Néhány évvel ezelőtt egy magyar nagyvállalat emberi erőforrás vezetőjének kilátásba helyezte a főnöknője, hogy az osztályán oktatási központot hozhat létre és a dolgozók béremelést kapnak. Egy héttel később azután visszavonta ígéretét. A HR-vezető első dühében alaposan kitálalt a főnöknőnek. A hangos veszekedéstől végképp elmérgesedett kettőjük viszonya, ám véletlenül két hét múlva – más okokból – eltávolították a főnöknőt. “Szerencse, különben a történtek után nekem kellett volna távoznom” – kommentálja az esetet a neve elhallgatását kérő vezető.
Kevesen vennék maguknak a bátorságot, hogy ilyen nyíltan kifejezzék nemtetszésüket a felettesüknek. Sok beosztott úgy érzi, hogy az állásával játszik, ha főnökét kritizálja, és ha ezt olyan indulatosan teszi, mint a fenti példa hőse, akkor utána valóban kellemetlen lesz együtt dolgozni. Lehet azonban úgy is negatív visszajelzést adni, hogy az ne ártson a további munkaviszonynak.
TÁRT AJTÓK. Sok vállalatnál a teljesítményértékelő rendszer része, hogy a beosztottak is véleményezik a vezető munkáját, ekkor diszkréten jelezhetjük, ha elégedetlenek vagyunk főnökünkkel. Ilyen rendszer működik a Dunapack Rt. Hullámtermékgyárában is, ahol a munkatársak véleményét egy tanácsadó összesíti és mondja el a vezetőnek. “Nem szabad az éves értékelésig várni, ha baj van, rögtön szólni kell” – véli Boros András gyárigazgató, aki a nyitott ajtók gyakorlatát tartja fenn, azaz mindenki azonnal elmondhatja problémáját a felettesének.
Mit tegyen a beosztott, ha vezetője nem tűnik nyitottnak, és mégsem akar várni a hivatalos visszajelzésig a kellemetlen információ közlésével? Borbély Gábor, az Ad Sidera Vezetési Tanácsadó és Továbbképző Kft. ügyvezetője ilyen esetekre az aktív problémamegoldás módszerét javasolja. A beosztott pontosan, érzelmektől mentesen fogalmazza meg a problémáját, lehetőleg írásban, amit akár e-mailben is elküldhet a vezetőnek. Tegyen néhány megoldási javaslatot is, mindnek írja meg az előnyeit, hátrányait, s jelezze, hogy ő melyiket ajánlja. Végezetül pedig kérjen visszajelzést a vezetőtől. Ha így tálalja a problémáját, a vezető feltehetően nem fog megsértődni, és van esély a megoldásra.
Egész más a helyzet, ha beosztottunkkal akarunk kellemetlen hírt közölni. Míg dicséretet minél nagyobb közönség előtt jó kapni, bírálatot mindig négyszemközt mondjunk! Kapcsoljuk ki a telefont, és szánjunk időt a megbeszélésre. A kritika mindig legyen tényszerű, személyeskedéstől mentes, csak a másik teljesítményéről beszéljünk. Az értékelésnek csak akkor van értelme, ha világosak a célok és az elvárások, amelyeket a beosztottnak teljesítenie kell. Nem jó visszajelzés az, hogy “Mostanában nem tűnsz elég motiváltnak”, hiszen nem egyértelmű az alkalmazottnak, hogy mit tett rosszul, illetve hogyan kellene jobban csinálnia. Az viszont már egyenes beszéd, hogy “A múlt héten háromszor is fél óránál többet késtél, pedig ez legfeljebb egyszer fordulhat elő egy hónapban.” A beszélgetés mindig záruljon konkrét akciótervezéssel: mit tegyen a jövőben a munkatárs, hogy helyrehozza a hibát, és a vezető hogyan segíti őt ebben.
Kritika: adni, kapni jóHogyan bíráljunk?
• Kritikánk a másik viselkedésére és ne a jellemére vonatkozzon
• Mondjunk konkrétumokat
• Ne ítélkezzünk
• Azt tegyük szóvá, amin a másiknak módjában áll változtatni
• Négyszemközt, egy-két napon belül és nyugodt körülmények között álljunk elő vele
Hogyan fogadjuk a bírálatot?
• Nyugodtan hallgassuk végig, ne vágjunk közbe
• Ne kezdjünk azonnal védekezni, előbb próbáljuk meg tisztázni, mi zavarja a másikat
• Vegyük komolyan a bírálatot, függetlenül attól, hogy ki mondja
• Mondjunk köszönetet a visszajelzésért?
Ha valamit jól végzett el a munkatárs, dicsérjük meg azonnal. A kritikával jobb egy kicsit várni, hogy az indulatok lehiggadjanak, azonban ne halogassuk túl sokáig, mert napok-hetek múlva a beosztott már nem is fog emlékezni a hibára, amiért a letolást kapja. Nem elég csak elmondani a kritikát, meg is kell beszélni az érintett személlyel. Ha nem fogadja el, hogy hibázott, a visszajelzés értelmetlen marad. Az is előfordulhat, hogy tényleg nem hibás az ügyben. “Az egyik vezetőnknek a szemére vetették, hogy sosem olvassa el a házi postával hozzá küldött feljegyzéseket. Ő azonban arra hivatkozott, hogy nem is kapja meg őket. Sok konfliktus után volt csak hajlandó beismerni, hogy ha nem találja meg a leveleket, annak csak az irodájában uralkodó zűrzavar lehet az oka” – meséli Boros András.
KERÜLŐÚT. Néha még a vezető sem szívesen mondja ki, ha elégedetlen a beosztottjával. Egy dinamikus környezetben, sokféle projekttel dolgozó vállalatnál előfordult, hogy a projektvezető a nyílt bírálat helyett kerülőutat választott: nem szólt az érintett kollégának, ám az első átszervezéskor őt hagyta ki a projektből. Ez persze nem célravezető módszer, mert aki hibázott, nem kap lehetőséget a javításra.
Ha velünk azonos beosztásban levő kollégának szeretnénk negatív visszajelzést adni, legjobb az “én-közlés” formáját alkalmazni, azaz a panaszos mondja el, mi történt, és ez benne milyen érzéseket keltett. Semmiképpen se minősítse azonban a másikat, csak a saját érzéseiről beszéljen, és arról, mit szeretne a jövőben. Ezért nem haragudhat meg a másik, és nem romlik meg a viszony.
Nem mindegy, hogyan fogadjuk a visszajelzést. Ha kritikát kapunk, akkor is türelmesen hallgassuk végig a másik felet. Ne kezdjünk azonnal védekezni, előbb gondoljuk át a hallottakat! Ha a bíráló befejezte, próbáljuk összefoglalni a kritika lényegét, s ha valamivel nem értünk egyet, udvariasan közöljük. Igyekezzünk tisztázni, hogy a jövőben hogyan kerülhetnénk el az említett hibát. Végül ne felejtsük el megköszönni a figyelmeztetést.
