Az ügyviteli szoftverek piacán Magyarországon nagyon sok szereplővel találkozhatunk: minden jelentős nemzetközi cég képviselteti magát, de a magyar fejlesztőcégek száma sem kicsi. Jól reprezentálja a népes mezőnyt a Számviteli Szoftverbörzén résztvevő több tucatnyi cég.
A Startlap tanúsága szerint ma több mint 80 cég kínál Magyarországon ügyviteli szoftvert. Egyszerűbb számlázóprogramokat is közel 70 vállalkozás fejleszt. A két kör között nagy az átfedés. Ahogy Vörös Mihály, a Dolphin Computer Kft. ügyvezetője fogalmazott: aki ügyviteli szoftver fejlesztésébe kezd, annak előbb-utóbb melléktermékként egy számlázószoftver is kikerül a keze alól.
Patkó Csaba, a Kulcs-Soft ügyvezető igazgatója véleménye szerint ugyanakkor a számlázó program egy induló vállalkozás számára az első informatikai beruházás lehet, ezért kihagyhatatlan a kínálatból. Juhász Zsolt, a rEVOLUTION Software integrált rendszerek üzletágának igazgatója elmondta: saját felmérésük alapján arra a következtetésre jutottak, hogy a piac nagy részét az ismertségi szoftverek teszik ki. 
Szoftverek minden mennyiségben
Az ismertségi szoftver kis méretű, esetenként néhány fős fejlesztőcég által készített rendszer, főként telephelyük közelében, ismeretség útján értékesítik. Ezek között a szoftverek között jó néhány magas színvonalú, jövőjük mégis bizonytalan – a mögöttük álló cégek méretéből adódóan. Ahogy egyre több cég alkalmazza őket, ezek egyre inkább szűknek érzik a fejlesztői kapacitást, és mind inkább a komolyabb hátterű, nagyobb erőforrásokra alapozott alkalmazások irányába fordulnak.
Ezen az úton elindulni nagyon egyszerű, mivel “csupán” szellemi tőke és vállalkozó kedvű partner kell hozzá. De ilyen alapra felépíteni egy vállalatot, az már más – hangsúlyozta Juhász Zsolt. Egy bizonyos méret, illetve ügyfélszám fölött ugyanis nyomasztóvá válik a támogatás nehézkessége, és a kisvállalkozásnak komoly szervezeti átalakuláson kell átesnie. A jellemzően tőkeszegény vállalkozások esetében ez a lépés gyakran nem lehetséges, ilyenkor a fejlesztő cég megáll a fejlődés elért fokán, hosszú távon elkerülhetetlen a hanyatlás – állítja a rEVOLUTION Software üzletág igazgatója.
Integrált csomagok
A platform oldaláról vizsgálva megállapítható: a DOS-os verziók mára teljesen háttérbe szorultak. Azok a cégek, amelyek tavaly még DOS-os rendszert készítettek, az idén piacra dobták a windowsost. Az integrált rendszerek a hatalmas adatbázisokat is megbízhatóan kezelő Oracle alapon működnek, míg a “kisebbek” jellemzően SQL-t használnak. A kézi számlák ideje lejárt, minthogy a szoftverfejlesztő cégek a számlázó programok széles tárházát kínálják. Az egyéni vállalkozóktól a multinacionális cégekig mindenki megtalálhatja az árban és tudásban neki megfelelő szoftvert és szolgáltatást – állítja Patkó Csaba, a Kulcs-Soft ügyvezető igazgatója.
Integrált rendszert általában azok a cégek választanak, amelyek minden adatállományukat (számlázás, könyvelés, raktározás, bérszámfejtés, kontrolling) egy helyen kezelik, és összetett, többszintű riportokat készítenek. Ezeknek a rendszereknek a testreszabottság, illetve a széles körű funkcionalitás az előnye.
Egy ilyen rendszer kialakítása azonban hosszadalmas előmunkálatokat, fejlesztést és végül már a tényleges használat során felmerülő hibák utólagos kijavítását igényli. Persze e “nehéz időszak” után a cégek minden igényt kielégítő, bármely adatokat gombnyomással kinyerő programot kapnak.
Az integrált és a “dobozos” szoftverek között átmenetet az integráltság jegyeit mutató összeköthető szoftvercsomagok alkotják: ezek között az adatátadás megoldott, de nem teljesen cégre szabottak. Végül a legegyszerűbb megoldás a “dobozos”, moduláris felépítésű szoftverek használata, amelyek a telepítés után azonnal munkára foghatók.
Az egyszerűbb számlázó szoftverek tudásszintje jól körülhatárolt, és a piacon lévő legtöbb alkalmazás megfelel ezeknek a kritériumoknak. A vásárlóknál nem is a számlázás funkcionalitása határozza meg, melyik szállító mellett döntenek, sokkal inkább a körülötte lévő logisztikai, készletezési modulok funkcionalitása – hangsúlyozta Juhász Zsolt.
Nézzünk mögé is!
Fontos, hogy a cég olyan szoftvert válasszon, amelynek jelentős ügyfélbázisa van, és nagyobb fejlesztői kapacitás, illetve támogatás áll mögötte. Így lehet elkerülni azt, hogy a szoftver működésének 3-5 éve alatt a rendszer alól eltűnjön a fejlesztő cég – említ egy nem elhanyagolható szempontot a rEVOLUTION igazgatója.
Hozzátette: a szoftver kiválasztásánál minden vállalkozásnak el kell döntenie, hogy az informatikai fejlődés mely pontján áll. Olyan szoftvert kell választania, amelynek erőforrás-, illetve költségigénye nem haladja meg a vásárló igényeit. Ez gyakran nem is olyan könnyű döntés. A második szempont, hogy a vásárló megfelelő erőforrást allokáljon a szoftverigény listájának összeállítására, a kiválasztási folyamat lebonyolítására, valamint a bevezetés végrehajtására.
A legtöbb cég csak a kiválasztásig fordít erőforrást a projektre, és azt is inkább érzés és ár alapján teszi. A bevezetéshez végképp hiányzik az erőforrás, és ez gyakran sikertelen használathoz, vagy a szoftverhez rossz kihasználásához vezet. A felhasználó el kell szánnia magát arra, hogy a szoftver üzemeltetésére is pénzt fordítson, vagyis a vásárlás előtt kalkuláljon ezzel a költséggel. Magától nem fog működni a rendszere (egy bizonyos komplexitás fölött).
A számlázószoftver a leginkább “kötött” az ügyvitel területén, mivel a vonatkozó törvényi előírásoknak meg kell felelnie, a gyártónak akár írásos APEH igazolást is kell adnia – hangsúlyozta Patkó Csaba, aki szerint egy számlázóprogram ma már sokkal több, mint egyszerű, számla kiállítására alkalmas szoftver, rengeteg hasznos információ kinyerhető belőle. Hozzátette: a fejlesztő cégek szolgáltatáspalettáját és referenciáit is érdemes a leendő vevőnek tanulmányoznia, hiszen egy számlázóprogramot a gyakori jogszabályváltozások miatt évente akár többször is frissíteni kell.
