12 hasznos tippet adunk az első lépésekhez.
Lehetőségeink felmérése
Van-e megfelelő személyzet, van-e elég idő (feltéve, hogy a munka már elkészült, de szerződés még nincs), valamint anyagi és szakmai háttér egy-egy feladat vagy a szerződésben foglalt kampány lebonyolításához? Mert nem csak utólag, az APEH-es lefedezés miatt kell szerződést kötni!
A hozzáértő partner megtalálása
Fontos, hogy a cég, amellyel együtt dolgozunk, értse a logikánkat, partner legyen a közös munkában. A legtöbb ügynökségnek van saját weboldala, ahol megnézhetjük a referenciákat, a portfóliót. De magától a cégtől is kérhetjük a szakmai tapasztalat igazolását, kollégáik képzettségét, kiemelkedő szakterületeit. Igen ám, de a kezdők is lehetnek nagyon jók! A lényeg, hogy tisztán lássuk, kitől mit várhatunk el.
Árképzés
A felkapott vagy nagy ügynökségeket meg kell fizetni. Egy szabadúszó tervező viszont dolgozhat otthon alacsony költségekkel. Vannak átalánydíjas, óradíj alapú vagy egyedi árazás szerint megadott árak. Érdemes ezt átbeszélni, rögzíteni.
Tervezés és háttér
Elsődleges a szerződés tárgyának részletezése, a reklámozandó termék, szolgáltatás leírása, szemléltetése (főleg alacsony ismertségi szint esetén). Ötleteinket, elképzeléseinket érdemes megosztanunk az ügynökséggel, főleg, ha nincs képzett marketinges alkalmazottunk. Bár az ilyen információkat az ügynökség is megszerezheti, gyorsabb segítség, ha megosztjuk velük meglévő tapasztalatunkat. Termék esetén mindenképp fontos tisztázni a márkatörténetet, a versenytársak kilétét és a velük szembeni versenyelőnyöket, a már meglévő kutatási eredményeinket és a fogyasztókról való ismereteinket. Továbbá korábbi kommunikációs stratégiáinkat, valamint a jogszabályi hátteret és a helyi körülmények sajátosságait. Ötleteink csak akkor érnek valamit, ha képesek vagyunk megvalósítani is őket!
Marketing- és kommunikációs célkitűzéseink egyeztetése, rögzítése.
Eltérő céljaink, célcsoportjaink eltérő szakmai hozzáállást követelnek. Az új termék bevezetése nem egyenlő az újrapozícionálással vagy az eladások fellendítésével. Jó, ha képesek vagyunk elképzeléseinket számokban, mérhető formában is kifejezni – így, mondjuk, a megjelenések számát, az elvárt bevételt, az új üzletek körét, a kapcsolatfelvételek mikéntjét, a látogatottság mértékét.
Fontos tudni, teljesíthetőnek tartja-e elképzeléseinket leendő partnerünk. Piackutatáskor tudni kell, mire keressük a választ, milyen irányú következtetéseket várunk. Mindezt a sok információt átadhatjuk egy megbeszélés (brief) alkalmával, amely során jegyzőkönyv rögzíti az elhangzottakat és az átadásra került, visszavárt anyagokat. A szerződés tartalmazhatja kinek hány napon belül kell megírni a jegyzőkönyveket, s arra, hogyan, mennyi időn belül kell reagálni.
Módszerek megválasztása, felelősség
Együttműködésünk és a megvalósítás módszereit nem árt előre rögzíteni, hiszen sok esetben igencsak eltérő költségtényezők jöhetnek számításba. A piackutatásnál nem mindegy, hogy kvantitatív vagy kvalitatív módszerekre támaszkodunk, mélyinterjút vagy fókuszcsoportot alkalmazunk-e. A hirdetések formái, típusai is különböznek. A reklámügynökségnek ugyanakkor felelőssége szem előtt tartani a megbízó érdekeit, vagy felhívni a figyelmét a szakszerűtlenségre.
Kapcsolattartók, kapcsolattartás
A vezetők mellett a kijelölt felelősök is konzultálhatnak az ügynökséggel vagy a kreatív szakemberrel, és be is avatkozhatnak a munkafolyamatokba. Ők végzik az ellenőrzéseket, ők jeleznek vissza, és ők eszközlik a módosítások átvezetését is. Együttműködésüket a zökkenőmentes kapcsolat érdekében aprólékosan kell megfogalmazni. (Például, hogy a hét végi munka milyen esetekben, naponta hány óráig zajlik, vagy mennyi idő van a visszajelzésekre és a többi.) Rögzíthető, kinek a feladata a nyersanyagok vagy a különböző szerzői és szomszédos jogok megszerzése, valamint az alvállalkozó igénybevételének lehetősége – a hozzá tartozó felelősséggel együtt.
Titoktartás
Ha a megbízó úgy ítéli meg, ajánlott meghatározni az üzleti titkok körét, azok felfedésének kötelezettségeit, a titoktartás határidejét, valamint azt is, hogyan történik az átadott dokumentumok kezelése. Adatbázis-átadásoknál ez rendkívül fontos lehet!
Tulajdonjog, szerzői díj
Legyen a szerződés része a szerzői és felhasználói jog (örökár, személyi, területi, időbeli korlátozás). Sajnos a legtöbb cég csak akkor szembesül ezzel, amikor kiderül: hozzáláncolta magát egy ügynökséghez, mert módosítani kívánt hirdetése nem képezi a tulajdonát. Ne féljünk kérni szerkeszthető, mások számára is átadható, például vektorgrafikus anyagokat, levilágított, nyomdai filmeket. Fontos a végleges termék tulajdonjoga és átadott formája is.
Hatályosság
Felmondás, megszűnés, teljesítések igazolásának módja, vis major, szerződésszegés. Jó tudni, hogy a megrendelő a vállalkozási szerződéstől bármikor elállhat, de legtöbb esetben köteles kártalanítani a vállalkozót. Szerződésszegés esetén a felek elállhatnak a szerződéstől, és kártérítést követelhetnek még a szerződés lejárta előtt. Ha a megrendelőnek időközben merülnek fel igényei, akkor azok módosíthatják a határidőket és az árat is!
Fizetési forma, ütemezés
Legyen rögzítve a szerződéses tevékenység pontos ára, devizaneme, esetleges fizetési ütemezése, határideje, kiegyenlítési módja vagy az előlegadás lehetősége. Érdemes foglalkozni a sürgősségi felárral, az árszámítás módjaival, ezek későbbi igazolásával, az esetleges pluszmunkadíjak felszámításával és a késedelmes fizetéssel. Tervezőtevékenység esetén szabályozható az árban foglalt tervezetek, a kérhető variánsok száma is. (Hirdetések átméretezésénél nagyon fontos dolog egy alapdarab és az afeletti ár!)
Határidők, büdzsé
Ezek nélkül mindkét fél sötétben tapogatózik, ezek adják a keretet. Probléma, ha már az elején nem tudjuk, mekkora a büdzsénk, mikorra kell készen állnia a kampánynak, mik a kötelező elemek, mi a forgatókönyv, a kiemelt momentumok, mi történik vitás esetben.
Megfelelő szerződési forma választása
A keretszerződés csak a lényeges keretfeltételeket tartalmazza, és egy-egy precíz, írásos megrendelővel aktiválható. A blanketta első ránézésre megrendelőnek tűnik, és mindenkire egyformán, eltérés nélkül, általánosan vonatkozik. A megbízási szerződés sok esetben csak a munka elvégzését garantálja, az eredményeket nem. A legtöbb esetben a legjobb választás az egyedi tartalommal létrejött vállalkozói szerződés.
