Az alábbi írásban minőségügyi konzultánsok csaptak fel zsurnalisztának, hogy megtudják jó pár menedzsertől: miért vállalkoztak minőségbiztosítási rendszer építésére, milyen áldozatokkal és miféle haszonnal járt a vállalatokat köztudottan fenekestül felforgató projektek magvalósítása?
A kilencvenes években a minőségfejlesztés, a minőségbiztosítás vált a versenyképesség javításának egyik legdinamikusabban fejlődő területévé. Mindez annak ellenére történt így, hogy a romló gazdasági körülmények között a rendszer kiépítése szakmai és finanszírozási szempontból is komoly kihívást jelent minden vállalat számára. Partnereinket helyzetükből és sajátosságaikból adódóan különböző okok késztették minőségbiztosítási rendszerük kiépítésére, más-más szinten állt a minőség iránti elkötelezettségük, eltérő mértékben tudtak erőforrásokat mozgósítani a feladatok elvégzésére. Egy dologban mégis minden cég megegyezett. A rendszerkiépítést kimondó döntésük előtt valamennyien felvetették ugyanazt a kérdést: Megéri ez nekünk?
A munka elkezdésével egyben a választ is megadták, tudva azt, hogy döntésük helyessége csak később, a rendszer hatékony működésével igazolódhat. S ez akár éveket is jelenthet. A működésből és tanúsításból adódó eredmények különböző előnyökkel jártak mindegyiküknél, ezeket azonban számokkal csak részben lehet kifejezni. Ha egy képzeletbeli mérleg egyik serpenyőjébe, az elért eredményeket, előnyöket, a másikba a ráfordításokat helyeznénk, valószínűleg nem találnánk két vállalatot, amelyeknél ugyanazokat a mérési eredményeket kapnánk.
Először nézzük meg azt, hogy mi van a mérleg serpenyőjében a ráfordítások oldalán:
1. A rendszert kiépítő cégek 90 százaléka tanácsadót, tanácsadó cégeket alkalmaz, ezért nem véletlen, hogy a ráfordítások között elsőként szokták említeni a külső tanácsadók díját, gyakran egyetlen, vagy a legnagyobb tételként, holott ez az esetek többségében nem igaz. A tanácsadók díjazásának mértéke leginkább a felkészítendő cég méretétől, “minőségügyi állapotától”, a rendelkezésre álló belső erőforrásoktól, a projekt megvalósítására szánt időtől függ. Nagysága néhány százezer forinttól több millióig terjedhet.
2. A következő költségtényező attól függ, hogy a vállalat saját szakemberei rész- vagy teljes munkaidőben kapcsolódnak-e be a munkába. Mindez különböző leterheltséget jelent munkaterülettől és beosztástól függően, de minden esetben számolni kell azzal, hogy ez a korábbi állapothoz képest többletterheléssel jár. Azoknak a korábbi feladatait ugyanis, akik a minőségprojekten dolgoznak, munkatársaiknak kell átvenniük, s a többletteljesítményt kompenzálni kell. De díjazni kell a minőségi rendszert építőket is. A bérköltségek még akkor is nőnek, ha a minőségfejlesztéssel összefüggő munkákat csak félállásban végzik. A többletköltségek csak nehezen számszerűsíthetők, de általában több százezer forintot tesznek ki.
A TAURIL Kft., tartós beszállítási kapcsolatokat kívánt kiépíteni az autóiparban. A cég, amely már korábban is a GM-OPEL, a WOBCO, az ITT Automotive és a SUZUKI minősített beszállítója volt, egymagában kezdett bele minőségbiztosítási rendszerének kiépítésébe. “A munka kezdetén úgy éreztük – mondja Süle Zoltán, kft. minőségügyi megbízottja -, hogy a neves cégek szigorú beszállítói auditját sikeresen teljesítve, elegendő szakmai tapasztalatunk és tudásunk van ahhoz, hogy önállóan készüljünk fel a tanúsításra. A munka előrehaladtával mégis úgy döntöttünk, hogy szükségünk van külső segítségre, ezért tanácsadó céget vontunk be a munkába. Így gyorsabban és hatékonyabban dolgozva, kevesebb erőforrást elvonva a napi munkától sikerült megszereznünk az ISO 9002 szerinti tanúsítványt.”
3. A rendszerkiépítés kisebb-nagyobb beruházásokat követel. A nem megfelelően működő mérőeszközök cseréje, hitelesíttetése, a dokumentációs rendszer és infrastruktúrájának kiépítése, működtetése, a dolgozók rendszeres képzése mind-mind anyagi terheket jelent a vállalatnak. Ezek mértéke néhány százezer forintra tehető.
4. A minőségbiztosítási rendszerek kiépítése gyakran párosul a technológiai folyamatok “újragondolásával”, korszerűsítésével. Ebben az esetben – amelyet a cégektől nem az ISO 9000 szabvány követel meg – a költségek elérhetik a több tízmilliós nagyságrendet is.
A Zalka-Tej Rt. nemcsak a minőségbiztosítási követelményeknek kell, hogy megfeleljen, hanem a nyugat-európai élelmiszer-biztonsági és higiéniai előírásoknak is ahhoz, hogy folytatni tudja nyugat-európai exportját. “Minőségbiztosítási rendszerünk kiépítése során nyilvánvalóvá vált – mondta Rónoki Antalné vezetőtechnológus -, hogy ezeknek az új követelményeknek csak technológiánk módosításával, fejlesztésével tudunk megfelelni. Persze vállalni kellett a beruházások költségeit is.”
5. A következő költségtényező a tanúsíttatásért (és a követő auditokért) fizetendő díj. A tanúsító kiválasztása – amelyhez a cégek rendszeresen igénylik tanácsadójuk véleményét – nemcsak költsége miatt fontos döntés. A választást az árkondíciókon kívül erősen befolyásolja, hogy a tanúsító cég, illetve tanúsítványa a célpiacon mennyire ismert, valamint mekkora a bizalomnövelő hatása. Minden tanúsítvány éppen annyit ér ugyanis, amennyire elfogadják.
“Először mi is úgy gondoltuk, hogy egy nagynevű angol tanúsítót kértünk fel rendszerünk auditálására – emlékezik vissza Kocsis Mária Magdolna, az EUROSPED Kft. ügyvezető igazgatója. “Összehasonlítva a beérkezett ajánlatokat, jelentős árkülönbséget tapasztaltunk. Megkérdeztük a velünk üzleti kapcsolatban álló legnagyobb – többségükben német és osztrák – partnereinket, s a véleményüket figyelembe véve egy német cég mellett döntöttünk. Árban is kedvezőbb volt az ajánlatuk, a tanúsítványukat is bizalommal fogadták ügyfeleink és végül, de nem utolsósorban magyar nyelven történt a tanúsítás.” Persze egy másik célpiacú vállalatnál mindez akár fordítva is lejátszódhatott volna.
Nézzünk bele a mérleg másik serpenyőjébe is. Azaz a ráfordításokért cserébe milyen előnyöket kapnak azok a cégek, amelyek következetesen végigjárják a néha egy-másfél évig is eltartó utat.
1. Szabályozottabb működés.
Az Aranygallér Rt. nem a tanúsítvány megszerzését tűzte ki célul minőségbiztosítási rendszerének kiépítésekor. “Elsősorban azt akartuk, hogy gyártási folyamataink és munkánk belső szabályozottsága, szervezettsége javuljon. Váljon egyértelművé, hogy adott munkatársaink adott tevékenységhez milyen felelősség és milyen jogok tartoznak, illetve mindez szabályozott, jól dokumentált rendszerben segítse a menedzsment munkáját a gazdaságosabb termelés és a célul kitűzött termékminőség elérésének érdekében. Nap mint nap.” – mondta Ágoston László vezérigazgató.
A 77 Elektronika Kft. a magyar elektronikai műszergyártás egyik leglátványosabban fejlődő cége. Szervezeti és piaci növekedésének alapvető feltételéül a működésére és szervezettségére jellemző szabályozottság szolgált. “Az elmúlt évben több száz millió forintos forgalomnövekedést értünk el.” Zettwitz Sándor ügyvezető igazgató szerint ebben döntő szerepet játszott az, hogy a ki-épített minőségbiztosítási rendszerük által a termelés bővítése, növekedése szabályozott, jól szervezett keretek között zajlott le.
2. A tanúsítvány megszerzése.
A vállalatok többségének üzleti érdeke azt diktálja és partnerei is azt várják tőle, hogy tanúsított minőségbiztosítási rendszere legyen. A Sanatmetal Kft. már több éve szállít kórházi felszereléseket számos nyugati országba. Mégis – Farkas József ügyvezető igazgató szerint – az igazi áttörést csak az utóbbi időben érték el: “Rendszerünk működése és tanúsíttatása óta képesek vagyunk megfelelni a legszigorúbb minőségi igényeket támasztó vevőinknek is, így sikerült ügyfélkörünk bővítésével exportforgalmunkat több mint tízszeresére növelni.
3. Tulajdonosi elvárások teljesítése.
A privatizált cégek esetében gyakran tulajdonosi elvárás a rendszerkiépítés, tanúsíttatás. “Új német tulajdonosunk elvárásai között ki-emelten szerepelt a minőségbiztosítási rendszer működtetésének igénye. Ez számára a már megszokott szabályozási, dokumentációs rendet a közös munkanyelvet jelenti, ami megkönnyíti cégeink összekapcsolódását, együttműködését, hiszen a tulajdonosunk érdekkörében tartozó cégek mindegyike működtet minőségügyi rendszert” – nyilatkozta Varga Artúr, a Merián Rt. műszaki vezérigazgató helyettese.
4. Értéknövelő hatás.
A minőségbiztosítási rendszer működtetésével javul a technológiai és szolgáltatási folyamatok “minőségképessége”, a szabályozottabb működés csökkenti a termelési költségeket, így kedvezőbb piaci pozícióba kerülhet az adott cég. Ez a tulajdonos(ok) számára egy esetleges cégeladás, privatizáció esetén komoly értéknövelő hatást eredményez.
“Cégünk példája is bizonyítja – hallottuk Zdolik Jánostól, a Csabai Konzervgyár minőségbiztosítási vezetőjétől -, hogy a reorganizáció csak komplexen, a pénzügyi és termelési folyamatok együttes javításával lehet eredményes, értéknövelő hatású. Tulajdonosunk az MBFB Rt. üzleti megfontolásokból részvényeink tőzsdei bevezetését tervezi. A feljavítás érdekében tulajdonosi támogatással kezdtünk hozzá a vállalat működésének átszervezéséhez, fejlesztéséhez. Ennek egyik fontos projektjeként, a HACCP (Lásd az erről szóló írásunkat!) mellett, jelenleg egy integrált minőségbiztosítási és környezeti menedzsment rendszer kiépítésén dolgozunk, Magyarországon elsők között.”
5. A vevőknek a minőségről alkotott értékítéletének változása.
Az erős versenyhelyzetben működő vállalatok egy része nemcsak a konkurencia figyelésére, hanem partnerei elégedettségének, elvárásainak vizsgálatára, elemzésére is nagy hangsúlyt fektet. A MASPED TRIAS Kft. például rendszeresen értékeli üzleti partnerei körében a szolgáltatásai minőségéről kialakult véleményeket, és a jelentkező elvárásokat. “Az egy éve működő minőségbiztosítási rendszerünk hatásának eredményeit már a legújabb felméréseink is igazolják. Tovább javult szolgáltatásaink minőségének eddig sem rossz megítélése, s az ebből fakadó, irántunk való bizalom erősödését jelzi, hogy bővültek partneri kapcsolataink” – jelentette ki Erdélyi Kálmán, ügyvezető igazgató.
6. A termékfelelősségi kockázatok csökkentése.
A kockázatok csökkentésének egyik módja az, hogy minimalizálják a kárt előidéző meghibásodás valószínűségét. “A minőségbiztosítási rendszerünk kiépítésének kezdetén nem gondoltunk arra, hogy annak működése egyszer majd biztosításidíj-megtakarítást is eredményezhet” – mondta Magyar József, a HUNGERIT Kft. ügyvezető igazgatója. “Termékfelelősség-biztosításunk megkötésére a biztosítóktól kapott árajánlatok között volt olyan, amelyik 20 százalékos díjkedvezményt ajánlott, mert figyelembe vette a rendszerünk működéséből eredő kockázatcsökkenést.”
Folytathatnánk tovább a példák felsorolását az előnyökről és ráfordításokról, de az egyenleget minden cégnek saját magának kell meghatároznia, figyelembe véve helyzetét és sajátosságait. Mégis buzdítani szeretnénk azokat a vállalatokat, amelyeknél egyelőre még csak a ráfordítások serpenyőjében gyűlnek a súlyok. A többieknek pedig (abban a reményben, hogy a fent leírtakkal segítünk nekik) nem mondhatunk mást, előbb vagy utóbb, de fel kell tenniük a kérdést: “Megéri ez nekünk?”
