A megoldást a Montana saját fejlesztésű MonDoc csoportmunka támogató rendszer iratkezelő modulja jelenti, amely az avval párhuzamosan bevezetendő Microsoft Exchange alapú levelező és csoportmunka támogató rendszerre épül. Az igényfelmérést és követelményelemzést követően kerül sor az implementációra. A rendszer megvalósítása az iratkezelő modul bevezetésével indul. Az alrendszer az űrlapok, és dokumentumaik tárolását végzi. A felhasználói felület közös, az ügyintézők az Outlook kliensen keresztül, mely a MonDoc rendszer elsődleges felülete, érnek el minden adatot, mely a munkájukhoz szükséges. A Távoli (WAN) kliensek megfelelő beállítását is a Montana szakemberei végzik el. A MonDoc telepítését 1-2 hetes tesztüzem és hangolás követi. A migráció technikai támogatásának része olyan szabványos COM objektum készítése, amelynek segítségével a régi adatok importálhatóak az új rendszerbe. A konfigurálás lezárását követően kerül sor a felhasználói és a rendszergazdai oktatásra, végül pedig a rendszer átadására.
Megoldási koncepció
A Montana Rt. a Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnokságánál (VPOP) megbízást kapott iratkezelési feladatok megoldására és levelezőrendszer bevezetésére 50 felhasználó részére. A megoldást a Montana saját fejlesztésű MonDoc csoportmunka támogató rendszer iratkezelő modulja jelenti, amely a párhuzamosan bevezetendő Microsoft Exchange Server alapú levelező és csoportmunka támogató rendszerre épül.
A megoldás előnye, hogy az ügyfél igényeinek megfelelően maximális testre szabható, ugyanakkor kész rendszer, amely már alapjaiban is megfelel az ügyfél szempontjainak. Bővíthető, rugalmasan módosítható a későbbi igényeknek megfelelően és integrált rendszert valósít meg a megrendelő informatikai környezetében. A MonDoc célja, hogy az Exchange Server alapú levelező és csoportmunka rendszer használatával költség hatékony, rugalmas informatikai háttérrendszert biztosítson a napi munkafolyamatok támogatásához. Működtetésével a belső tevékenység során keletkező valamennyi lehetséges információ egyszerűen hozzáférhetővé, valamennyi napi tevékenység gondosan tervezhetővé, precízen követhetővé, jól dokumentálttá válhat. A rendszer alapváltozatban is biztosítja az ISO 9000 szabványoknak megfelelő belső működéshez szükséges informatikai hátteret.
A MonDoc a felhasználók megszokott munkakörnyezetét alkotó 32 bites Windows operációs rendszert, és a Microsoft Office programcsalád lehetőségeit maximálisan kihasználja, és nem hoz létre duplikált funkciókat: nem használ önálló kliens programot, hanem beépül az Office programok, azok közül is elsősorban az Outlook információkezelő szolgáltatásaiba. Az iktatott iratokra vonatkozó információkat nyilvános mappák elektronikus űrlapjainak mezőibe rögzíti, míg maguk az egyes dokumentumok az Exchange Server WEB Store dokumentumtároló funkcióit használják. Az iratkezelési, iktatási, kiszignálási tevékenységek az Exchange Server részeként működő csoportmunka támogató funkciók segítségével automatizálhatók.
A MonDoc az iratokat szabványosított, űrlapoknak nevezett elektronikus dokumentumokban tárolja a közös nyilvános mappa rendszerben. Ezekhez az űrlapokhoz kapcsolódnak az irodai alkalmazásokkal (szövegszerkesztő, táblázatkezelő, stb.) készített, esetleg papír alapú dokumentumok lapolvasóval történő digitalizálásával létrejött csak részben, vagy egyáltalán nem szabványosított egyedi dokumentumok. A munkafolyamat egyes lépései során a szereplők a belső elektronikus levelező rendszerén keresztül kapott üzenetek megválaszolásával, a megfelelő mezők kitöltésével hozhatják meg a szükséges döntéseket, dokumentálhatják munkájukat. A táblázatok úgymint Kapcsolódó iratok, tevékenységek, Emlékeztetők, Feladatok speciális nézetekként jelennek meg és egy gombnyomással kiexportálhatóak táblázatokba. Az egyes sorok az aktuális állapotokat tartalmazzák
A megvalósítás ütemezése
Az egyeztetett projektterv szerint az igényfelmérést és követelményelemzést követően kerül sor az implementációra. A rendszer megvalósítása az iratkezelő modul bevezetésével indul. Az alrendszer az űrlapok, és dokumentumaik tárolását végzi. A felhasználói felület közös, az ügyintézők az Outlook kliensen keresztül, mely a MonDoc rendszer elsődleges felülete, érnek el minden adatot, mely a munkájukhoz szükséges. A Távoli (WAN) kliensek megfelelő beállítását is a Montana szakemberei végzik el.
A MonDoc telepítését 1-2 hetes tesztüzem és hangolás követi. A migráció technikai támogatásának része olyan szabványos COM objektum készítése, amelynek segítségével a régi adatok importálhatóak az új rendszerbe. A konfigurálás lezárását követően kerül sor a felhasználói és a rendszergazdai oktatásra, végül pedig a rendszer átadására.
A megvalósítás lépései
A megvalósításhoz testre szabott űrlap készül a MonDoc-ban, amely külön nyilvános mappában kap helyet: Az iktatási űrlap rendelkezik: automatikus iktatószámozási funkcióval, az űrlaphoz tartozó, az igényfelmérés fázisban pontosítandó specifikus mezőkkel, dokumentumcsatolási funkcióval, ahol a dokumentumok az Exchange WEBStore-ba tárolódnak, valamint a típushoz tartozó, egyedileg megadható mezőkkel, melyet később a felhasználó is tud módosítani. Az űrlapok ezen kívül tartalmazzák a típusra jellemző információkat (pl.: Előzmények, Utóiratok, Témák, Státusz stb.)
A modulban tárolt információkból lehetőség van riportok készítésére: A rendszer lehetőséget biztosít mind az iktatott tételek, mind az ügyek gyors és hatékony visszakeresésére a kapcsolódó ügy alapján. Az Outlook WEB nézeteinek segítségével megoldható továbbá, hogy folyamatban lévő ügyek: ügy állapot, ügyintéző alapján is csoportosítva rendezve legyenek listázhatók és megtekinthetők. Ezen eszközök felhasználásával alakítanánk ki a Supervisori felületek is, ahol a tárolt adatokat a szervezeti egységek hierarchiájának figyelembe vételével jelenítenénk meg.
A köröztetések előre elkészített publikációs listák alapján történnek. A szervezeti felépítés tárolását az Exchange szerver beépített funkciói teszik lehetővé. Minden felhasználó Postaládájához lehetőség van közvetlen felettes, szervezeti egység, telefonszám, azonosító, stb. mezők tárolására, melyet csak a rendszergazdák tudnak változtatni. Az itt tárolt adatokat, mind a MonDoc, mind maga a levelező rendszer (Outlook kliens) is fel tudja használni. Így a publikációs listáknak a segítségével lehet köröztetni a kész dokumentumokat. A címlista biztosítja, hogy nem személyhez, hanem szerephez kapcsolódnak a publikációs, és elfogadási eljárások.
A trávoli klienseken (WAN) állandó kapcsolat mellett, a helyi (saját gépen levő) postafiókba dolgozik a felhasználó, amelyet időnként szinkronizál. Kliens oldalon az Outlook (Microsoft Office része) a központi alkalmazás, ez kommunikál az Exchange szerverrel, elektronikus leveleket küld és fogad, valamint űrlapokat kezel. Szintén az Outlook jeleníti meg a Digital Dashboard (szintén a Microsoft Office része) weblapokat. A MonDoc rendszer teljes egészében az Outlook felhasználói felületébe épül bele. A különböző funkciókat a nyilvános mappák között található “MonDoc” főmappa különböző almappáiból érhetjük el.
Az ajánlott rendszerkövetelményeknek megfelelő teljesítményű szoftver- és hardverkörnyezetet, a megfelelő vizsgákkal rendelkező, tapasztalt, szakképzett MS Exchange 2000-es rendszergazda, valamint a megfelelő szintű Microsoft Office / Outlook ismeretekkel rendelkező felhasználók meglétét a megrendelő biztosítja. Kijelöli továbbá azt az öt felhasználót, aki képes a rendszer működésének elsajátítása után a tudást továbbadni, az igényfelmérés és követelményspecifikáció pontosításához pedig legalább 1 személyt, aki átlátja a teljes funkcionalitást és megfelelő előre definiált időben és időtartamban rendelkezésre áll a bevezetés alatt.
Az adminisztrátoroknak tervezett rendszergazdai oktatás tartalmazza a MonDoc rendszer üzemeltetésének elsajátítását: a rendszer konfigurációs lehetőségei és kapcsolata az Exchange szerverrel, (űrlapok módosítása, folyamattervezés és implementálás).A felhasználók oktatását két ütemben célszerű megvalósítani. A megrendelő által kijelölendő öt felhasználót a Montana szakemberei képzik ki a felhasználói tudnivalókra (MonDoc keretrendszer használata, folyamatok oktatása), a többi felhasználót pedig már ezen kiképzett felhasználók taníthatják be.
A MonDoc Iratkezelő Modul részletes leírása
A MonDoc rendszer egésze a dokumentumok illetve dokumentum jellegű elektronikus iratok létrehozását, tárolását, visszakeresését és továbbítását támogató irodai csoportmunka rendszer. Az irodai tevékenységben a különösen szigorú nyilvántartási követelmények között kezelt iratokhoz (pl.: hivatalos levelek, ügyiratok, számlák, szerződések) a MonDoc külön eszközrendszert biztosít. Az iratkezelő funkciók lényege, hogy a különböző iratnyilvántartásokat (iktató könyvek, érkeztető könyvek, irattári nyilvántartások, stb.) az Exchange Server nyilvános mappáiban tárolt elektronikus űrlapokkal helyettesítjük.
A MonDoc rendszer lehetőségeinek megfelelően, az Iratkezelő Modul nemcsak azt teszi lehetővé, hogy az egyes iratok kísérő adatait bevezessük a különböző irat nyilvántartásokba, hanem egyben a dokumentum csatoló funkciójával biztosítja, maguknak a dokumentumoknak is az elektronikus tárolását, függetlenül attól, hogy ezek Office alkalmazásokkal készített fájlok, digitalizált papír dokumentumok, e-mail-ek vagy faxok. Noha legnagyobb előnye, hogy az iratokra vonatkozó nyilvántartások mellett maguknak a dokumentumoknak az elektronikus változatát is kezeli, lehetőség van a papíralapú iratforgalom kezelésére is. A rendszer biztosítja, hogy valamennyi iratnyilvántartási űrlapon (érkeztetés, iktatás, ügyiratnyilvántartás) a dokumentum elektronikus változatának rögzítése helyett (mellett), annak fizikai feltalálási helyét is rögzítsük, illetve az irat tényleges mozgásának megfelelően módosítsuk. A MonDoc Iratkezelő Moduljával egymástól függetlenül több különböző iratnyilvántartást is kezelhetünk. Külön iktatókönyvek vezethetőek a különböző szervezeti egységeknél, vagy elkülönülhetnek a különböző jellegű speciális iktatások (szerződésnyilvántartás, számlaiktatás, stb.). Az iktató könyvek mellett a kifinomult iratkezelő rendszerek speciális nyilvántartásai az elkülönülhet az érkeztető könyv, illetve az ügyirat nyilvántartás is.
A MonDoc külön támogatja, hogy az iratkezelési műveleteket közvetlenül a leggyakrabban használt Office alkalmazásokból is el lehessen érni egy kibővített menürendszer segítségével. Az Iratkezelő Modul speciális munkafolyamatokkal támogatja az iratkezeléshez kapcsolódó leggyakoribb tevékenységeket (kiszignálás, ügyintézés, irattározás), de természetesen az általános workflow funkciókkal ezek mellett tetszőlegesen alakítható, testre szabható új folyamatok is létrehozhatóak. Az Iratkezelő Modul külön eszközrendszerrel támogatja az olyan szervezetek, szervezeti egységek közötti hivatalos levelezést, amelyek mindegyike MonDoc rendszert használ az iratok nyilvántartására. Ez az eszközrendszer a digitális aláírásoknak köszönhetően a gyakorlatban is megvalósíthatja az olyan papírmentes irodai koncepciókat, mint az e-government, illetve az e-business.
A MonDoc alkalmazásról részletesebb tájékoztató található a http://www.montana.hu honlapon.
Céginformáció: Montana Információtechnológiai és Kommunikációs Rt.
A Montana Csoport 1989 óta van jelen a hazai és a nyugat-európai informatikai piacon. Konszolidált forgalma 2000-ben meghaladta a 8 milliárd forintot. Az elsősorban a hazai piacon tevékenykedő Montana Rt. budapesti és szegedi telephelyén 140 főt, leányvállalata, az információvédelmi megoldásokkal foglalkozó Noreg Kft. 17 főt foglalkoztat. A szoftverexporttal foglalkozó müncheni Montana GmbH-ban több mint 40 szoftverfejlesztő munkatárs dolgozik különböző fejlesztési projekteken Nyugat-Európa számos nagyvállalatánál. E projektek egy része a megbízó telephelyén, avagy igény szerint a Montana fejlesztőbázisáról off-shore fejlesztés keretében történik. A cégcsoport további ügyfelei közé tartoznak magyarországi közép- és nagyvállalatok, valamint az államigazgatás számos intézménye. 1997 óta a Montana Rt. a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága által kiírt pályázat alapján a kormányzat és a közigazgatási intézmények hivatalos szállítója.
Montana Információtechnológiai és Kommunikációs Rt.
1085 Budapest, Gyulai Pál utca 13.
Internet: http://www.montana.hu
Fábián László, PR és marketing igazgató
Telefon: (1) 327 9885, Fax: (1) 327 9801
E-mail: fabian.laszlo@montana.hu
