Felmerül a kérdés, hogy az összevonás elindításakor megfogalmazott valós célok – a működési hatékonyság, vagy éppenséggel a szolgáltatások minőségének a javítása – miért hiúsulnak meg az összevonás során. A következőkben igyekszünk kitapintani, hogy melyek azok a kritikus pontok, amikre odafigyelve nagyobb eséllyel lehetnek sikeresek az intézményi összevonások.
Tervezés A-tól Z-ig
Valójában a legtöbb összevonás már a tervezés fázisában elbukik. A gyakorlat azt mutatja, hogy az átalakításban érintett vezetők legjobb tudásuk szerint ugyan összegyűjtik az előttük álló feladatokat, felelőshöz is rendelik azokat, sőt akár még jegyzőkönyv is születik minderről. Azonban az idő múlásával egyre inkább érvényét veszti az eredeti feladatlista, s nehezen átláthatóvá válik az összevonás menete, előrehaladása. Ekkor általában a jogi és gazdasági vezetők ragadják magukhoz a kezdeményezést, hogy a kialakuló káoszban valamiféle irányt mutassanak.
Ekkor már rég nem beszélünk működési hatékonyságról, minőségjavításról, hanem a jogi és gazdasági működőképesség fenntartása kerül előtérbe. Túlságosan nagy teret kapnak az egzisztenciális kérdések, azaz az összevonás eredményeként hogyan lesz kevesebb vezető, kik lesznek a győztesek és a vesztesek, milyen formában kerülnek át a munkatársak egyik szervezetből a másikba. Ez az állapot megelőzhető, ha az intézmény-összevonások elindításának első lépéseként a teljes átalakulás részletes megtervezésére kerül sor.
A tervezés elemei közül egy sem hagyható el
Négy fő elemre kell figyelni a tervezésnél. Az első a célok rögzítése, értelmezése – ez képezi a tervezés alapját, majd ezek egyértelmű rögzítése és alábontása következik. Az összevonás, átalakítás akkor tekinthető eredményesnek és sikeresnek, ha a jogi és gazdasági összevonáson túl a döntéshozók (tulajdonosok) elvárásait is teljesíti. Ehhez elengedhetetlen a célok értelmezése és kommunikációja.
A második a szervezeti és személyi keretek meghatározása, azaz a felelős személyek kijelölése. A tapasztalatok alapján érdemes az összevonás támogatására projektszervezetet létrehozni. Mindenképpen érdemes azokat a vezetőket az összevonás felelősévé tenni, akik a jövőben is irányítani fogják a területeket. Az elkötelezettségük akkor biztosítható, ha magukénak érzik az összevonást, ha az elvégzett feladatok hatással vannak jövőbeni munkájukra.
Harmadszorra a feladat- és ütemterv-összeállítást, vagyis az átalakulás részletes megtervezését kell végrehajtani. Ennek során nevesítik a feladatokat, felelősöket, határidőket és a szükséges erőforrásokat. A megvalósítás időszakában ez objektív képet ad arról, hogy az összevonás hogyan halad előre, melyek azok a területek, ahol a munka késedelmes. A feladatterv belső felépítése, a feladatok csoportosítása már önmagában elősegíti, hogy az érintettek konzisztens képet kapjanak az összevonásról, annak komplexitásáról, valamint a szükséges erőforrások rendelkezésre állásáról. A tervezés során mindig az a kérdés, hogy milyen mélységben és mennyire alaposan lehet a feladat- és ütemtervet összeállítani. A tapasztalat az, hogy akkor segíti érdemben a tervezés a szervezeti összevonásokat, ha az átalakulás minden területére kiterjed, és kiemelten kezeli a döntéshozók által megfogalmazott célokat (jog, gazdálkodás, munkaügy, szervezet, szabályozás, infrastruktúra, informatika, folyamatok és kiemelt fejlesztési területek).
Az utolsó fontos elem a kockázatok azonosítása és az intézkedések megfogalmazása az összevonásban. Erre azért van szükség, hogy a valószínűsíthető káros hatásokat csökkentsék, megszüntessék. Már az összevonás elindításakor számos olyan kockázat azonosítható, amelyek bekövetkezése, illetve hatása időben később várható, de jelentős akadályt, veszélyt jelent a sikeres végrehajtásban. Az összeállított kockázatkezelési terv a végrehajtás során folyamatosan változik.
Nyomon követés az információk szabad áramlásáért
A részletes tervezés eredménye akkor kézzelfogható, ha következetes végrehajtással párosul. A nyomon követés azt jelenti, hogy a vezetés a tervekben szereplő feladatok végrehajtását követi és ellenőrzi, a menet közben felmerülő eltéréseket, szükséges módosításokat feltárja és kezeli. Ehhez elengedhetetlen a projektszerű működés eljárásainak kialakítása, valamint az írásos beszámolás rendszerének kidolgozása.
Az összevonás komplexitása miatt szükségszerű, hogy a munkacsoportok párhuzamosan végezzék a feladataikat, amely során számos probléma, kapcsolódási pont és döntési helyzet merül fel. A vezetésnek az előrehaladásról, a kockázatokról, az újabb feladatokról folyamatosan informálódnia kell, és ahol szükséges, be kell avatkoznia. Amennyiben a szigorú nyomon követés rendszere nem működik, a vezetés csak részleges információkkal rendelkezik, az informális utak megerősödnek, a munkacsoportok között az információáramlás nem lesz megfelelő.
A nyomon követéssel a problémákat, kockázatokat és döntési pontokat felszínre kell hozni. Számos összevonás esetében jelent problémát, hogy az információk késve vagy csak részlegesen jutnak el a döntéshozókhoz. Másik gyakran tapasztalható gond, hogy túlzottan is centralizált a döntéshozatal, lassítva a végrehajtást. Ez visszavezethető jórészt a költségvetési intézmények poroszos működésére, az egyszemélyi felelősség erős jelenlétére. Mindezek megelőzhetők, ha a projekt eljárásrendje szabályozza a beszámolás folyamatát, valamint a szereplők felelősségét és hatáskörét, s ezt a vezetők be is tartják.
Nemcsak a kontroll, hanem az elismerés eszköze is lehet a nyomon követés. Egy hosszabb projektmunka esetében a munkatársak motivációja, lelkesedése csak akkor tartható fenn, ha megvannak azok a fórumok, melyeken keresztül a dicséret, elismerés elérhet a vezetőkhöz, munkatársakhoz.
