Ha egy vállalkozás tartani szeretné a lépést a hazai és nemzetközi trendekkel, naprakész ismeretekre van szüksége iparágáról. Az internet korában ez nem lehetetlen, hiszen ott gyakorlatilag minden fontos ismeret megtalálható, legyen szó konkurenciáról, új termékekről, árakról, fejlesztésekről.
Olyan koncentráltan azonban sehol máshol nem lehet információkhoz jutni, mint a szakmai vásárokon, ahol egy időben, egy helyen, plasztikusan és élményszerűen jelenik meg mindez. Ráadásul az expók nemcsak a már meglévő kapcsolatok ápolására alkalmasak, megfelelő előkészületekkel új partnereket is szerezhetünk.
Mit akar elérni?
Webajánló
www.eventseye.com
www.auma.de
www.reedexpo.de
www.exhibitions.co.uk
www.expodatabase.com
Tréninggel a hatékonyságért
A Magyarországi Kiállítás- és Vásárszervezők Szövetsége évente több alkalommal szervez potenciális kiállítók, kifejezetten kis- és középvállalkozások számára kiállítói felkészítő tréninget. A másfél napos rendezvény résztvevői megtudhatják
hogyan győződjenek meg arról, egyáltalán szükséges-e kiállítaniuk,
hogyan építsék be a vásárt a cég vezetési folyamatába és marketingtevékeny- ségébe,
milyen vállalaton belüli és kívüli szervezést igényel az esemény,
hogyan készítsék fel a kiállításon részt vevő személyzetet.
Kiscsoportos helyzetgyakorlatokkal, nemzetközi tapasztalatok prezentálásával, konkrét kérdések megbeszélésével, a kiállítások területén sikeres kis- és középvállalkozások problémaorientált beszámolóival készítik fel az érdeklődőket.
Általában helyi, regionális és világvásárok között tallózhatunk. Akár látogatóként, akár kiállítóként veszünk részt az eseményen, a gondos tervezést nem kerülhetjük meg, hiszen akkor éppen az a szakmai és üzleti hozadék maradhat el, amiért érdemes kisebb-nagyobb összeget befektetni.
Ha csak informálódni szeretnénk, ez néhány százezer forintból megszervezhető. Kiállítóként azonban ennek sokszorosával, nemzetközi szinten több millió forinttal kell kalkulálnunk.
Utóbbiba azonban csak akkor szabad belevágni, ha van mondani, illetve bemutatni való újdonságunk, a megjelenést pedig szervesen be tudjuk illeszteni az üzleti tervbe és a marketingtevékenységbe. A vásárokon való jelenlét nem lehet öncélú. Pontosan meg kell határozni, hogy mit szeretnénk általa elérni. Ez lehet kapcsolatépítés, versenytárselemzés, értékesítési csatornák bővítése, termékismertetés, vásárlói szokások feltérképezése, illetve bemutatkozás egy új piacon.
Nagy Károly, a Magyarországi Kiállítás- és Vásárszervezők Szövetségének főtitkára egy 2003-ban és 2004-ben lefolytatott kelet-közép-európai látogatói kutatásra hivatkozva sorolja, hogy a megkérdezettek milyen előnyeit látják egy-egy vásár körbejárásának: elsőként az objektív piaci kép kialakítását említik, azt követi a szakmai továbbfejlődés, az üzleti döntés előkészítése, illetve a kapcsolatteremtés. „A kiállítás nem csodaszer – figyelmeztet Nagy Károly. – Mérhető üzleti célok kitűzése nélkül könnyen kudarcot vallhatunk.”
Hónapokkal előre
„Nem javasoljuk, hogy a cégek úgy váljanak kiállítóvá, hogy előtte legalább egyszer nem látogatták meg az adott vásárt – mondja Máté Szilvia, a Messe Düsseldorf képviseletét ellátó BD Expo Kft. ügyvezetője. – Csak akkor tudják minden energiájukat a kitűzött feladat elvégzésére fordítani, ha konkrét ismereteik vannak az adott eseményről. Ez pedig csak személyes tapasztalatok révén szerezhető meg.” Növekvő vállalkozás esetén talán érdemes betartani a fokozatosságot is: először helyi, majd regionális, végül nemzetközi szakvásáron állítsunk ki.
Ha valaki csak látogatóként vesz részt egy kiállításon, akkor is már hónapokkal az esemény előtt el kell kezdenie a felkészülést. A legtöbb helyen nem célszerű csak úgy „beesni” egy standra. Célszerű időpontot egyeztetni, akár ismeretlenként is, így biztosan ott lesz a számunkra fontos személy, és nem kell a hoszteszekkel megelégedni.
De hogyan juthatunk el a megfelelő emberhez? Máté Szilvia az internetet, a kiállítás katalógusát ajánlja. Az igazán komoly vásárok honlapján termékcsoportonkénti szelekció is található, ahonnan a megjelenő cégek weboldalára linkelhetünk. Egy részüknél már a világhálón keresztül foglalható időpont. Ugyanez fordítva, kiállítóként is követhető eljárás.
Mint Máté Szilvia elmondja: a vásárt szervező cég azért felel, hogy sok látogató legyen. Az viszont már a kiállító feladata, hogy a saját standjához csábítsa az érdeklődőket.
Hamar megtérül
Az évente megrendezett düsseldorfi Medica orvostechnikai szakvásáron 2002 óta rendszeresen kiállító, légzéstechnikai berendezéseket fejlesztő Piston Kft. előjegyzési naptára már hetekkel az esemény előtt megtelik. A négynapos rendezvényen félóránkénti beosztásban fogadják a vendégeket. „Meglévő partnereinknek is küldünk meghívót, mivel ezen a világvásáron komoly rang a jelenlét, de természetesen új kapcsolatokat is építünk” – mondja Csatár László ügyvezető igazgató.
A vásárra saját, kreatív megjelenésű sarokstanddal és többnyelvű prospektussal készülnek. Ebből csak azok az érdeklődők kapnak, akik névjegyet adnak, vagy kitöltik az előre összeállított kérdőívet. Ez takarékos megoldás, ráadásul így nyomon követhető a kapcsolat az esemény után.
„A rendezvény befejeztével kiértékeljük a tapasztalatokat, azoknak pedig, akik érdekesek lehetnek a továbbiakban, e-mailt küldünk – mondja Csatár László. – Előfordul, hogy ennek a szisztémának köszönhetően egy hónap alatt megtérül a kiállításra fordított beruházás.”
