Az elektronikus levelezés során is ügyelni kell a protokolláris formára és stílusra, ha nem is olyan szigorúan, mint az üzleti levelezés esetén. Az üzenetben célszerű feltüntetni a küldő pontos adatait, a dátumot azonban el lehet hagyni, mivel az a technikának köszönhetően egyértelműen kiderül. Jó, ha az erre szolgáló mezőben megadjuk a levél tárgyát (subject), mivel ez segít a levél megfelelő kezelésében (ha szükséges, továbbításában, vagy később a visszakeresésnél). A tárgy megadására áll az üzleti levél aranyszabálya: legyen minél tömörebb, és adjon meg minél több információt arról, amiről írunk.
Ha körlevelet küldünk, illő minden címzettet tájékoztatni arról, hogy ki kapja meg még a levelet rajta kívül. Ezt a carbon copy (cc) funkció használatával érhetjük el.
E-mailjeinkhez automatikusan megjelenő állandó aláírást szerkesztésére is lehetőségünk van. Ez a következőket tartalmazhatja:
•valamilyen elköszönési formát (akár több nyelven is),
•nevünket, beosztásunkat vagy a szervezeti egység nevét,
•címünket, melyen elérhetők vagyunk,
•telefonszámot, telefaxszámot,
•e-mail címünket, amelyre rákattintva, partnerünk közvetlenül küldhet nekünk levelet.
