Legelőször azt kell eldönteni, hogy a téma miatt valóban értekezletet kell-e összehívni, és mit akarunk az értekezlettel elérni. (A rutinszerű gyűlések csak addig sikeresek, amíg kivétel nélkül mindegyik segít céljaink elérésében.) A kulcs annak a kezében van, aki a találkozót összehívta, mert az értekezletek rövidek és hatékonyak is tudnak lenni egyszerre.
Összehívás előtt célszerű alaposan átgondolni, összeírni a felvetendő témákat, főbb irányvonalakat, meghatározni az időpontot (nem jó a munkaidő vége) és a szemléltető eszközöket. Ha a téma közös döntést igényel, hasznos e-mailben legalább egy nappal hamarabb anyagokat szétküldeni – megfogalmazva kérdéseinket, kapcsolódó elvárásainkat (véleményezés, alternatív javaslatok). A megbeszélés kezdetekor mindig tisztázni kell, honnan hová kívánunk eljutni, és erre mennyi időt szánunk (10–12 személyes értekezletnél ez utóbbi elengedhetetlen).
Egy óra bőven elég
Egy-egy jól elhelyezett poén, pozitív mondat már az elején oldja a légkört, összerántja a gondolatban még meg nem érkezett csapatot. Hetente egynél többször csak indokolt esetben jó értekezni. (A gyártósorindítás nem értekezlet!)
Pénteken tartott értekezlet akkor lehet hatékony, ha hétvégén mindenki dolgozik. Délutánra lanyhul a kollégák figyelme. Ebéd után sokaknak izgalmat okoz a munkaidő végének közeledése, ezért a legtöbben hét elején – nem feltétlenül hétfőn –, a reggeli órákban, a munkára való finomhangolódás után gyűlnek össze.
Általánosan elfogadott szabály az is, hogy kiemelt prioritású témák esetén sem szabad másfél óránál hosszabb időt egy helyben tölteni (eddig tart egy átlagos ember tényleges figyelme). Egy óra bőven elég kell, hogy legyen, még akkor is, ha a résztvevők elmondják minden gondjukat. Ha mégsem, másfél óra után tartsunk negyedóra szünetet.
Homokozó, piactér…
Legtöbben a hátuk közepe helyett inkább a pokolba kívánják az értekezletet az összes típusával együtt.
Homokozó – 4–5 fő szigorú szülői felügyelettel („mégfelsőbb” vezetés), a másik osztály homokozójára irigykedve mesél történéseket, félinformációkkal az óvó néni családi állapotáról.
Önálló dalest – főszereplője hívja össze, ha kedve szottyan. Addig tart, amíg a felgyülemlett összes bánatot ki nem énekli magából, a végén pedig mindenkinek tapsolnia kell.
Piactér – összejönnek, szétnéznek, összevissza beszélnek, alkudoznak. A végén sem tudják meg, ki hívta össze őket, miért és mit akart. De legalább jót beszélgettek, némi infóhoz jutottak, még ha sokáig tartott is.
Földrengés – ismeretlen, nagy tudású személy sok információval, akinek körvonalait is ritkán látni, meghatározott időközönként kifüggeszt egy tájékoztatót, amelyen a földrengés áldozatai és egyéb életmentő teendők vannak. Modern formája az e-mailben küldött, szappanoperaszerű formában leadott kiáltvány.
Orvosi rendelő – a vezetői előszoba, ahol mindenki arra vár, hogy előre meghatározhatatlan időpontban bejusson az egyszemélyes értekezletre. Csak azok jutnak információhoz, akik legalább egy órát eltöltenek a váróban a többiekkel, vagy jók a nővérkénél.
Svájcióra-szaküzlet – mindig pontosan ugyanakkor van összejövetel, ha kell, ha nem. Jó esetben a semmiről beszélnek, de legalább lehet kapni kávét, teát és egy szelet svájci csokit.
Talkshow – poénhegyek egy-két kényszeres viccmesélő bohóccal. Nem történik semmi komoly, van idő a lazulásra. A fárasztó poénokhoz mindenki jó pofát vág, főleg, ha a vezető a poéngyáros.
Itt a piros, hol a piros – mindenki figyel, mindent megbeszélnek, csak éppen döntések nem születnek, így a végén mindenki hoppon marad.
Fontos, hogy az értekezleten valóban csak azok legyenek jelen, akik nélkülözhetetlenek. Az viszont nem mindig hatékony, ha állandó kör alkotja a tagságot, és egy-egy projekt vezetője nem tarthat beszámolót. Ha az általában nem ülésező kolléga tudja, hogy az őt érintő kérdések megbeszélése után távozhat, nincsenek sértődések, és színes az értekezlet.
Megoldást keresünk
A személyeket érintő dicséret, rossz teljesítmény kiemelése mellett sokan gyorsan elmennek, nem adva lehetőséget az okok bemutatására. A magyarországi munkavállalók többsége hadilábon áll önmaga vagy mások értékelésével, a kritika kezelésével. Pedig ennek megtanulása nagyon fontos lenne, mert nehéz helyzetekben épp ez a többség feledkezik meg arról, hogy nem bűnbakot kell találni, hanem megoldást.
A rossz teljesítményű emberek plénum előtti pellengérre állítását legalább egy személyes beszélgetésnek kell megelőznie. Kevesen használnak kimutatásokat, adatokat, számokat is a teljesítmény bemutatására, sőt azt is elfelejtik, hogy a kérdések gyakran többet érnek, mint a válaszok.
Nem szónok: moderátor
Minél nagyobb létszámú a meeting, annál fontosabb az irányítás, valamint az elhangzottak rögzítése (nagy létszám: szó szerinti archiválás; kisebb csoport, mindennapi téma: emlékeztető). Jó, ha van olyan ember, aki csak a rögzítés feladatára koncentrál, nem jó, ha ő a titkárnő, és ez a különfeladat megállítja a titkárság életét.
Mitől rossz egy értekezlet?
– Nincs vezetője, moderátora, ezért mindenki összevissza beszél, rossz esetben veszekszik.
– Nem olyan a téma, ami miatt értekezletet kellett volna összehívni.
– Senki nem tudja, hogy miről fog szólni, miért lett összehívva, mi a célja és időkorlátja, ezért akár egy egész álló napig is eltarthat.
– Nem a megfelelő emberek gyűltek össze, nem tudják, ki a támogató, ki az ellenző, hiányos a felkészülés.
– Nem megfelelően vagy egyáltalán nem alkalmazzák a szemléltetés lehetőségeit, eszközeit.
– Csak azzal foglalkoznak, miért, azzal nem, hogyan.
– Zavaros, mások számára értelmezhetetlen döntések születnek.
– Nincs meg a kellő tisztelet egymás iránt, ezért mindenki akkor érkezik és beszél, amikor éppen kedve tartja.
– Nincs összhangban az érzelmi és a logikai oldal.
– A dicséret és elmarasztalás menny és pokol.
– A résztvevők nem képesek félretenni előítéleteiket.
– Olyat ígérnek, ígértetnek, amiről mindenki tudja, hogy lehetetlen teljesíteni.
Az értekezlet vezetője nem szónok, hanem moderátor. Nem a szólásengedély hatalmát birtokolja, hanem segít, hogy különböző területek vezetői megértsék egymást, a légkör építő jellegű maradjon, a kialakuló konfliktusok megoldódjanak, és az információ megtalálja legmegfelelőbb áramlási formáját.
Feladata a passzív résztvevők véleményének megismerése, a túl aktívak visszafogása, az egyensúly megteremtése, a témák életben tartása és a lezárás. Összegzi, végigveszi a teendőket, a felelősöket, és elmondja a korábban közösen meghatározott feladatokat, határidőket. Esetleg felveti, elfogadtatja a következő találkozó időpontját.
A technikai eszközök használatán kívül (kortól függetlenül) sokan járatlanok, tapasztalatlanok a csoportdinamika témakörében is. Nem figyelnek vagy nem akarnak figyelni arra, hogyan, milyen erőviszonyok alapján fejlődik a csoport, amit összehívtak. Pedig kellene, mert az élet túl rövid ahhoz, hogy időnket eredménytelen megbeszélésekre és értekezletekre pocsékoljuk!
