A projekt kidolgozásakor érdemes meghatározni a kulcsfeladatokat és ezeket részfeladatokra bontani, majd pontosítani az elvégzendő lépések sorrendjét, azaz szakszóval feladattervet készíteni. A beruházásoknál ugyanis egy-egy feladat elmulasztása akár a vállalkozás létét jelentősen befolyásoló veszteséget, vagy elmaradt hasznot is eredményezhet. A feladatterv azért is fontos, mert segítségével az elvégzendő feladatok sorrendje és az egyes lépések ok-okozati összefüggése is modellezhető.
A feladattervnek részei:
1. forrásterv
2. költség- és cashflow terv
3. időterv
4. humánerőforrás-terv
5. nagyobb projektek (több bevont szervezeti egység, vagy partner) esetén kommunikációs terv
Forrásterv
A forrásterv összeállítása nem más, mint a potenciálisan rendelkezésre álló források felsorolása. Figyelembe kell venni a saját anyagi adottságokat, a partnerek esetleges pénzügyi hozzájárulását, a rendelkezésre álló hitelkeretet, és a támogatási forrást. A pályázat benyújtása előtt konkretizálni kell a hitelnyújtás feltételeit és érdemes felvenni a kapcsolatot a pályáztató szervezet munkatársaival. A gyakorlat azt mutatja, hogy hasznos már a projektkidolgozás szakaszában jobban megismerni a támogató finanszírozási célkitűzéseit, prioritásait, eljárásait, melyre a személyes kapcsolattartás a legalkalmasabb eszköz.
Költség- és cashflow terv
A pénzügyi tervben a projekt megvalósításához szükséges költségeket kell számba venni. Fontos a projekt egészét látni és a reális költségbecslés. Az egyes kiadásokat és bevételeket időben is ütemezni kell az esetleges likviditási gondok elkerülése érdekében.
Az egyes pályázati kiírásoknál a felhívás céljaitól függően más és más a támogatható költségek köre, általánosságban azonban elmondható, hogy a megvalósítást követően azok a költségek lesznek elszámolhatók, amelyek:
• a projekt végrehajtásához valóban szükségszerűek
• a támogatási szerződésben előre fel lettek tüntetve
• összhangban vannak a piaci árral, és érvényesítik az ár-érték arány elvet
• a pályázat befogadását, vagy a támogatási szerződés aláírását követően merültek fel
• bizonylatokkal igazolható, már ténylegesen megvalósult kiadások
Fontos, hogy a projekt pénzügyeit az elejétől a végéig egy ember tartsa kézben!
Humánerőforrás-terv
A humánerőforrás-tervben határozza meg, hogy az elvégzendő feladatok mennyi és milyen munkát igényelnek. A terv összeállításakor gondolja végig a projektgazda, hogy a megvalósítás egyes feladatainál milyen kvalitású és végzettségű szakemberekre van szüksége, mely munkatársak közreműködésére szükséges, kinek milyen felelőssége és hatásköre lesz, ki kinek tartozik majd felelősséggel és mennyi idő áll rendelkezésre a feladat elvégzésére.
Kommunikációs terv
A projektmunka lényegét tekintve maga is kommunikáció, ezért különösen fontos rögzíteni ennek formáit és időbeliségét. A projekttel kapcsolatos kommunikáció a cégen belül leggyakrabban projektértekezletek és írott jelentések formájában valósul meg. Ezek célja, a folyamatos információáramlás, a projekt zökkenőmentesen megvalósulása. A külső kommunikáció célja, hogy a projekt tartalmáról a külvilág is értesüljön. Ez az uniós támogatású projektek esetében elvárás is. Leggyakoribb formái: sajtó- és média-megjelenések, tájékoztatás a honlapon, szakmai kapcsolatépítés, szakmai publikációk, brosúrák kiadása. A külső kommunikációra a projekt költségvetésén belül külön kertet kell biztosítani.
Időterv
A feladatterv elkészítésének utolsó lépése a határidők hozzárendelése az egyes feladatokhoz. Meghatározandó, hogy melyik feladathoz mennyi időre lesz szükség. Az időterv elkészítésénél érdemes időtartalékot hagyni, mert előfordulhatnak csúszások a végrehajtás során.
Cikksorozatunk befejező részében, két hét múlva magáról a pályázat elkészítéséről, azaz az adatlap és a mellékletek összeállításának részleteiről fogunk írni.
/
