Új üzleti partner felkutatásának és a kapcsolatfelvételnek számos olyan pontja akad, amikor eldőlhet, létrejön-e konkrét üzlet, megbízás: felkészült-e az üzletkötő, rendezett körülmények várják-e az érdeklődőt a cég tárgyalójában. De a meghatározó továbbra is az árajánlat és a benne szereplő tartalom. Ezért sem mindegy, mit teszünk vevőnk elé.
Ugyanakkor arra is figyelni kell, hogy a sokszor dömpingszerűen beérkező ajánlatkérések közül „első ránézésre” ki tudjuk választani azokat, amelyek megérik a fáradságot, a másik fél nem csupán a kötelező három (vagy éppen tíz) ajánlat egyikét kívánja velünk elkészíttetni. Szellemi termék esetében az a veszély is fenyeget, hogy csak ötleteinkre, tapasztalatainkra kíváncsiak.
Árlistával előnyben
Az ajánlatadásánál azok vannak könnyebb helyzetben, akik a versenytársakkal szinte mindenben megegyező terméket, szolgáltatást kínálnak. Számukra létfontosságú az árlista összeállítása és rendszeres frissítése. Helyes minden lehetséges terméket, szolgáltatást vagy összetevőt – akár óradíjat – formalizálni, így könnyebb és gyorsabb ajánlatot adni.
„Akkor töltünk csak több időt egy ajánlat készítésével, ha speciális esetről, esetleg a referencia miatt fontos ügyfélről van szó” – mondja Mátrai Tamás könyvelő, adószakértő. Könyvelőirodája szabott árakkal dolgozik: cégmérettől és bizonylatszámtól teszi függővé a könyvelés, a bérszámfejtés havidíját. Csak akkor változtat árain, ha rezsiköltségei növekednek.
Némileg nehezebb a dolguk azoknak, akik egyazon problémára eltérő megoldásokat kínálnak, mert ilyenkor az egyes cégek termékei között jelentős eltérés lehet – tudásban és árban egyaránt. „Az áraink kedvezőek, nekünk arról kell meggyőznünk az ügyfeleket, hogy szoftvereink tökéletesen ellátják feladatukat” – mondja Bódis Ákos, az IT-biztonsági programokat forgalmazó Yellow Cube 2000. Kft. ügyvezetője. Ezért a cég az ajánlat mellé ingyenes, 30 napra szóló tesztlehetőséget kínál, hogy meggyőzze a potenciális vevőket. „Az ajánlat elkészítése az árlista alapján nem vesz sok időt igénybe, mindenkinek szinte azonnal tudunk árat mondani – legyen szó akár két, akár négyszáz számítógépből álló rendszerről.”
Egyedi megrendelések
Négy pont, amitől könnyebb
Készítsünk minden lehetséges összetevőről árlistát! Úgy állítsuk össze, hogy egy-egy összetevő változása ne okozzon gondot, és gyorsan tudjuk aktualizálni.
Ha nem tudunk árlistát készíteni, mérjünk fel minden formalizálható összetevőt (munkaóra, rezsiköltség, önköltség)!
Nagyobb munkáról készítsünk rövid összefoglalót: mennyi időt, költséget terveztünk be, és mennyit fordítottunk rá a valójában, ez irányadó a hasonló projekteknél.
Mérlegeljük, mennyire látszik komolynak az ajánlatkérés. Ha rossz megérzésünk van, inkább ne adjunk ajánlatot!
Az ügyfelek az egyes ajánlatokat komplex módon veszik figyelembe, a tartalmat és az árat együtt, vagyis az ár-érték arányt. Sajnos még mindig az áron van a nagyobb hangsúly. „A tanácsadói iparágban nehéz csak az ár alapján a legmegfelelőbb ár-érték arányú szolgáltatást megtalálni, egyes ajánlatkérési formák, például az e-aukció, nem is alkalmasak komoly ajánlatkérésre” – mondja Cservenyák Tamás, a DBM Magyarország ügyvezető partnere.
Az ajánlatkérésben foglaltakból azért sok minden kiderülhet. Akár az is, ha a potenciális ügyfél nincs tisztában a szóba jöhető megoldásokkal, módszerekkel. „A mi esetünkben az a legnehezebb, ha nagyon különböző szolgáltatásokat nyújtó cégeket versenyeztetnek a potenciális ügyfelek – magyarázza dr. Juhos Andrea, a DBM Magyarország ügyvezető partnere –, ilyenkor ugyanis lehetetlen összehasonlítani az egyes szolgáltatásokat, így persze az ajánlatokat is.”
Komolyan gondolja?
De még mindig nem ez a legnagyobb gond. Sokkal nagyobb kihívás megkülönböztetni a komoly szándékú megkeresést a „lepapírozós” ajánlatkéréstől. Nem egy esetben ugyanis a megrendelő pontosan tudja, kivel szeretne dolgoztatni, de a cég előírásai miatt három különböző cégtől kell ajánlatot bekérnie. „Gyanús, ha az ajánlatkérés túlságosan is jól definiált – mondja Fábián János, a nyílászárók gyártásával foglalkozó FABA Kft. ügyvezetője. – Ha a megrendelő nem hajlandó személyesen találkozni, időt szánni az ajánlat átbeszélésére, az már eleve rossz jel.”
Hasonlóan látja ezt Juhos Andrea is. „Ha egy hr-igazgató ajánlatkérőnk csapatával először kijön az irodánkba körülnézni, referenciákat kér rólunk korábbi megbízóinktól, az már biztató” – mondja.
A vállalatoknak egyre inkább meg kell barátkozniuk azzal, hogy mindenki természetesnek veszi az ingyenes, részletes és gyors árajánlatot. „Volt olyan ügyfelünk, aki 36 helyről kért ajánlatot; nem álltunk be harminchetediknek” – említ egy szélsőséges példát Fábián János.
Ennél is súlyosabb, amikor az ügyfél az ajánlatkéréssel csak „ingyenesen” akar ötletekhez, megoldásokhoz jutni, esze ágában sincs megrendelni a felkínált szolgáltatást. „A legtöbb tréninggel foglakozó cég ajánlataiban csak a nagyon általános dolgok szerepelnek: a tréning célja, célcsoport, milyen készségeket fejleszt, tematika, várható eredmény, sőt a konkrét megkeresésre adott ajánlatban is sokan fogalmaznak óvatosan” – mondja Vécsey Katalin, a Vécsey és Társa tanácsadója.
Jogilag szinte lehetetlen kivédeni, hogy az ajánlatban szereplő elemeket, ötleteket a megbízó felhasználja, ha akarja, hiszen a két fél között nem jön létre szerződéses kapcsolat. Így nem marad más hátra, mint hogy megkereséskor eldöntsük: szánunk-e időt, energiát az ajánlat kidolgozására. Előbb-utóbb minden vezetőben kialakul a rutin, és jó eséllyel reálisan tudja megítélni az ajánlatkérés célját. „Az ötletlopásokkal szemben nincs biztos védelem, reális, de nem nagy kockázatként tekintünk az ilyen eshetőségre” – mondja Ferling József, a Ferling PR & Communications ügyvezető igazgatója.
„Tapasztalataink szerint az az eredményes ügyfélszerzési stratégia, ha az ügynökségünket nem ismerő potenciális megrendelőkkel szemben bizalommal vagyunk – vázolja az általuk követett gyakorlatot. – Ötleteink és ajánlataink kidolgozásakor igyekszünk a lehető legrészletesebb leírást nyújtani, hangsúlyozva természetesen a megvalósítás során tőlünk várható szolgáltatási kereteket is.”
Azt azért Ferling József is elismeri, hogy az általa követett gyakorlat nem egyezik a pr-ügynökségek szokásaival. „A pályázatok, ajánlatok kidolgozásába fektetett munka befektetés, ahol a bánatpénz csak pénzügyi vigaszt nyújthat, az ötletek ugyanúgy elleshetők, továbbgondolhatók.”
