Idén áprilisban 11. alkalommal rendezik meg a Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment Fórumot. Miért olyan fontos a magyar vállalatok szempontjából ez a vállalati képesség?
Czifra András: Be kell látni, hogy a magyar gazdaságban az informatika és a telekommunikáció környékén néhány kivételtől eltekintve nincsenek originális történetek, nagy, erős húzóvállalatok, így a kicsiknek kell megragadniuk minden lehetőséget, hogy csatlakozni tudjanak. Ehhez az kell, hogy képesek legyenek projektekben gondolkodni, projektekhez kapcsolódni, az ilyen jellegű közös munkában vannak üzleti lehetőségek. Ráadásul a jelentős mértékben IT-vonatkozású uniós források jó befogadása is múlhat azon, hogy hatékonyan tudunk-e projekteket levezényelni.
Prónay Gábor: A projektmenedzsment eredendően iparágfüggetlen diszciplina. Definíció szinten ugyebár a projekt komplex, de egyedi, több résztvevő közreműködésével elvégzendő feladatra létrehozott struktúra, amit ad hoc módon alakítanak ki a meglévő szervezeti struktúráktól függetlenül. Tehát az alapelv minden területen azonos, de vannak súlyozásbeli különbségek, így az eljárástechnikák mások lehetnek egy-egy iparágban, például az infokommunikációban.
Miért előnyös ezt a módszertant követni ahelyett, hogy, mondjuk, vegyesvállalatot vagy simán csak egy teamet hoznának létre valamilyen feladatra?
Prónay Gábor: A feladat méretét tekintve éppen e kettő között helyezkedik el egy ideális projekt. Nagy előnye, hogy időt takaríthatunk meg vele, jobban követhető és végezhető a tervezés, és az erőforrásokkal való gazdálkodás is optimalizálható. A résztvevők közös céljai egyértelműen jobban megvalósíthatók. Nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a minőségbiztosításra, az állandó kontrollra is lehetőséget ad egy projekt.
Czifra András: Azzal, hogy egy cég jól menedzseli projektjeit, közvetve a cégértéket is növeli. Olyan vállalati kultúra épül be ezáltal a társaságba, ami konkrét versenyelőnyhöz juttatja. Erre az egyik legjobb példa, hogy a megfelelően követett projektdokumentáció révén nem a fejekben halmozódik egy cég tudása, így nem lesz a vezetés kiszolgáltatva néhány nélkülözhetetlen embernek, hanem a cég részévé válik a know-how.
Akkor hát a projekt sikere azon múlik, hogy tartsuk magunkat a módszertan szabályaihoz?
Prónay Gábor: Sok múlik a megrendelőn, és mi ezért hangoztatjuk, hogy a feladatok kiírói is legyenek tisztában a projektmenedzsment elveivel. A követelményspecifikáció mindig kritikus pont. Olyan kiinduló állapotot kell megteremteni, ahol mind a vevő, mind a beszállítók egyértelműen látják az elvárásokat, a költségkörnyezetet, a szükséges erőforrásokat, az időzítést. Infokommunikációs környezetben eleve bonyolultabbak a projektek: szükség lehet egy rendszerintegrátorra vagy akár egy konzultáns részvételére, aki az üzleti modell szempontjait érvényesíti a fejlesztés közben.
Czifra András: Nagyon fontos a projektvezető szerepe is, és itt kikerülhetetlen az emberi tényező. Én úgy gondolom, erre születni kell, nem lehet „csak” tanulni – családból hozott hagyományok nélkül. A projektvezető egyszemélyi felelős, a döntéshozás központja. Gyakorlottan kell használnia a módszertant, élnie kell a módszertan adta lehetőségekkel, de a tervezés és az előrelátás veleszületett képessége nélkül nem tud sikeres lenni. Legyen óvatos, de legyen könyörtelen, ha azt érzi, hogy a projekt letérne a pályájáról.
Prónay Gábor: Valóban, erre nem mindenki alkalmas. Ugyanakkor a többi résztvevő szerepe sem elhanyagolható. Kicsit azt lehet érezni a magyar cégkultúrában, hogy mindenki stratéga akar lenni, nagyszabású kreatív gondolkodó. Pedig szükség van a „talpasokra” is. Hajlamosak vagyunk lebecsülni a napi rutin fontosságát, aztán amikor felvetődik egy vitás kérdés, kiderül, hogy mindenki máshogy emlékszik arra, amiben megállapodtak, és amikor vissza akarják keresni a döntési helyzetet a dokumentációban, akkor kiderül, hogy egy arra alkalmatlan vezette a jegyzőkönyvet, mert senkinek sem fűlött hozzá a foga.
Milyen más magyar sajátosságok vannak ezen a területen?
Prónay Gábor: Érdekesség, hogy míg Németországban vagy Japánban egy projektben közreműködni megtiszteltetés vagy kiugrási lehetőség, addig idehaza mindenki rögtön azt kérdezi, hogy a projekttel járó túlórát miként lehet majd elszámolni. De ez nemcsak egyéni, hanem vállalati szinten is megjelenik: Magyarországon a piaci orientáltság erősebb; kisebb a hajlandóság olyan fejlesztésbe belefogni, amely későbbi értékesíthetősége még bizonytalan. Ez sajnos az elégtelen K+F-ösztönzés eredménye. Magyarország a vállalati kultúrák szempontjából egyébként vegyes, sok hatás ér minket. Jelen van nálunk a német, a francia, az angolszász vállalati kultúra – iparáganként eltérő súlyozásban. Egy német neki sem állna addig, amíg nem 100 százalékos a projektterv, mert gyűlöli a kockázatokat. Az amerikai viszont kiismeri magát bizonytalan környezetben is, nem ódzkodik attól, hogy on the job oldjon meg problémákat.
Hol tart ma a világ a projektmenedzsmenttanokban?
Prónay Gábor: A mögöttünk hagyott tizenegy év alatt sok minden változott, ez végigkövethető a konferenciabeszámolóinkon. Sokáig ökölszabály volt, hogy a projekt sikerét az idő-, a költség- és a minőségtényezők mentén lehet mérni. Az utóbbi időben új szempontként megjelent az ügyfél elégedettsége, még újabban pedig a résztvevőké is. Mert azt látták, hogy a motiváció és a kommunikáció, tehát az, ahogy a vevőnek tálalják a projektet, ugyanolyan fontos mind a siker szubjektív, mind objektív megítélésében. Aztán a projektek sokasodásával ezek egymáshoz való viszonyát sem lehetett már figyelmen kívül hagyni. Megjelent a projektportfólió és a projektportfólió-menedzsment fogalma; ezen belül a megtérülés, az erőforrások kihasználtságának mértéke és időzíthetősége szerint alakulnak preferenciák.
Miként jellemezné a magyar helyzetet?
Prónay Gábor: Ma már mindenki belátja, hogy még kis volumenű dolgokra is érdemes projektet kialakítani, és azt menedzselni. Mindazonáltal – talán a projektmenedzsment-fórumnak is köszönhetően – bátran állíthatom, hogy együtt megyünk a világgal, követjük a trendeket, még ha gyakorlati alkalmazásban kevésbé vagyunk is jártasak, nincs módunk lépten-nyomon közvetlen megmérettetésre. Ezért is fontos, hogy a fórumon megpróbálunk a lehető legtöbb esettanulmánnyal, workshoppal szolgálni.
