Az irodai munka alapvetően kétféle támogatást igényel az informatikától: a munkatársak közötti kommunikáció lehetőségét és a vállalati erőforrások (adatok, alkalmazások) elérhetőségét.
Több kapcsolat kell
A kommunikáció ma főként a telefont és az e-mailt jelenti. Legegyszerűbb a dolgunk a mobil-hangkommunikációval, mindhárom hazai szolgáltató kínál olyan előfizetés-csomagot, amellyel a cég alkalmazottjai ingyen hívhatják egymást.
A vezetékestelefon-szolgáltató kiválasztása már bonyolultabb. A VoIP-szolgáltatók a saját hálózatukon belül szintén ingyenes telefonálást kínálnak, és a szokásosnál olcsóbban lehet hívni a vezetékes számokat is. A mobilszámok hívása azonban a VoIP-on át jóval drágább, mint a hagyományos vezetékes vagy mobiltelefonnal.
Néhány VoIP-szolgáltatótól próbaidőre kérhetünk egy VoIP-alközpontot, és a gyakorlatban próbálhatjuk ki, hoz-e költségmegtakarítást az alkalmazása. A VoIP-ot és a hagyományos alközpontot, ha több fővonalunk van, párhuzamosan használhatjuk, és a kimenő hívásokat a célszám szerint irányíthatjuk rajtuk.
A vezetékes internetelérés legolcsóbb módja az ADSL vagy a kábelhálózat. Ezek a nagyobb településeken elérhetők. A legnagyobb költséget a mobilinternet jelenti. Egyrészt a nagy sebességű 3G/HSDPA- (High Speed Downlink Packet Access-) kapcsolat egyelőre csak a nagyvárosokban érhető el, az ország többi részén csak a GPRS-t használhatjuk. Másrészt a költségek ma még meglehetősen magasak, a kínált „kedvezményes” csomagok havidíja csak néhány GB-nyi forgalmat tartalmaz. Következésképp egyelőre távol vagyunk attól, hogy az internetelérésben csak a mobilhálózatra támaszkodjunk, mindenképpen szükségünk van vezetékes internetkapcsolatra is.
Több e-mail-postafiók
A levelezés a legegyszerűbb módja, ha valamelyik ingyenesen használható, webfelületű levelezőn készítünk magunknak postafiókot (citromail, freemail, gmail stb.), de ez üzleti célra alkalmatlan. A tárterület korlátozott, a levelek mellékletekkel együtt való archiválása nagyon nehézkes. Az ingyenességért cserébe kéretlen reklámlevelek is érkeznek. Amikor a szerver túlterhelt, például az esti órákban, a levelek elérése meglehetősen lassú. Cserébe viszont egy böngészővel a világ bármely pontjáról levelezhetünk.
A vezetékes internet-előfizetéshez általában jár néhány, a szolgáltató által működtetett levelezőkiszolgálón lévő e-mail postafiók. Sok esetben spamszűrőt és víruskeresőt is működtet a szolgáltató. Egy kisebb, néhány személyes vállalkozás számára ez elegendő lehet. Hátránya, hogy a levelek tartalmát elvileg mások is megismerhetik, és ha valami zavar lép fel a szolgáltatónál, akkor csak a webes levelezésünk marad.
Ezért a belső bizalmas levelezés lebonyolítására bizonyos cégméret felett célszerű lehet saját levelezőkiszolgálót üzemeltetni. Így központilag tudjuk archiválni a levelezést, és nemcsak postafiókot, hanem néhány, a csoportmunkát támogató szolgáltatást is kapunk (közös határidőnaplót, megosztott címlistákat). Szintén központilag tudjuk szűrni a spameket és a vírusokat.
PDA, notebook vagy PC?
A mai intelligens telefon vagy PDA egyesíti a mobiltelefon és a kéziszámítógép funkcióit, a mobilhálózaton egyszerűen tudunk csatlakozni vele az internetre, könnyű intézni a levelezésünket, kezelni a határidőnaplónkat.
Ha a cégnél vagy otthon már van WiFi-hálózat, érdemes dual mode készüléket venni, amellyel a GSM mellett a WiFi-hálózatra is tudunk csatlakozni. A WiFi-n a GSM-hálózathoz képest jóval olcsóbban használhatjuk az internetet, sőt telefonálni is tudunk rajta, amíg a WiFi hatókörében vagyunk.
A PDA minden előnye ellenére alkalmatlan szöveg- vagy táblázatszerkesztésre a képernyő és a billentyűzet mérete miatt. Kézenfekvő megoldás egy noteszgép, amely drágább ugyan, mint egy asztali PC, de délután vagy hétvégén haza is vihetjük. Használata az asztali PC-hez képest kétféle biztonsági kockázattal jár. Az első az adatvesztés, ha megsérül vagy ellopják a gépet. Ez ellen – túl azon, hogy vigyázunk rá – rendszeres adatmentéssel védekezhetünk.
Az otthon internetre kapcsolt, esetleg a családtagok által is használt, majd a belső vállalati hálózatra csatlakozó noteszgép komoly biztonsági kockázatot jelenthet. A biztonság érdekében érdemes megfontolni azt a megoldást, hogy az otthon, illetve mobilkörnyezetben használt gépet egyáltalán nem csatlakoztatjuk a vállalati belső hálózatra, hanem egy hordozható tárolón, USB-meghajtón hozzuk-visszük az aktuális munkához szükséges adatokat az otthoni és a munkahelyi gép között. Ennek rendszeres ellenőrzése ugyanis sokkal egyszerűbb és gyorsabb, mint egy teljes konfigurációé.
Egyre több cégnél működik WiFi-hálózat. Mivel könnyen lehallgatható, a céges környezetben általában alkalmazzák rajta a titkosítást. Az olcsó, otthoni használatra szánt WiFi-eszközöknek ehhez sokszor nem elég a teljesítményük, ha bekapcsoljuk rajtuk a titkosítást, menthetetlenül lelassulnak. Titkosítás nélkül viszont kis szerencsével bárki lehallgathatja azonosítónkat és jelszavunkat, ezért otthonra is érdemes nagyobb teljesítményű (és persze drágább) eszközt választani.
Vannak olyan, a szokásos irodai munkán túli feladatok, amelyekhez túlságosan nagy vagy folyamatosan változó adathalmazhoz kell hozzáférnünk. Esetleg folyamatosan kapcsolódni kell a cég szerverein futó alkalmazásokhoz. Ehhez nem szabad nyílt internetkapcsolatot használni. Ha az alkalmazásnak vagy az adatszervernek van webalapú elérési felülete, akkor a HTTP helyett a titkosított HTTPS protokollt kell alkalmazni. Amennyiben közvetlenül kell elérnünk a szervert vagy az alkalmazást, akkor pedig egy biztonságos VPN- (Virtual Privat Network-) kapcsolatot kell létrehoznunk. Ez szintén titkosítva továbbít minden adatot.
