a jegyzőkönyvbe, a taggyűlésről készült felvételbe, valamint a határozatok könyvébe betekinthetnek és azokról az ügyvezető által hitelesített másolatot kérhetnek.
A tagok (részvényesek) a társasági szerződésben (alapszabályban) megfogalmazott részletes szabályozás segítségével kerülhetik el, hogy a személyesen jelen lévők a döntéshozatal során ne kerüljenek előnyösebb helyzetbe. A korlátolt felelősségű társaságok esetében a tagok elutasíthatják, hogy elektronikus távközlési eszközök segítségével tartsák meg gyűlésüket.
Részvénytársaságok esetében is előírhatja az alapszabály, hogy a részvénytársaság éves rendes közgyűlésén csak személyes megjelenéssel lehet részt venni, illetve meghatározhatja, hogy bizonyos kérdések konferencia közgyűlésen nem tárgyalhatók. A részvénytársaságokra vonatkozó szabályok kifejezetten előírják, hogy csak a részvényes számára a személyes jelenléttel egyenértékű részvételt biztosító eszközök alkalmazhatók. A részvénytársaság alapszabálya kizárhatja az internet-kapcsolat közvetítésével megtartott közgyűlés lehetőségét is.
Öt nappal a közgyűlés előtt lehet tiltakozni
A kisebbség érdekeinek védelmében az alapszabály azt is kimondhatja, hogy nem tartható konferencia közgyűlés, ha ez ellen legalább a szavazatok öt százalékával rendelkező részvényesek a közgyűlés megtartása előtt legalább öt nappal tiltakoznak és kérik a közgyűlés hagyományos módon történő megtartását. A közgyűlésen való részvétel módjáról egyébként a részvényesek is szabadon dönthetnek. Azok a részvényesek, akik a közgyűlésen személyesen szeretnének részt venni, e szándékukat a közgyűlés előtt öt nappal kötelesek bejelenteni a társaságnak.
A szabályozás a részvénytársaságok igazgatósági tagjainak számára is biztosítja a lehetőséget, hogy az igazgatósági ülésen elektronikus távközlési eszközön keresztül vegyenek részt. Az ülés megtartásának részletes szabályait az ügyrendben meg kell állapítani.
