Tavaly még napi 30-40 olyan hívás futott be az American Express belső segélyvonalára, amely a pénzügyi szolgáltatásokért felelős részleg nyomtatási problémáit jelentette be. „Ezen a területen csak a nulla leállási idő elviselhető. Ha a pénzügyi elemzők nem tudnak nyomtatni, eladni sem tudnak” – mondja Ron Mielke, az AmEx hardver integrációs vezetője. A társaság a gondok megoldására 45 nap alatt új, hálózati alapú nyomtatási rendszert vezetett be, amelyet kisebb létszámú informatikai személyzet is képes volt működtetni. Ma a segélyvonalra kevesebb mint két nyomtatással kapcsolatos panasz érkezik naponta. A változás okozta megtakarítások pontosan nem mérhetőek, ám az ügyfelek jobb kiszolgálása nyilván hatással van a társaság jó hírére.
A cégek 90 százalékánál nem elemzik a nyomtatással kapcsolatos költségeiket, pedig erre a funkcióra az éves árbevétel 3 százalékát elkölthetik.
MOSTOHAGYEREK. A cégek zöme a nyomtatást eddig háttértevékenységnek kezelte, amelyre csak hiba esetén figyeltek oda. Az ezzel kapcsolatos költségeket a társaságok 90 százaléka nem elemzi. Pedig egy-egy vállalat erre a funkcióra éves árbevételének akár a 3 százalékát is elköltheti – derül ki a Gartner Group elemzéséből. Az idő sem elhanyagolható ráfordítás: az IDC kutatócég szerint a funkcióért jellemzően felelős informatikai személyzet munkaidejének 30 százalékát nyomtatással kapcsolatos feladatokkal tölti.
A jelenlegi nehéz gazdasági környezetben az ilyen „kis részletek” is fontossá válnak. A vállalatoknak alkalmazkodniuk kell a gyorsan változó fogyasztói igényekhez, lehetőleg személyre szabott kiszolgálásban részesíteni ügyfeleiket, amihez testre szabott kommunikáció is szükséges. Ugyanakkor erőteljes a nyomás a kiadások csökkentésére, a cégek igyekeznek növelni a költséges információtechnológiai beruházások megtérülését. Ezért egyre több cég próbálja kihasználni a nyomtatásban rejlő marketinglehetőségeket, mindezt a költségek kézben tartása mellett.
Az adatbázissal összeköttetésben levő, hálózati digitális nyomtatás lehetővé teszi, hogy az ügyfeleknek személyre szabott, ugyanakkor kiváló minőségű és színes információs anyagokat, ajánlatokat adjanak. Megkönnyítik a vállalati munkafolyamatot a többfunkciós gépek, amelyek nyomtatás, faxolás és fénymásolás mellett szkennelésre és e-mail küldésére is képesek, kapcsolatban vannak a központi adatbázissal és az internettel, s a különböző típusú dokumentumokat írható formában mentik el. Ily módon az aktahegyek lebonthatók: a digitális éra előtti, csak papíron létező iratokat szkennelés után módosítható formátumban őrzi meg a gép. A technikai lehetőségek új megközelítést is kínálnak: a nyomtatás csupán részfunkciója a „dokumentum-menedzsmentnek”.
A dokumentumokkal kapcsolatos költségek a vállalat bevételeinek 6-15 százalékára is rúghatnak – állapítja meg a Hewlett-Packard (HP) felmérése. A nyomtatáshoz szükséges infrastruktúra ennek csupán egy részét teszi ki: a nagyobbik hányad az iratok létrehozására, nyomtatására, megrendelésére, tárolására, kitöltésére, elosztására megy el. Bizonyos területeken (gyógyszeripar, ügyvédi irodák, pénzintézetek) a törvényi előírások miatt különösen sok adminisztráció szükséges.
Az Alcatel egyszerre szerette volna csökkenteni nyomtatással kapcsolatos költségeit és javítani a kiszolgálás minőségét 7 országban levő 160 telephelyén. A társaság egyértelmű felelősségeket akart. „Korábban egy meghibásodásnál nem lehetett tudni, hogy az az IT-részlegre, az általános kiszolgáló személyzetre vagy az egyes költségcentrumokra tartozik” – mondja Jean-Jacques Lang, az Alcatel franciaországi beszerzési igazgatója. Fontos szempont volt az is, hogy éppen lejártak a korábbi fénymásolókra érvényes bérleti szerződések, így veszteség nélkül lehetett átállni. A HP felmérte az egyes részlegek munkafolyamatait, majd ennek alapján áramvonalasította a nyomtatási folyamatokat. A helyi nyomtatókat és fénymásolókat kevesebb, a hálózathoz kötött többfunkciós géppel cserélték fel, ami javította a kihasználtságot. A rendszer a tényleges használat alapján számláz, s lehetővé teszi az Alcatelnek, hogy napi pontossággal kövesse és kontrollálja nyomtatási ráfordításait. A HP a nyomtatási és másolási költségek éves szinten 30 százalékos csökkentését garantálja, s folyamatos konzultációt és felügyeletet biztosít.
Mindez a gyártóktól is új megközelítést vár el. „Nem terméket kell eladni az ügyfélnek, hanem megoldani a problémáját” – summázza Richard de Boissezon, a HP Indigo részlegének marketingigazgatója. Nem elég tehát kiszállítani az infrastruktúrát: a feladat az ügyfél egyedi igényeinek felmérése és a nyomtatási folyamatok auditja után egy testre szabott dokumentum-menedzsment rendszer megtervezése, felállítása, esetleg üzemeltetése is. A nyomtatástól és a dokumentum-menedzsmenttől elvárt igények minden vállalatnál eltérnek. Az Axel Springer kiadó célja például a az volt, hogy a hirdetőknek a nyomdai megjelenés előtt tökéletes kivitelben tudja bemutatni, hogyan fog hirdetésük kinézni a lapban. „Fontos volt, hogy azonos legyen a nyomtatási minőség mind a kilenc németországi telephelyünkön” – jegyzi meg Thorsten Bastian minőségügyi igazgató. A megoldás új, nagyformátumú digitális nyomtatók felszerelése volt, amelyeket hálózattal kötöttek össze, és az eredeti file-formátumokat képesek nyomdahűen előállítani. Így a hirdetőknek már a végleges színekben pompázó reklámokat prezentálják. Az új módszerrel a nyomtatási idő negyedére csökkent, s az anyagköltségek 50 százalékát megtakarítja a kiadó.
KIS ORSZÁGOK. Az Audi célja viszont a vásárlók jobb kiszolgálása volt a kísérőanyagok rugalmas nyomtatása révén. „Az egyes típusokhoz az adott ország nyelvén adunk kezelési útmutatót, s egyes kis piacokon évente csak száz, esetleg ötven vagy harminc darab fogy el egy autóból” – számol be a nehézségekről Mark Tworek, az Audi németországi dokumentációs vezetője. A digitális nyomtatók felszerelésével a kézikönyvek előállítási ideje 15 napról 6 napra rövidült, s a nyomtatási költségek fele „elolvadt”. A társaság most azt tervezi, hogy változó adatok nyomtatását is lehetővé tevő megoldással a jövőben minden egyes vevőnek személyre szabott kezelési útmutatót ad át, amely pontosan az általa vásárolt modellre és felszerelésekre vonatkozik. Ezzel a módszerrel a kézikönyv terjedelme 30 százalékkal csökkenthető, ami további takarékoskodást jelent, ugyanakkor a vásárló elégedettsége fokozható. Az autógyártóknál ugyanis különös jelentősége van az ügyfelek folyamatos, személyes tájékoztatásának: ebben az iparágban tízszer annyiba kerül egy új vevőt meggyőzni, mint egy meglévővel újra üzletet kötni.
