Sok vállalkozó csak könyvelőt tart, aki a hónap végén a számlákból „összevarázsol” egy korrekt adóbevallást, és kb. 1 hónap késéssel megmondja azt is, hogy előző évben nyereséges vagy veszteséges volt-e a vállalkozás.
Mi itt a probléma?
Tavaly keresett meg egy cégtulajdonos, mert vállalkozása az elmúlt években már többször is elérte a 2 milliárd forint éves forgalmat, de valamiért képtelenek voltak erről a szintről továbblépni. Átvizsgálva a céget kiderült, hogy a cégtulajdonos összekeverte a könyvelőt a gazdasági vezetővel, amiért később súlyos árat fizetett.
A könyvelője ugyanis olyan főkönyvi számrendszert alakított ki a cégben, amely ugyan tökéletesen megfelelt a jogszabályi előírásoknak, viszont nem sokat lehetett megtudni a cég működésének eredményességéről. Például év elején a valóságosnál mindig magasabb önköltségi árat számított ki (az elégtelen költséglebontások miatt), így a magas árak miatt a cégtől jó néhány vevő el is pártolt, ami kb. 300 milliós kiesést jelentett éves szinten.
A könyvelő ráadásul bevezetett egy új ügyviteli szoftvert, amely tökéletesen megfelelt a számviteli feladatok elvégzéséhez és saját munkájának támogatására, azonban a cég többi ügyviteli munkáját – értékesítés, megrendelések kezelése, raktározás, termelésirányítás – inkább akadályozta, mint támogatta.
A program ráadásul 15 millió forintba került, amiért olyan vállalatirányítási szoftvert is lehetett volna vásárolni, amely képes egységben kezelni az összes ügyviteli folyamatot.
Mi az a back office?
Ezt a kifejezést a bankoknál használják – háttérirodai tevékenységet jelent. Egy vállalkozásnál ide tartozik minden olyan feladat, amely nem a megrendelések szerzésére és azok teljesítésére irányul. A vevők minősítésétől, a számlázástól, a finanszírozástól, a pénzkezeléstől, a könyveléstől, a hatósági ügyintézéstől a takarításon, a személyzeti ügyeken át a telephely üzemeltetésig bezárólag minden. Egy kisebb cégben (0–30 fő) ezt egy irodavezető tartja kézben, ennél nagyobb cégekben már egy gazdasági vezető.
Mindebből, remélem, jól látható, hogy a könyvelés elég szűk terület a vállalkozás teljes „háttértevékenységén” belül.
Arra jár az agya
Egy könyvelőnek rendkívül fontos a szerepe a vállalkozás életében, mert ha rosszul végzi a dolgát, akkor annak az árát Ön 10 milliókra rúgó APEH- és egyéb hatósági bírságokban fizeti meg. A tapasztalat ráadásul azt mutatja, hogy a „back office” túlságosan is lekötné az energiáját, figyelmét még a legkiválóbb könyvelőnek is.
Másrészt a gondolkodása is más egy könyvelőnek, mint egy gazdasági szakembernek, mert neki „arra jár az agya”, hogy a vállalkozás megfeleljen a jogszabályoknak, a bevallások határidőre elkészüljenek, nem pedig arra, hogy tervszerűen, finanszírozhatóan és nyereségesen működjön. Egy gazdasági szakember (gazdasági vezető, kontroller) tehát cégvezetési szempontból nézi a vállalkozás működését, így képes felelősséget vállalni azért, hogy a cég folyamatosan fizetőképes és nyereséges legyen.
