Kérdezzen Ön is!Ha bármilyen problémája van adóügyekben, kérdezze meg bátran Dr. Szabó Tibort, az FN adószakértőjét! >>
A változások leginkább azokat érintik, akikre a számviteli törvény hatálya kiterjed: így a gazdasági társaságokat, egyéb szervezeteket – akikre tulajdonképpen a törvény a gazdálkodó gyűjtőfogalmat használja. Ők közvetlenül kötelesek alkalmazni a 2001. január 1-jétől hatályba lépő – alább ismertetendő – bizonylati szabályokat.
A számviteli törvény hatálya változatlanul nem terjed ki az egyéni vállalkozókra, egyéni cégekre, polgári jogi társaságokra, építőközösségekre, külföldi vállalkozás magyarországi kereskedelmi képviseletére – amelyből elvileg az következne, hogy az új Számvitlei törvényben bevezetett bizonylati szabályokat ezek a vállalkozások nem lennének kötelesek alkalmazni. Közvetve azonban reájuk is vonatkoznak az új szabályok: amennyiben ugyanis üzleti partnerük a számviteli törvény hatálya alá tartozik, ő csak olyan bizonylatot fogadhat el – és vezethet be saját számviteli nyilvántartásába – tőlük is, amely megfelel a számviteli törvényben előírt követelményeknek.
Minden bizonylatot érintő változások
Valamennyi, a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatra vonatkozó új, eddig a törvényben nem ismert alaki kellékként fel kell tüntetni a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, továbbá a könyvviteli nyilvvántartásokban történt rögzítés időpontját és ennek igazolását. Ez mind a befogadott, mind a kibocsátott bizonylatokra vonatkozik. Értelemszerűen ezek a szabályok csak a számviteli törvény hatálya alá tartozó gazdálkodókra terjednek ki.
HatáridőkFokozott figyelemmel kell lenni arra az egyébként változatlan törvényi előírásra, amely a bizonylatok rögzítésének kötelező határidejét szabályozza: készpénzforgalom esetén azonnal, bankszámlaforgalomnál a hiteleintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig, az egyéb gazdasági műveletek bizonylatait egyéb szabály hiján legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni.
A tényleges rögzítés időpontjának és az igazolásnak összhangban kell lennie ezekkel a szabályokkal. Ha csúszás van, és az igazoló a tényleges időpontot igazolja, ellenőrizhető módon megsérti a Számviteli törvényt, ha ellenben a rögzítés időpontja a csúszás miatt kozmetikázott – az is sérti a törvényt, az igazolás ez esetben hamis. Tehát nem lehet csúszás – és mindez az igazoló személyes felelőssége.
E szabályok betartása alapvetően a könyvelők feladata – azonban változatlan és itt is érvényes az a szabály, miszerint a könyvvezetés helyességéért a vállalkozás képviseletére jogosult vezető személy a felelős. A változás gyakorlatilag azt jelenti, hogy minden feldolgozott bizonylatot igazolni (ellenjegyezni) kell a rögzítés időpontjának feltüntetésével. A törvény szóhasználata szerinti “igazolás” nyilván az erre feljogosított személy aláírását jelenti.
A számlákat érintő változások
A korábbiakban felsoroltak mellett további új szabályok is életbe lépnek. Ennek lényege, hogy a számla alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a gazdálkodó képviseletére jogosult személynek vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személynek (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerint vélelmezett képviseletet is) a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolnia kell. Ez a bevezetőben ismertetettek szerint lényegében vonatkozik az egyéni vállalkozókra is, mert tőlük sem fogadható el olyan számla, amely e követelménynek nem felel meg. Ez tehát kétirányú kötelezettséget jelent a vállalkozás számára: a kibocsátott számlákat ilyen hitelesítő záradékkal kell a ellátnia, a befogadott számlákat pedig csak ezzel a záradékkal ellátva lehet elfogadnia. Ez alól csak az alábbiakban tárgyalandó egy kivételt engedi meg a törvényt.
Aláírás nélkülMeglepő, de eddig nem volt alaki követelmény a számlával szemben, hogy azt a kibocsátó alá is írja. Az Áfa tv. elég szigorú feltételeket írt elő a számlával, és ezt az adóhatóságok, bíróságok szigorúan meg is követelték – de a számlát aláírni e törvény szerint nem kellett, és ebben a kérdésben a régi Számviteli törvény sem volt egyértelmű. Mindezek ellenére az aláírásnak volt gyakorlata.
A kibocsátónak ezen túl aláírásával kell igazolnia, hogy az általa kibocsátott számla alakilag és tartalmilag hiteles, megbízható és helytálló.
• A hitelesség igazolása a törvényben írt alaki és tartalmi kellékek meglétéért való felelősségvállalást jelent.
• A tartalmi hitelesség igazolása azt jelenti, hogy a számlán leírt gazdasági művelet az ott feltüntetett adatokkal megtörtént – és ezért az aláíró felel.
• A számla megbízhatóságának igazolása a valódiság számviteli alapelvével van összefüggésben: a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük.
Kivétel a hitelesítés alólA törvény szerint mentesül az általa kiállított számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okmány aláírási kötelezettsége alól az a vállalkozó, amelyik főtevékenységként olyan szolgáltatást végez, amelynél a szolgáltatásról számítógépes úton zárt rendszerben, a számlázási rendszer által mért adatok alapján, emberi beavatkozás nélkül, folyamatosan és nagy tömegben állítja ki a számlát, az egyszerűsített számlát, a számlát helyettesítő okmányt.
A jogosultság
A számla aláírására a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy jogosult. A képviseletre jogosult gazdasági társaságok esetében az, aki cégjegyzésre jogosult. Aláírhatja a számlát a bizonylat aláírására feljogosított személy is. Erre a Ptk. meghatalmazásra vonatkozó szabályai irányadók, amely szerint a meghatalmazáshoz olyan alakszerűségek szükségesek, amilyeneket jogszabály a meghatalmazás alapján kötendő szerződésre előír. Az általános meghatalmazás csak írásban érvényes. Esetünkben a meghatalmazás számlák aláírására vonatkozik, ez általános meghatalmazásnak nem tekinthető, tehát a feljogosítást nem szükségszerűen kell írásba foglalni – mégis célszerű ezt megtenni.
A Számviteli törvény hivatkozik a Polgári Törvénykönyvnek a vélelmezett képviseletre vonatkozó szabályaira. Ezt a kérdéskört a Ptk. a következők szerint szabályozza:
• Áru adásvételével vagy egyéb szolgáltatás nyújtásával rendszeresen foglalkozó jogi személynek az ügyfélforgalom számára nyitvaálló helyiségeiben dolgozó alkalmazottat és tagot – amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik, vagy a körülményekből más nem következik – az ott szokásos szerződések megkötésénél és lebonyolításánál a jogi személy képviselőjének kell tekinteni.
• Az alkalmazott és a tag jogkörének korlátozása harmadik személlyel szemben hatálytalan, kivéve, ha a korlátozásról tudott vagy tudomást szerezhetett volna.
• E rendelkezések megfelelően irányadók a magánszemély alkalmazottjára is.
Ezekkel a feltételekkel tehát az ügyfeleket kiszolgáló személyt (alkalmazottat, tagot) egyben feljogosítottnak kell tekinteni a számla aláírására, külön erre vonatkozó meghatalmazás, okirat nélkül is. Ezek alapján ilyen helyről származó számla elfogadásakor, illetve rögzítésekor az aláírási jogosultságot külön vizsgálni nem kell. (Ott azért még nem tartunk, hogy a számla mellé cégkivonatot, és aláírási címpéldányt kelljen csatolni).
Cégjegyzékszám és egyebekA cégnyilvántartásról szóló 1997. évi törvény cég azonosítására – valamennyi más, a cégtől való megkülönböztetésére a cégjegyzékszám szolgál, amelyet a cégnek az iratain fel kell tüntetnie. Egy bekezdés pedig úgy rendelkezik, hogy a cég bejegyzését követően a cég írásbeli képviselete, illetve hivatalos levelezése során fel kell tüntetni a céget nyilvántartó cégbíróság nevét, a cég nevét és székhelyét, a cég cégjegyzékszámát, valamint szükség szerint a cég felszámolására, illetve végelszámolására utaló toldatot.
Külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe, valamint külföldiek magyarországi közvetlen kereskedelmi képviselete esetén fel kell tüntetni a külföldi vállalkozás cégjegyzékét (nyilvántartását) vezető bíróságot, valamint a külföldi vállalkozás cégjegyzékszámát (nyilvántartási számát) is.
A törvény szerint az aláírás önmagában nem igazolja a számla alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát – éppen ezért e mellett a gazdálkodó azonosító adatait is fel kell tüntetni. A törvény azonban nem rendelkezik arról, hogy ez milyen típusú adatokat jelent. Az általános alaki kellékek közé a törvény a gazdálkodó (és szervezeti egysége) megjelölését, külső bizonylat esetén a nevét és címét sorolja – kérdéses, hogy ezek azonosító adatként elégségesek-e. Az Áfa törvény ezek mellett még az adóazonosító számot követeli meg. Ezek egyébként is szerepelnek a számlán – igaz, nem az aláírási záradékban.
Mit hoz az élet?
Igazából cégbejegyzésre kötelezett gazdálkodók esetében ezek – tehát a név, székhely, adószám, Cégbíróság-cégjegyzékszám, jelentik az azonosító adatokat, amelyek feltüntetése az aláírás mellett szükséges a számla alaki tartalmi hitelességének igazolásához. Cégbejegyzésre nem kötelezett gazdálkodók esetében azonosító adatként az általános adatok mellett a törzsszámuk (bejegyző határozatuk száma) szolgál. A gyakorlatban ez nyilván úgy fog működni, hogy az aláíró majd a szükséges azonosítókat tartalmazó bélyegzővel lepecsételi és aláírja a számlát.
