Az Office 365 tulajdonképpen az eddigi Business Productivity Online Suite (BPOS) továbbgondolása, ahol csoportmunka-eszközt, email-postafiókot és kommunikációs felületet egyesítettek az Office család webes termékeivel és a klasszikus Office Professional Plus csomaggal. A licenceket egyetlen, internetes adminisztrációs felületen oszthatjuk ki és kezelhetjük. Ha kollégáinkkal együtt folyamatosan mozgásban vagyunk, és szeretnénk bárhonnan elérni levelezésünket, dokumentumainkat, vagy könnyen szeretnénk tartani a kapcsolatot a távol lévő munkatársakkal, érdemes elgondolkodni a rugalmas, internetes megoldás kipróbálásán.
A csomag belsejében
Az új csomagban megtalálható az Office 2010 megjelenésekor bemutatott webes alkalmazások négy alapköve: a szövegszerkesztő Word, a táblázatkezelő Excel, a bemutatókészítő PowerPoint, valamint a jegyzeteket összegyűjtő és megosztó OneNote. Természetesen ezek az internetes változatok nem tartalmaznak minden funkciót, amit megtalálhatunk a hagyományosan telepíthető, asztali változatokban, de a célközönségük is más. Egy számítógépre telepített teljes Word kiterjedt funkcionalitásából általában csak 10-15 százalékot használ a felhasználók többsége, és ez a többi komponensre, tehát az Excelre vagy a PowerPointra is igaz.
Az interneten, böngészőben futó változatokban azok az alapvető funkciók érhetők el, amelyet a legtöbben keresnek, tehát a Wordben például az alapvető szövegformázások és stílusok, számozott vagy hagyományos listák készítése, a helyesírás ellenőrzése, valamint képek, ábrák és táblázatok beszúrása. Az így készült dokumentumok a közös online tárhelyre menthetők, de ha mégis szükségünk lenne valamilyen bonyolultabb funkcióra, egy gombnyomással a gépre telepített “anyaprogramban” is megnyithatjuk a szerkesztett anyagot.
Levelezés, közösség, kommunikáció
Az Office 365 része az irodai alkalmazásokon kívül egy 25 gigabájt tárhellyel rendelkező email-fiók is, amelyet egy webes Outlook klienssel érhetünk el. Természetesen a névjegyzékeket és a naptárat is ugyanúgy kezelhetjük innen, mint a gépre telepített változatban. A SharePoint Online a csoportmunkát teszi könnyebbé az egymással megosztható dokumentumok, feladatok, üzenetek formájában. A webes iroda teljességéhez már csak a kommunikáció hiányzik, amihez a Lync lesz segítségünkre. Ennek keretein belül cseveghetünk hagyományos, szöveges formában, de akár hang- vagy videóhívásokat is lebonyolíthatunk, és online értekezleteket is tarthatunk.
Az Office 365 használatához Windows XP, Vista vagy Windows 7 szükséges, de Mac OS X 10.5 vagy 10.6 alatt is tökéletesen működik. Már csak internet-elérésre és egy kompatibilis böngészőre (minimum Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3.x, vagy Apple Safari 3.x) van szükség, és indulhat a munka… bárhonnan.
