Az ellenőrzések mindennapi életünk szerves részei – elég csak az APEH-re vagy a BKV-re gondolunk… Majdnem minden szolgáltatás igénybevételénél ellenőrzésekre kell számítanunk: azt vizsgálják, valójában jogosultak vagyunk-e annak igénybevételére.
Nincs ez másként a pályázatok esetében sem, ahol azonban a szóban forgó összeg nagysága, illetve a rendkívül bürokratikus rendszer miatt komoly ellenőrzésekre kell számítanunk. Ennek lebonyolítói éppúgy lehetnek állami szervek (például: APEH, Államkincstár), mint kisebb-nagyobb hazai vagy nemzetközi könyvvizsgáló cégek.
A pénzügyi részeket érintő könyvvizsgálatot normális esetben a pályázó (vagyis a szerződéskötő) által felkért független könyvvizsgáló cég végzi, és csak súlyos esetben, vagy ha „csalás” gyanújának felmerülése esetén jelöli azt ki a kifizető, szerződő hatóság vagy éppen valamelyik brüsszeli főigazgatóság.
Bármilyen úton is történjen azonban az audit cég kijelölése, általánosságban elmondható, hogy részletes, sokszor idegőrlő vizsgálatra kell felkészülnünk.
Szerződéses kötelezettségek
Az ellenőrzések során nemcsak azt vizsgálják, hogy az adott nemzeti adótörvényeknek (esetünkben a magyarnak) megfelelően történtek-e az elszámolások (hiszen ennek alapesetben is illene teljesülnie), hanem azt, hogy az elszámolt költségek összhangban vannak-e a támogatási szerződésben lefektetettekkel, illetve valós teljesítmény áll-e azok mögött, azaz a projekt során elvégzett tevékenységekkel arányosak-e.
Nem elég tehát az, ha mindenben a jogszabályoknak megfelelően jártunk el, hiszen gyakran megesik, hogy a támogatási szerződés külön kötelezettségeket, nyilvántartásokat ír elő.
Ilyen lehet például a megszokottnál jóval részletesebb, akár félórás pontossággal megkövetelt munkaidő-kimutatás, amelyet azokról a munkatársainkról kell vezetnünk, akiknek bérét részben vagy egészében a projekt terhére számoltuk el. Ebből adódóan legtöbbször szükségszerű a már jól megszokott, törvény által is előírt nyilvántartásnál lényegesen részletesebb rendszert kidolgozni.
Az auditálás során a könyvvizsgálatot végző személy részletesen tanulmányozza, hogy – a rendszer alapján – az adott személy valóban annyi időt fordított-e munkaidejéből a projekt végrehajtására, mint ahogyan az elszámolásokban szerepel. A vizsgálatnak jelentős része ezeknek az adatoknak az ellenőrzése, hiszen sok esetben a projekt költségvetésének, kiadásainak legnagyobb része személyi jellegű kiadás. Ezeket a számokat egyesével kell összevetni.
Amikor kevesebb is elég
Vannak azonban példák ennek az ellenkezőjére is, azaz hogy az adott ország jogszabályai által meghatározott minimumnál kevesebbet kell adminisztráció szintjén teljesíteni.
Jó példa erre a közösségi programokon belül az utazási költség vagy a rezsi általány szintű elszámolása. Az utazási költség elszámolásánál általában elég, ha leadjuk a repülőjegy, vonat számláját, vagy (kilométer-elszámolás esetén) jelezzük, hogy hova, miért utaztunk. Nem szükséges kiküldetési rendelvényeket, kilométer-elszámolásokon alapuló útnyilvántartásokat leadnunk, noha azoknak – a hatályos magyar jogszabályok miatt – a pályázó normál könyvelésében természetesen meg kell jelenniük. Az audithoz, elszámoláshoz azonban ezek általában nem szükségesek. Kivételek viszont mindig vannak. Itt tehát egy jelentős könnyebbség az, hogy a sikeres audithoz nem kell többet tennünk, mint amit a „normális” – pályázat nélküli – világban amúgy is megtennénk.
Még jobb a helyzet a rezsiköltség elszámolásával és annak auditálásával kapcsolatban, elsősorban a közösségi programokat tekintve (hiszen a legtöbb strukturális vagy hazai finanszírozásnál rezsiköltség elszámolására nincs is lehetőség). A legtöbb ilyen program esetében ugyanis úgynevezett általány rezsi elszámolást lehet alkalmazni, azaz a projektre elszámolt költségek egy bizonyos hányada (általában 20 százaléka) többletként, részletes számlák nélkül ráterhelhető a projektre. Ezt az audit során is így fogadják el (legtöbbször), így nem lesz szükség a néhány száz forintos postai számlák több évre visszamenő előkeresésére egy ellenőrzés során.
Engedély nélkül tilos
Mint azt már korábban említettük, egy audit során nem csupán a számlák meglétét és a megfelelő adminisztratív hátteret ellenőrizhetik, hanem a kapcsolatot a ténylegesen elszámolt költségek és a projekt költségvetése, illetve az elszámolt költségek és a valós teljesítmény között.
Ebből értelemszerűen az előbbi a könnyebben teljesíthető feladat, hiszen megfelelő objektív mérőszámok állnak rendelkezésre: azaz a támogatási szerződés vagy annak pénzügyi mellékletei X százalékos vagy Y forintos (eurós) eltérést engednek meg az eredetileg tervezettől.
Ha el akarunk térni az előzetesen megfogalmazott értékektől, akkor e meghatározott értékek, arány felett azt engedélyeztetni kell. Amennyiben ezt nem tettük meg, de eltértünk az eredetitől, azokat a költségeket nagy eséllyel nem fogják jogosult kiadásnak tekinteni egy audit során, és kiveszik, kivetetik az elszámolásból.
Nem védekezhetünk azzal sem, hogy a projekt szerződés szerinti végrehajtásához szükség volt ezekre az előre nem tervezett kiadásokra. Az auditornak ugyanis nincs joga és nem is feladata ezt mérlegelni, eldönteni. Ha tehát ilyen jellegű igény jelentkezik egy projekt végrehajtása során, azt mindenképp annak befejezése előtt jelezzük az irányító, végrehajtó hatóságnak!
Indokolt kiadások
Sokkal bonyolultabb kérdés, ha azt kell vizsgálni, hogy a felmerült, elszámolt (és már a projektjavaslatban is szereplő) költségek valóban szükségszerűek voltak-e. Azaz nem olyan tételeket számoltunk-e el a projekt (és az „adófizetők”, ahogy azt az illetékes hatóságok előszeretettel hangsúlyozzák) terhére, amelyek nem annak végrehajtása, hanem a cég egyéb tevékenysége miatt keletkeztek.
Ennek bizonyítása azonban az auditor feladata. Ha az adott cégnek mindenre kiterjedő nyilvántartása, munkaidő-kimutatása van, s ezekhez megfelelő megbízási szerződései, sokkal nyugodtabb lehet – még akkor is, ha esetleg némely elszámolt tétel nem 100 százalékosan kapcsolódik a projekthez.
Ennek az ellenkezője is igaz lehet: hiába kizárólag a projekt érdekeit szolgálja egy vásárlás, megbízás, ha nincs megfelelően dokumentálva, könnyen előfordulhat az audit során, hogy nem fogják elfogadni mint valós, jogosult kiadást. Gyakran elő is írnak bizonyos külön követelményeket egyes uniós finanszírozású programok, például az alvállalkozói szerződések és számlák tartalmával kapcsolatban. Ezeket mindenképpen kötelező betartani.
Az adott témában szakértő auditor (aki gyakran a pénzügyi részt ellenőrző auditcég megbízásából érkezik) azt vizsgálja meg, hogy a projekt szakmai célkitűzései mennyiben teljesültek. Mindenben megfelelt-e a támogatási szerződésben foglaltaknak. Ha például 15 új munkahely teremtését tűzte ki célul a projekt, de csak 5 létesült (ez ugye nem jelenti automatikusan, hogy nem tudunk forintra vagy euróra pontosan elszámolni a megkapott támogatással, a támogatási szerződésben rögzítettek szerint) akkor könnyen megeshet, hogy (akár visszamenőleg is) úgy tekintik: a projekt nem teljesítette a vállalt célokat, és bizonyos összeget (vagy akár a teljes támogatást) vissza kell fizetnünk.
Hiába feleltünk meg tehát mindenben a magyar jogrend és a pályázat által meghatározott előírásoknak, az nem biztos, hogy elegendő, ha a pénzügyi audit mellett egy szakmait is kapunk.
Ha érkezik az auditor
Hogyan kell és lehet tehát felkészülni az auditra? Mindenképpen szükséges az eddig leírtak alapján részletes (akár túl részletes) kimutatásokat vezetni a kiadásokról, a szerződésekről és azokat elkülönítetten, külön dossziékban kezelni. Saját tapasztalatból mondhatjuk, mindenképpen hatásos 10–15 hatalmas, jól rendezett és összeszedett dossziéval várni az auditorokat, még ha ismétléseket vagy feleslegesen sok háttéranyagot találni is bennük.
Érdemes a támogatási szerződést, illetve az ahhoz kapcsolódó összes szabályozási dokumentumot kigyűjteni és az auditorok számára már akár előre hozzáférhetővé tenni. Különösen akkor fontos ez, ha egy közösségi program (például: LIFE-III) auditjáról van szó, amelynek speciális elszámolási, kimutatási szabályait még a legnagyobb cégek sem mindig ismerik. Ezzel elkerülhetőek az esetleges félreértések, illetve sok időt takaríthatunk meg.
Rendezzük a számlákat, szerződéseket, illetve mutassuk be a keretükben készült munkát és annak kapcsolatát a projekttel.
Ha például ABC Kft. egymillió forint értékben írt tanulmányt a projekthez, akkor a következőkre lehet szükség: a szerződés, a teljesítésigazolás, a számla, amelyen fel van tüntetve a projekt szerződésszáma is, a tanulmány maga, illetve rövid magyarázat, összefoglaló arról, hogy a projekt melyik részéhez kapcsolódóik és hogyan. Ezzel a nagyon bonyolultnak, időrablónak és a bürokratikusnak tűnő eljárással elérhetjük, hogy a pénzügyi audit sikeres és gyors legyen.
Szakmai audit esetében természetesen teljesen más jellegű kihívásokra is fel kell készülnünk. Ebben az esetben szükséges a projekt megvalósításáért felelős csapat összerántása és meggyőző felkészítése az elvégzett munka és a projekt célkitűzésinek bemutatására. Ha kell, akár az alvállalkozókat, illetve a projektben részt vevő más személyeket is be kell vonnunk, hiszen az a cél, hogy be tudjuk mutatni: az elvégzett munka és a projektben kitűzött célok azonosak, illetve teljesültek az egyéb feltételek is (például fenntarthatóság, esélyegyenlőség, környezetvédelem).
Természetesen ennek az auditnak a nehézsége az adott szakember felkészültségén, illetve „emberi tulajdonságain” is múlik (akárcsak a pénzügyi esetében). A saját projektünket azonban mi ismerjük a legjobban, és ha meggyőzően tudjuk prezentálni, illetve nincs is különösebb eltérés a megvalósult és a kitűzött célok között, egy szakmai audit sikeres lebonyolítása nem lehet különösebben nehéz.
Mindkét esetben igaz tehát, hogy nem elég, ha csak akkor kezdjük el összeszedni az anyagokat, amikor már „nyakunkon” a vizsgálat. A projekt kezdetén ki kell alakítani azt a szakmai és pénzügyi nyilvántartási rendszert, amely azután napi rutinná válva szavatolja, hogy a projekt sikeres lezárásához feltétlenül szükséges auditvizsgálatok ne okozzanak álmatlan éjszakákat.
