Utazások elszámolása – Nyaral a cég

Mindenhol szeretnek spórolni az adón, legyen szó milliárdos árbevételű multinacionális cégről, vagy alig néhány alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozásról. De e tekintetben még bizonyos hivatalok köztisztviselői sem különbek, elég csak a Földművelési és Vidékfejlesztési Minisztérium megyei hivatalvezetőinek pihenéssel egybekötött tavalyi szakmai útjaira gondolni. De azóta sem ritkaság, hogy a jól dolgozó alkalmazottak a tengerparton pihennek, valamelyik egzotikus szigeten kényeztetik a kimerítő munka után elfáradt testüket, esetleg vadvízi túrán vesznek részt. Mindezzel persze az adóhatóság ellenőrei nem törődnének, ha a feltöltődés kiadásai nem a vállalkozás költségeit tetéznék. Ám ez gyakran így történik. Az adóhatóság által lelt egyik gyöngyszem tavaly az volt, amikor ausztráliai kiránduláson vett részt a cég teljes vezérkara, persze családtagjaikkal együtt. De hogy mi adta meg a szakmai jelleget a véletlenül éppen a sydneyi olimpia idejére eső utazásnak, azt már nem tudták megmagyarázni a résztvevők. Az a vállalkozó is “lebukott”, aki egy Maldív-szigetekre szervezett “last minute” utat próbált hivatalos kiküldetésként elszámolni. Egy részvénytársaság menedzsmentje pedig agyafúrt úti jelentést készített thaiföldi útjáról: az utazási iroda szabadidős programját szakmai, üzleti találkozókkal fűszerezték. S bár a “helyi tőzsde megtekintése” vagy a “találkozás helyi könyvvizsgálókkal” szakmai jellege nem kérdőjelezhető meg, az utazás komplex vizsgálata során mégsem találták bizonyítottnak a revizorok annak üzleti jellegét.

Ezek nem példa nélküli esetek. Mint az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnál (APEH) megtudtuk: gyakran próbálják a vállalkozásoknál üzleti útként feltüntetni a magáncélú kiruccanásokat. S bár az utazások vizsgálata sem az idén, sem tavaly nem szerepelt a kiemelt ellenőrzési témák között, az átfogó vizsgálatok során a cégek ilyen típusú költségeit is nagyító alá veszik. Az már eleve gyanús, ha nyáron tengerpartra, télen síparadicsomba szervezik a szakmai kirándulást. A nagyobb cégek többnyire a vezetőket viszik üzleti jellegű “pihenésre”, a kisebb vállalkozásoknál pedig általában a családi nyaralást próbálják hivatalos jellegűnek feltüntetni. Mint ahogy tett az a vállalkozó is, aki tavaly egyiptomi üdülésre vitte a családját, miközben az ellenőröket arról igyekezett meggyőzni, hogy cége 3 munkatársa szakmai konferencián vett részt.

Ilyen esetek annak ellenére is előfordulnak, hogy a személyi jövedelemadó törvény egyértelműen rögzíti: a személyes, családi szükségletet akár csak részben is kielégítő termék vagy szolgáltatás ellenértéke nem vehető figyelembe a vállalkozás költségei között. “A jogszabály csak akkor tekinti hivatalos, üzleti jellegűnek az utazást, ha arra a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében kerül sor” – hangsúlyozza Gódor Sándorné, az APEH osztályvezetője. Az utazás üzleti jellegét az adózónak hitelt érdemlően kell bizonyítania, de hogy ez valójában pontosan mit is jelent, azt már egyetlen jogszabály sem tartalmazza. Az szja-törvény annyit rögzít, hogy amennyiben az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények – úgy mint szervezés, reklám, hirdetés, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogramok aránya – alapján akár közvetve is az állapítható meg, hogy az utazás csak látszólag hivatali vagy üzleti jellegű, akkor a kiadásokat nem lehet a költségek között szerepeltetni. Az adóhatóság revizorai is általában ezeket a dokumentumokat vizsgálják, ezért bár nem kötelező, de érdemes – az ellenőrökkel való későbbi vita elkerülése érdekében – akár útinaplót is vezetni, részletezni a szakmai programokat is. (Persze a szubjektív tényezőket elég nehéz kiküszöbölni, nyilván sok múlhat azon, milyen napja van éppen a revizornak, de az sem mindegy, mennyire meggyőző egy útinapló.)

A hivatalos út minden költsége csak szabályos számla alapján számolható el, bár az csaknem mindegy, hogy a magánszemély vagy a cég nevére szól a számla. Mint Gódor Sándorné kiemeli, egy lényeges különbség mégis van attól függően, hogy kinek a nevére állították ki a számlát. Ha ugyanis a magánszemély szerepel vevőként a bizonylaton, akkor a cégtől kapott költségátalány miatt – függetlenül attól, hogy ebből származott-e jövedelme -, önállóan kell szja-bevallást adnia, vagyis a munkáltató ezt nem vállalhatja át tőle. Ugyanakkor érdemes tudni, hogy ez a jogszabály csak az alkalmazottakra érvényes, a cégtulajdonosok nevére szóló számlák már nem szerepeltethetők a vállalkozás költségei között. Vagy ha mégis, akkor a magánszemélynek a progresszív adótábla szerint kell utána adóznia.

Az üzleti utazás, kiküldetés során a magánszemély által étkezésre, vendéglátásra fordított összeg – ha azt a cég megtéríti a dolgozónak – nem számít reprezentációs költségnek, hanem természetbeni juttatásnak minősül, így aztán nem alkalmazhatók rá a kedvezőbb adózási szabályok sem – mutat rá az osztályvezető. Bár a repi után január óta 44 százalék szja-t és 11 százalék ehót kell fizetni, ez még mindig kevesebb az adóköteles természetbeni juttatások után összességében fizetendő 78 százalékos köztehernél (lásd külön). Munkavállalónak az utazás üzleti ajándékként sem adható továbbá – hívja fel a figyelmet Gódorné, aki szerint ugyan jutalomként finanszírozhat nyaralást a cég a dolgozóinak, ám az természetbeni juttatásnak minősül, s mint ilyennek, közel 80 százalékos közterhe van. Ugyanakkor a természetbeni juttatásra és a közterhekre fordított kiadás költségként elszámolható.

Gyakran előfordul, hogy a cégutazáson az igazgatók felesége vagy rokona, vagyis biztosítottnak nem minősülő személyek is részt vesznek. Ilyenkor a 44 százalék szja mellett az együttesen 34 százalékra rúgó tb-járulék és munkaadói járulék helyett csak 11 százalék egészségügyi hozzájárulást kell fizetni. Az utazás díját és a természetbeni juttatás közterheit azonban az egyéni vállalkozó költségként elszámolhatja, miként a társaság is, azonban az utóbbinál ez az összeg egyben adóalap-növelő tétel is.

Hasonló a terhe az üzleti partnereknek ajándékba adott utazásoknak is, legyen szó akár a Balatonról, akár a Bahamákról. Augusztus 17-től viszont e tekintetben változás várható, hiszen módosul a reprezentációra és az üzleti ajándékozásra vonatkozó szabályozás: ismét lesz egy – nem túl magas – adómentes határ, s csak ezen érték fölött kell majd a 44 százalék szja-t és a 11 százalék ehót megfizetni.

Különösen a nagyobb cégeknél gyakori, hogy a dolgozók nyaraltatására apartmant bérelnek hosszabb-rövidebb időszakra. Ez esetben szintén természetbeni juttatásról van szó, amikor is az adót az egyéb költségekkel spékelt bérleti díj és a dolgozó által fizetett díj közötti különbség után kell megfizetni. Az is megtörténik, hogy az alkalmazottak üdülését a cég pénzzel támogatja, aminek a bérhez hasonló terhei vannak: vagyis a cégnek 31 százalék tb-járulékot, 3 százalék munkaadói járulékot, a magánszemélynek pedig a progresszív adótábla szerinti szja-t kell fizetnie. Belföldi nyaralásoknál szolgál némi könnyítésül a dolgozóknak adott üdülési csekk, amelynek ellenértékéből adott engedmény éves szinten magánszemélyenként maximum 20 ezer forintig adómentes természetbeni juttatásnak minősül.