Családi ünnepen szembesült munkája legnagyobb dilemmájával az egyik hazai vállalat vezetője. Amikor tinédzser gyermekét megkérdezte, milyen ajándékot szeretne születésnapja alkalmából, az gondolkodás nélkül rávágta: legyen többet otthon. A kérés csak látszólag egyszerű és teljesíthető. Mégis hogyan?
Az időmenedzsmentnek már jól bevált metodikája van, olyan technikai fogásokkal, amelyeket bárki viszonylag gyorsan elsajátíthat. Az idő beosztásának sikere alapvetően két tényezőtől függ: hogyan állítunk fel prioritásokat, illetve miként delegálunk feladatokat. Frenyo Andrea, a BB Consulting vezető tanácsadója azt tapasztalja, a vezetőknek főleg a delegálással, a feladatok másra bízásával akadnak nehézségeik. Több oka is lehet annak, hogy nem szívesen adják ki kezükből a személyes közreműködést nem igénylő teendőket. „Egyes feladatokat annyira élveznek, hogy nehezen mondanak le róluk, de gyakori kifogás az is, hogy több idő megy el a munkatárs betanításával, mint magával a feladatmegoldással. Még ha másra is bíznak valamit, gyakran lihegnek az illető nyakán, hogy ellenőrizzék” – hoz példákat a tanácsadó.
Az egyénenként különböző értékrendek és attitűdök sokat számítanak. Sárvári György, a Neosys Szervezetfejlesztő és Tanácsadó Kft. ügyvezetője úgy véli, az időgazdálkodás mögött sokszor az a fő kérdés, milyen a vezető időhöz való viszonya. Más-más tényezők állhatnak a késés hátterében: például ha valaki élvezi a késéssel járó stresszt, akkor nem fog attól megváltozni, hogy megtanulja megtervezni az idejét – hiszen nem a tervezéssel van gondja, hanem a stresszkereséssel.
Energiavámpírok
Az Egyesült Államokban az időmenedzsment módszerei helyett egyre inkább az energiagazdálkodás kerül előtérbe. Bestseller lett a Jim Loehr–Tony Schwartz szerzőpáros The Power of Full Engagement című, energiamenedzsmentről szóló könyve, és nagy népszerűségnek örvendenek az energiatréningek. Magyarországon azonban nem nagyon lehet ezekkel a fogalmakkal találkozni. Sárvári György szerint ennek oka az energia szóhoz társuló ezoterikus felhang. „A vezetőkben van egyfajta szemérmesség, hogy tudományosan hangzó tréningekre költsenek – mutat rá –, nálunk az energiamenedzsment túl misztikusan hangzik, pedig valójában az energiák megújításáról szól minden jó fejlesztés, akárhogyan is nevezzük.”
Juhos Andrea, a DBM Hungary ügyvezetője azt mondja: az energiáról mindenki tudja, hogy létezik, de általában akkor figyelünk fel rá, ha éppen szűkében vagyunk – klasszikus példa az ilyen energiahiányos állapotra a burn-out szindróma. Alapvetően három energiatípust szokás elkülöníteni: a fizikai aktivitásra és helyes étrendre épülő fizikai, a kapcsolatokból táplálkozó érzelmi és a kihívással járó feladatokból merítkező mentális energiát. A jó energiagazdálkodás ennek megfelelően rengeteg tényezőtől függ, a napi alvásmennyiségtől éppúgy, mint az emberi kapcsolatok milyenségétől.
A kulcsszó az önismeret és a tudatosság: mindenkinek tisztában kellene ugyanis lennie azzal, hogy mi energizálja, és milyen dolgok – vagy személyek – vonnak el tőle energiát. Tipikusan energiavesztő helyzet a mások elvárásainak való állandó megfelelni akarás. Nem ritka eset, amikor egy vállalat felső vezetője hajnali kettőkor bombázza e-mailekkel a beosztottait, akik meggyőzik magukat arról, hogy kötelességük azonnal reagálni – holott nem is várják ezt tőlük. „Magyar sajátosságként kerüljük a konfrontációt, ezért nem képviseljük nyíltan az érdekeinket, és szinte kényszeresen meg akarunk felelni mindenkinek – foglalja össze Sárvári György –, ez azonban látszat-érdekszövetségekhez vezet, amelyek valójában ellentétet takarnak.”
Sarokpontok
■ Fontos a fizikai
aktivitás, sportoljunk minél többet.
■ Ügyeljünk a megfelelő
alvásmennyiségre.
■ Szoros napirend esetén is tartsunk néhány perces
pihenőket.
■ A komplexebb feladatokat érdemes azokra az időszakokra
időzíteni, amikor éberebbek vagyunk.
■ Kerüljük a negatív
hozzáállású embereket, a vállalati pletykálkodást.
Miről szól az értekezlet?
Éppen a legnagyobb energialeszívókat a legnehezebb azonban kikerülni: a rosszul strukturált értekezleteket. A túl hosszú, kevés hasznos információt adó vagy unalmas értekezletek energiát rabolnak el a dolgozóktól, emiatt kevésbé tudnak figyelni munkájukra. Nyugat-Európában ezért a meetingek résztvevőinek gyakran javasolják a „két láb módszert”: ha valaki unatkozik, nem kap semmi újat, és hozzászólni sem tud, használja a két lábát, és menjen olyan helyre, ahol ezeket megkapja!
Tartós megoldást azonban a meetingek átstrukturálása hozhat, ezzel lehet megújítani magát a menedzsmentet. A megkérdezett szakemberek egyetértenek abban, hogy a legtöbb magyarországi cégnél szükség lenne erre. Érdemes átgondolni, miről szól az értekezlet. Döntéshozatalra, ötletelésre vagy csak egyirányú információátadásra hívják össze? Utóbbi esetben rendszerint értelmetlen nagy létszámú értekezletet tartani. „Érdemes új kommunikációs csatornákat használni: a web 2.0 például több lehetőséget rejt magában, mint amennyit kihasználnak” – mutat rá Frenyo Andrea.
Állandó lendületben
Mivel az energiamenedzsment során komoly életmódváltásról van szó, elsajátítása is hosszabb időt vesz igénybe, mint valami időgazdálkodási technika megtanulása. Először is el kell ismerni a problémákat, tehát létre kell jönnie egyfajta „betegségtudatnak”. Ez azonban sokszor csak valamilyen trauma hatására következik be. „Gyakori formája a riasztásnak, amikor valaki szívinfarktuson esik át, vagy felfedezi magán a magas vérnyomás tüneteit. De sokszor éri a vezetőket a környezetükből is visszajelzés, hogy valami rosszul működik” – mondja Juhos Andrea.
A gondok felismerésének nehézsége ellenére megéri belevágni a váltásba, hosszú távon ugyanis hatékonyabb az időgazdálkodásnál. Az utóbbinál gyakran tapasztalják, hogy bár a vezetők a képzésen megtanulják a technikát, a munkahelyükön már nem képesek átültetni a gyakorlatba. Például, ha a tréning után visszamennek az irodába, ahol kétszáz e-mail várja őket, azonnal nekiállnak megválaszolni mindet, holott lehet, hogy éppen olyan éber állapotban vannak, hogy inkább komplexebb feladatokkal kellene foglalkozniuk.
