Mi is az az open space? Konferencia? Értekezlet? Amikor végtelen számú slide-dal és sokórás egyhelyben üléssel, előre megadott program szerint összeállított unalmas előadásokra gondolunk, ami mindenkinek jó egy kicsit valamire, de senkit sem tesz boldoggá? Aztán színpadon rendezett kerekasztal-beszélgetések is eszünkbe juthatnak – elénk tárul egy homályos fényű terem és a benne szendergő résztvevők látványa. Igazából a kellemes szünetekre, találkozásokra és tapasztalatcserékre emlékszünk majd, a kávézásra/ebédre a kollégákkal.
A befejezés előtt mindenki kézbe kapja a munkacsoportok eredményeinek a dokumentációját. (Kép: sxc.hu)
Az open space éppen erre a gondolatra épül: egészen más. Az egész egy nagy kávészünet. Nincs napirend. A rendezvény elején mindenki ott van – ugyanis az első fél-egy órában jön létre az egész munka- és ütemterv. Aztán mindenki ahhoz csatlakozik, ami számára érdekes és fontos.
Hogyan jön létre ez a szerkezet?
Először a vezetők megfogalmazzák az open space fő kérdését (például: Hogyan tudunk egy év alatt 500 helyett 600 milliós forgalmat realiztálni?). Ezt követően, az alapelvekbe való rövid bevezetés után mindenkinek (minden dolgozónak, a takarítónőnek is), aki élni akar vele, megvan a lehetősége arra, hogy témáját megnevezze, azaz megfogalmazza az ő szemszögéből fontos területet, feltegye az ő saját kérdését. Valamit, amit a szívén visel, amiért kész tenni valamit, felelősséget vállalni és amin a többiekkel együtt dolgozni akar. Minden téma megengedett, azok is, amelyek nem tartoznak közvetlenül a rendezvény fő témájához.
Az open space folyamatában minden téma feldolgozására lehetőség van – mindenki jelentkezhet abba a csoportba, ahol a számára legfontosabb téma kerül feldolgozásra. Ez a „piactér”. Ezt követően a csoportok önszervező formában elkezdenek dolgozni. Minden csoport maga foglalja össze az eredményeit, ajánlásait és megállapodásait és ezt mindenki számára hozzáférhetővé teszi az erre célra kialakított táblán.
Esténként és reggelente, valamint a rendezvény végén találkozik az összes csoport, hogy tapasztalataikat és benyomásaikat kicseréljék.
A befejezés előtt mindenki kézbe kapja a munkacsoportok eredményeinek a dokumentációját. Cél lehet a dokumentáció alapján a prioritások meghatározása, rokon célok összevetése és a cselekvéshez szükséges lépések kialakítása.
A fenti folyamathoz elkengedhetetlenül szükséges, hogy a résztvevők önként akarjanak részesei lenni a munkának. A kötelező open space eleve kudarcra van ítélve. Nem mindegy tehát, hogy hogyan ”hívjuk meg” a kollégákat.
Munka vs. szórakozás
Ellentétben az említett és már „x” alkalommal átélt konferenciákkal, a résztvevők a helyszínen megtapasztalják, hogy nem csak lehetséges, hanem szórakoztató is az, ha felelősségteljesen cselekednek, lényeges feladatokat és célokat boncolgatnak, a vezetést közösen gyakorolják, ha becsben tartják és erőforrásként kezelik a különbségeket, ha maguk dolgozzák ki és állapodnak meg a cselekvéshez szükséges tervekben. Az open space során az open space szelleme és építőelemei olyan szinergiát hoznak létre, amely biztosítja a motivációt az önszerveződő és önirányító működésre, és ez azután a mindennapi munka világában is megjelenik.
Az open space tovább hat: a fejekben, a munkahelyi cselekvésben, a vállalati vezetésben, a társadalmi vitában, a mindennapi véleményalkotásban.
