Előre tisztázandó
• Mit akar elérni a prezentációval?
• Mi a hallgatók célja?
• Mennyit tudnak a hallgatók a témáról?
• Van-e elvárásuk a témával kapcsolatban?
• Milyen viszonyban vannak egymással a résztvevők?
• Milyen lehetőségeket kínál a helyszín?
• Mennyi idő áll rendelkezésre?
Ámbár az információs társadalomban ránk ömlő rengeteg adat közepette a professzionális információátadásra milliókat fordító nagyvállalatok magasra teszik a mércét a kis- és középvállalatok vezetői számára. Ha el akarják érni és meg akarják győzni üzleti partnereiket, ugyanolyan minőséget kell nyújtaniuk. A jó prezentáció hatékonyan tudja közvetíteni a cég üzeneteit és terveit, de mindenkinek más prezentációs stílus áll jól.
Figyelem, megragadás
Egy prezentáció nem ugyanolyan, mint egy kávé mellett lefolytatott baráti beszélgetés. Ezt a legtöbben hajlamosak elfelejteni, és nem is készülnek kellő mértékben egy-egy előadásra. Ami azonban egy baráti beszélgetés során jól működik és célravezető, az nem elegendő egy előadás sikeréhez.
A jó prezentáció elsődleges alapfeltétele, hogy az előadó fel tudja kelteni a résztvevők figyelmét, és azt fenn is tudja tartani. „Ez meglehetősen nehéz feladat, mivel a figyelem energiát kíván, és az emberek ezt igyekeznek minél hatékonyabban beosztani, nem szívesen áldoznak erőforrást akármire” – hangsúlyozza Poós Miklós. A többletenergiát az előadónak kell előteremtenie, illetve segítenie a hallgatókat minden eszközzel, hogy kis energiaráfordítással is megkapják az információt. A tanácsadó véleménye szerint a prezentálók számára az az egyik legnehezebb feladat, hogy elfogadják ezt a domináns szerepet. A legtöbb ember nehezen tudja megtanulni, hogy akár akarja, akár nem, a prezentáció során neki kell minden pillanatban helytállnia.
A jó előadás második fontos alapfeltétele, hogy minél több információt adjon át, és azok meg is ragadjanak a hallgatóban. „A figyelem és az információátadás sikere az a két feltétel, ami mindenképpen szükséges ahhoz, hogy jó és hatékony előadást tartsunk” – mondja a tanácsadó.
A prezentáció összes többi eleme ennek a két célnak az elérését szolgálja. A háttértechnikai eszközök, a szaktudás, a kommunikációs stílus és a személyiség közül a legutóbbi mindegyiknek az alapja. „Úgy kell a kommunikációs technikákat megtanulni, hogy figyelembe veszem a személyiséget is – emeli ki Poós Miklós –, mivel a saját adottságokhoz illesztett prezentáció lesz a leghitelesebb, és ezzel tud a legkönnyebben a hallgatók érzelmeire is hatni.” Márpedig az üzleti partner meggyőzése nem a racionális, hanem elsősorban az érzelmi szinten dől el.
Hogyan és miről?
A prezentáció elkészítése előtt hasznos tisztázni néhány kérdést. Nem elég azt megfogalmazni, hogy az előadó mit akar elérni a prezentációval, azt is tudnia kell körülbelül, hogy a résztvevőknek mi lehet a céljuk. „Nagyon hasznos, ha az előadónak van valamilyen előzetes benyomása a hallgatóiról, még ha céljaikat nem ismeri is” – hangsúlyozza Poós Miklós.
A résztvevők egymás közötti viszonyának ismerete is jelentősen befolyásolhatja az előadás megtervezését. Ugyancsak érdemes megtudni, hogy a résztvevők mennyit tudnak a témáról, illetve van-e bármilyen elvárásuk azzal kapcsolatban. „Ha mindezt tudom, összeegyeztethetem saját céljaimat és a résztvevőkét, s a kulcsüzeneteimet ezekhez illeszthetem” – mondja a tanácsadó.
A kulcsüzenetek azok az információk, amelyet az előadó mindenképpen szeretne eljuttatni partnerének. Ezekből azonban nem lehet 4–5-nél több egy előadás során. Ezek tisztázása után gyakorlatilag megszületik az a váz, amelynek segítségével ki lehet dolgozni a prezentációt.
Az előadás technikai eszközének megválasztásakor a legtöbben a Power Point és projektor mellet döntenek. A másik legelterjedtebb szemléltetési technika a flip chart (tábla méretű papírlap), ennek előnye a személyesség, és bár gyakran nem praktikusak a filctollal és saját kézzel rajzolt ábrák, sokszor jobb hangulatot és nagyobb figyelmet teremtenek az ott születő rajzok, mint az előre elkészített Power Point-fóliák. Ezekbe ugyanis hajlamosak vagyunk túl sok információt zsúfolni, miközben a tapasztalatok szerint a kulcsszavakkal jelölt szemléltető anyagok sokkal jobban szolgálják az előadás sikerét, hiszen nem vonják el a hallgatók figyelmét az elhangzó szövegtől.
Illetve nem elegendőek az információk megszerzéséhez. Egy bő lére eresztett fólia elolvasása után ugyanis a résztvevők hátra dőlhetnek, mivel úgyis tudják, miről van szó. „Az előadók gyakran beleesnek abba a hibába, hogy a vizuális eszközzel tulajdonképpen helyettesítik, és nem kiegészítik az előadást” – hívja fel a figyelmet Póos Miklós. A fóliák száma is kritikus lehet, bár minimum és maximum nincs előírva, az egyes képek váltásának tempója jelentősen befolyásolhatja az előadás sikerét. Általában az a szerencsés, ha egy fóliát legalább egy–másfél percig mutat az előadó.
Gyilkos hibák
Az előadó…
• felolvassa a szemléltető anyagot
• olyan ábrát, táblázatot mutat, amit nem tud megmagyarázni, vagy olvashatatlan a betűméret
• túllépi a tervezett időt
• összevissza ugrál a témák bőségének zavarában – nincs vezérfonal
• zavarba jön, és nem kommunikálja
• monoton, színtelen hangon beszél
• összefüggő szöveget vetít ki (kivéve, ha idézet)
• nem vesz fel szemkontaktust
• hátat fordít a hallgatóknak
Az idő ura
A megfelelő időzítésnek más szempontból is kiemelt szerepe van. A jó előadás kritikus pontja a klasszikus bevezetés, tárgyalás, befejezés hármas tagolás közül az elejére és a végére esik. „Ezek azok a pontok, amikor a tapasztalatok alapján a hallgatók a leginkább figyelnek” – mondja Poós Miklós.
Az elején a hallgatók az új helyzetben való eligazodás miatt hajlandóak több energiát szentelni az előadónak, ezért kiemelten fontos az első néhány perc. Emiatt szokták ajánlani, hogy valamilyen személyes történettel kezdje előadását a prezentáló. A tanácsadó szerint azonban a „sztorinak”, esetleg viccnek mindenképpen kapcsolódnia kell a témához, különben rossz benyomást kelt.
Az előadás ideje is behatárolt: a tapasztalatok alapján a hallgatók 20–25 percig képesek figyelni. Ezért, ha lehet, ajánlatos ilyen korlátot szabni az előadásnak. Ha erre nincs lehetőség, körülbelül ilyen időközönként kell megtörni a prezentációt például egy kérdéssel vagy más interaktív feladattal, esetleg látványos eszközváltással.
A jó prezentációnak vannak ugyan alapszabályai, mint például az általunk is említettek, egyik sincs azonban „kőbe vésve”. Poós Miklós egyik legutóbbi tréningjén például kifejezetten ajánlotta az egyik résztvevőnek, hogy járkáljon előadás közben, pedig az egyik alapelv éppen a mozgások korlátozása, mivel elvonják a figyelmet. „Ha azonban az adott személynek jól áll, és segíti az előadás megtartását, akkor bármely alapelvet fel lehet adni” – tanácsolja Poós Miklós.
Van, akinek például kifejezetten jól áll, ha minél több eszközt használ az előadás alatt, más prezentációja azonban szétesik ettől. Az interaktív kapcsolatok során kialakuló érzéseknek és hozzáállásnak csak 7 százaléka függ a szavaktól, 38 százaléka a hangtól, 55 százaléka pedig a testbeszédtől, a test kifejezéseitől. De ha a szavak látszólag ilyen kevés súllyal esnek is latba, természetesen nem lehet csak mutogatni egy prezentáció során. A testbeszédnek és a hangnak összhangban kell állnia a mondanivalóval, azt kell erősítenie, támogatnia.
